[doc. web n. 1470464]

Provvedimento del 15 novembre 2007

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO il ricorso pervenuto al Garante il 25 giugno 2007, presentato da Paolo Montanari nei confronti di L.R. Health & Beauty Systems s.r.l., con il quale il ricorrente (che aveva intrattenuto un rapporto di collaborazione con la società),  ha ribadito le richieste formulate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) con le quali aveva chiesto conferma dell´esistenza di dati personali che lo riguardano e di ottenerne la comunicazione in forma intelligibile, opponendosi al loro trattamento "a motivo della fine del rapporto di collaborazione"; rilevato che il ricorrente si è anche opposto al trattamento svolto a fini commerciali e promozionali e ne ha sollecitato la cancellazione (con connessa attestazione nei riguardi dei soggetti cui gli stessi fossero stati comunicati); visto che con il ricorso il ricorrente ha anche chiesto di porre a carico della controparte le spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 28 giugno 2007 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessato nonché l´ulteriore nota del 27 settembre 2007 con cui, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termine per la decisione sul ricorso;

VISTE le note inviate via fax il 29 giugno 2007, il 30 giugno 2007, il 4 luglio 2007 e il 7 luglio 2007 con le quali il ricorrente, integrando la documentazione inviata, ha trasmesso copia di alcune e-mail a carattere commerciale che la società resistente gli avrebbe trasmesso anche in data successiva alla presentazione del ricorso;

VISTA la memoria datata 20 luglio 2007 con la quale la resistente, integrando quanto comunicato all´interessato con nota del 22 maggio 2007, ha dichiarato che, riguardo ai dati personali del ricorrente, sono in suo "possesso solo quelli riportati nei contratti a suo tempo stipulati con la società, indicati nella scheda anagrafica…regolarmente trasmessa in data 22 maggio 2007" e che la cancellazione dei medesimi dati "riportati nella scheda anagrafica non è allo stato possibile perché la loro conservazione è resa necessaria ai fini fiscali e contabili"; visto che nella medesima nota L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. ha dichiarato: "per ciò che riguarda gli ulteriori dati (e-mail, numeri telefonici e di fax, confermiamo l´avvenuta definitiva cancellazione", aggiungendo che  gli stessi "non sono stati in alcun modo oggetto di diffusione al di fuori della nostra azienda";

VISTE le note inviate via fax il 27 luglio 2007, l´8 e il 20 agosto 2007 e il 18 ottobre 2007 con le quali il ricorrente, contestando le osservazioni della controparte, ha segnalato che "l´invio di posta elettronica è stato ripetuto più volte, persino dopo la presentazione del ricorso al Garante …ed addirittura reiterato successivamente al riscontro….del 20 luglio 2007"; visto che con la nota del 27 luglio 2007 il ricorrente ha inviato copia di una "brochure" promozionale pubblicata dalla società resistente in data antecedente alla cessazione del rapporto di collaborazione con l´interessato (20 febbraio 2007), diffusa a livello nazionale e internazionale anche successivamente alla suddetta data e contenente nome, cognome e immagine fotografica del ricorrente (solo parzialmente oscurati) e utilizzati senza il suo consenso;

VISTA l´ulteriore memoria datata 10 ottobre 2007 con la quale L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. ha dichiarato che "la brochure…è stata realizzata e distribuita nell´anno 2006" e che "sin dal momento della chiusura dei rapporti contrattuali con il Sig. Montanari si è immediatamente provveduto ad occultarne-con adesivi coprenti ed assolutamente inamovibili – sia la fotografia che il nominativo in tutte le copie della brochure già stampate e non ancora distribuite…e che, in ogni caso, nessuna delle pubblicazioni successive alla data di chiusura dei nostri rapporti commerciali con l´interessato contiene più alcun riferimento alla sua persona o immagini dello stesso"; visto che nella medesima nota la resistente ha ribadito di aver "tempestivamente provveduto alla cancellazione dai nostri archivi di tutti gli indirizzi di posta elettronica personalmente riferibili" al ricorrente e che "escludiamo, nel modo più categorico, di aver inviato allo stesso Montanari le comunicazioni aziendali oggetto di contestazione";

