[doc. web n. 1581171]

Provvedimento del 11 dicembre 2008

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTA l´istanza del 18 giugno 2008 presentata ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) a Enel Distribuzione S.p.A. con la quale XY, dipendente della società (che già aveva inoltrato richieste di analogo contenuto), ha chiesto la comunicazione in forma intelligibile di tutti i dati personali che la riguardano concernenti l´intera gestione del rapporto di lavoro "a far data dal 1987 (data di assunzione)"; ciò, con particolare riferimento "all´ultimo anno, tenendo conto delle contestazioni disciplinari comminate e dello stato di malattia (…), oltre ai dati relativi alla trattativa sull´esodo incentivato dall´Enel" e ai dati personali che la società ha trasmesso all´Asl Roma A a seguito della denuncia "per inquinamento elettromagnetico" riferito all´attuale postazione di lavoro dell´interessata;

VISTO il ricorso presentato al Garante il 21 luglio 2008 da XY nei confronti di Enel Distribuzione S.p.A. con il quale la ricorrente, nell´affermare di aver ottenuto riscontri insufficienti, ha reiterato le proprie istanze; vista la successiva nota del 5 agosto 2008 con la quale la medesima ricorrente, nel richiamare il contenuto di una lettera datata 18 luglio 2008 del titolare del trattamento, ha ribadito che il riscontro sarebbe "ampiamente carente ed incompleto" in quanto la società si sarebbe limitata a comunicare "le categorie" di dati che la riguardano (anziché i dati stessi) e solo quelli raccolti successivamente al luglio 2006, "come se i dati trattati precedentemente dalla società, a far data dall´assunzione, non fossero dati dinamici perché modificabili";

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 28 luglio 2008  con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice in materia di protezione dei dati personali, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessata, nonché la successiva nota del 3 novembre 2008 con cui, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota datata 15 settembre 2008 con la quale Enel Distribuzione S.p.A. ha comunicato di avere "già fornito riscontro all´interessata con lettera del 18 luglio 2008 (…) la quale fa seguito ed aggiorna gli ulteriori nostri riscontri, già resi noti all´interessata in relazione a sue precedenti richieste, inviati con le comunicazioni del 26 luglio 2006 e 31 marzo 2008", delle quali ha allegato copia;

VISTO il verbale dell´audizione tenutasi presso questa Autorità in data 24 settembre 2008, nel corso della quale la ricorrente, nel sottolineare che i riscontri ricevuti, "oltre che parziali (…) fanno riferimento a categorie di dati anziché fornire i dati stessi", ha ribadito la richiesta di accedere "a tutti i dati personali che la riguardano, dalla data di assunzione fino ad oggi", anche con riguardo "alle procedure adottate per la trasmissione on-line del cedolino stipendi e alla gestione del c.d. forum del presidente"; visto che nel corso dell´audizione la ricorrente ha consegnato una memoria integrativa e ha chiesto, altresì, che le spese del procedimento siano poste a carico della società resistente;

VISTA la nota anticipata via fax il 21 ottobre 2008 con la quale la società resistente ha ribadito che "a tutte le richieste avanzate dalla dipendente ai sensi dell´art. 7 del d.lg. n. 196/2003 è stato sempre dato riscontro fornendo un aggiornamento dei dati richiesti"; visto che nella medesima nota la resistente ha altresì precisato che, relativamente all´adozione del cedolino on-line: "questa azienda, in fase di avvio di tale sistema, ha inviato comunicazioni nominative a tutti i dipendenti contenenti l´illustrazione dell´iniziativa e le relative istruzioni operative"  e che, per quanto invece concerne "il c.d. forum del presidente, iniziativa dedicata ai dipendenti del gruppo Enel (…) tale attività è cessata alla fine del 2002 ed i relativi dati sono stati distrutti";

VISTE, tra le altre, le note datate 27 ottobre 2008, 1° novembre e 22 novembre 2008 con le quali la ricorrente, nel lamentare nuovamente che la resistente si è limitata a fornire solo "categorie di dati (…) e non il complesso dei dati che mi riguardano (…) a far data dalla mia assunzione a tutt´oggi", ha sottolineato altresì come nei riscontri forniti dalla controparte, tra l´altro, non vi "sia traccia dei dati personali concernenti la trattativa per l´esodo incentivato dall´Enel", né di altra documentazione afferente le diverse contestazioni disciplinari e le relative sanzioni comminate; visto che nelle medesime note l´interessata ha altresì affermato che il "metodo" utilizzato dalla resistente nel fornire riscontro alle proprie istanze rappresenta "una novità (…) stante il fatto che in passato sono stati forniti i dati (…) e/o, nell´impossibilità e/o difficoltà di fornirli, (…) è stato consentito (come la legge prescrive) di visionare la (…) cartella personale e richiedere di volta in volta di fotocopiare quanto in essa contenuto (…)"; visto che nella nota del 1° novembre 2008 la ricorrente ha chiesto anche il risarcimento "del danno morale e materiale subìto";

VISTA la nota anticipata via fax il 19 novembre 2008 con la quale il titolare del trattamento ha affermato di "aver già fornito riscontro all´istanza presentata dall´interessata (…) comunicando, nella corrispondenza finora intercorsa, in forma intelligibile le informazioni in (…) possesso, nonché di aver fornito gli ulteriori chiarimenti aggiuntivi richiesti";

VISTA la nota pervenuta via fax il 26 novembre 2008 (nonché l´ulteriore comunicazione del 3 dicembre 2008) con la quale la ricorrente, nell´affermare nuovamente che la resistente ha comunicato "unicamente categorie di dati (…) omissivi e carenti e, ad oggi, assolutamente non aggiornati",  ha chiesto di poter visionare il proprio fascicolo personale "considerando il fatto che l´ultima visione risale all´anno 2003";

VISTA la nota pervenuta via fax il 26 novembre 2008 con la quale la società resistente si è dichiarata disponibile "a consentire l´esibizione dei documenti contenenti i dati personali forniti, previa richiesta dell´interessata ai competenti uffici (…) della divisione infrastrutture e reti, a seguito della quale si procederà a fissare un incontro per la visione dei suddetti documenti";

CONSIDERATO che nel caso di specie la ricorrente, nel chiedere di accedere a tutti i dati personali che la riguardano concernenti l´intera gestione del rapporto di lavoro "a far data dal 1987 (data di assunzione)", ha esercitato legittimamente il diritto di accesso di cui all´art. 7 del Codice, facendo riferimento all´ampio complesso di informazioni personali contenute in tutti gli atti e documenti afferenti la lunga attività lavorativa presso la società resistente; rilevato che, allo stato, la società resistente ha fornito un riscontro non completo alle richieste dell´interessata, essendosi limitata ad "aggiornare" i riscontri già forniti alla ricorrente in occasione di precedenti istanze di accesso, a comunicare alcune informazioni (specie con riferimento alle assenze per malattia e ad altri profili oggetto di contenzioso con la dipendente), nonché a produrre un´elencazione di documenti nei quali sarebbero contenuti i dati personali dell´interessata, anziché fornire i dati stessi; rilevato che solo nella fase terminale dell´istruttoria del presente procedimento il titolare del trattamento ha manifestato la propria disponibilità a consentire alla ricorrente l´accesso a tutte le informazioni che la riguardano, attraverso l´esibizione dei documenti che contengono i dati richiesti; rilevato peraltro che tale disponibilità (manifestata a diversi mesi dalle iniziali istanze di accesso) non risulta essersi ancora concretizzata;

RILEVATO che la richiesta di accedere ai dati personali ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice consente di ottenere, ai sensi dell´art. 10 del predetto Codice, la comunicazione in forma intelligibile dei soli dati personali effettivamente detenuti dal titolare del trattamento, estrapolati dai documenti che li contengono e che tale richiesta non consente invece all´interessato di chiedere copia integrale di tali documenti; rilevato che la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti è peraltro prevista, dall´art. 10, comma 4, del Codice, solo previa omissione di eventuali dati personali riferiti a terzi, nel caso in cui l´estrapolazione dei dati da tali documenti risulti, come nel caso di specie, particolarmente difficoltosa per il titolare; rilevato peraltro che, ai sensi dell´art. 10, comma 2, del Codice, il titolare del trattamento può comunicare i dati personali richiesti anche mediante la loro trasposizione su supporto informatico ovvero provvedendo alla loro trasmissione per via telematica;

RITENUTO pertanto che il ricorso deve essere accolto e che, ai sensi dell´art. 150, comma 2, del Codice, Enel Distribuzione S.p.A. dovrà consentire all´interessata (nei limiti e secondo le modalità di cui al citato art. 10) l´accesso a tutti i dati personali che la riguardano contenuti nel complesso dei documenti concernenti l´intera gestione del rapporto di lavoro della ricorrente sin dalla data di assunzione (1987), entro e non oltre il 15 febbraio 2009, dando conferma dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

RITENUTO di dover invece dichiarare non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice, limitatamente ai dati personali già comunicati alla ricorrente;

RILEVATO che deve essere dichiarata inammissibile la richiesta di risarcimento del danno in quanto questa Autorità non è competente in relazione a tale richiesta