RILEVATO che, alla luce della documentazione in atti, "l´adesivo" apposto dal titolare del trattamento nella "brochure" promozionale intitolata "La vostra strada verso il successo" ancora in distribuzione, non appare misura idonea a occultare l´immagine fotografica e il nominativo del ricorrente (dati che appaiono facilmente rilevabili anche a una prima lettura), attirando anzi l´attenzione proprio sulla fotografia e il nome del ricorrente; ritenuto che meritano, pertanto, di essere presi in favorevole considerazione i motivi legittimi addotti nel caso di specie in relazione all´avvenuta interruzione del rapporto contrattuale con la società resistente; rilevato, quindi, che L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. dovrà quindi adottare ogni misura idonea ad oscurare completamente i dati personali dell´interessato all´interno delle citate "brochure" stampate e non ancora distribuite, dando conferma di tale adempimento a questa Autorità ed all´interessato, entro e non oltre il  20 dicembre 2007;

RILEVATO che il ricorso deve essere parimenti accolto in ordine alla richiesta di accesso ai dati personali che riguardano il ricorrente, istanza rispetto alla quale la società ha fornito solo un riscontro parziale, mettendo a disposizione dell´interessato solo alcuni dati di tipo identificativo; ritenuto, pertanto, che la società resistente dovrà comunicare all´interessato i dati personali che lo riguardano contenuti nel fascicolo personale o comunque relativi alla carriera professionale presso la società stessa, dando conferma di tale adempimento a questa Autorità e all´interessato, entro e non oltre il  20 dicembre 2007;

RILEVATO che va invece dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso in ordine ai dati personali già comunicati dalla resistente;

RITENUTO che va ugualmente dichiarato non luogo a provvedere in ordine all´opposizione al trattamento dei dati personali dell´interessato per fini promozionali (con particolare riferimento all´inoltro di comunicazioni a mezzo posta elettronica), avendo al riguardo la società fornito un sufficiente riscontro sostenendo più volte, con dichiarazione della cui veridicità l´autore risponde anche ai sensi dell´art. 168 del Codice ("Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante"), di aver "tempestivamente provveduto alla cancellazione dai nostri archivi di tutti –nessuno escluso– gli indirizzi di posta elettronica personalmente riferibili" al ricorrente;

RITENUTO che il ricorso deve essere infine dichiarato infondato in ordine  alla richiesta di cancellazione (e relativa attestazione) dei dati personali tuttora detenuti della resistente, atteso che la loro conservazione, alla luce della documentazione in atti, non risulta essere, allo stato, illecita trattandosi di informazioni (relative allo svolgimento del rapporto di collaborazione dell´interessato) di cui è obbligatoria la conservazione anche in forza del disposto dell´art. 2220 del codice civile;

VISTA la documentazione in atti;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico di L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. in ragione del mancato tempestivo riscontro a tutte le richieste del ricorrente, nella misura di 300 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Mauro Paissan;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a) accoglie il ricorso in ordine all´opposizione al trattamento di dati personali per motivi legittimi e ordina a L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. di adottare ogni misura idonea a oscurare completamente i dati personali dell´interessato all´interno delle sopra citate "brochure" stampate e non ancora distribuite, dando conferma di tale adempimento a questa Autorità e all´interessato, entro e non oltre il  20 dicembre 2007;

b) accoglie il ricorso in ordine alla richiesta di accedere ai dati personali che lo riguardano e ordina a L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. di mettere a disposizione del ricorrente i dati richiesti, contenuti nel fascicolo personale o comunque relativi alla sua carriera professionale, dando conferma di tale adempimento a questa Autorità e all´interessato, entro e non oltre il  20 dicembre 2007;

c) dichiara il ricorso infondato in ordine alla richiesta di cancellazione (e relativa attestazione) dei dati personali tuttora detenuti dalla resistente;

d) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alle restanti richieste;

e) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti in misura pari a 300 euro, previa compensazione per giusti motivi della residua parte, a carico di L.R. Health & Beauty Systems s.r.l., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 15 novembre 2007

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli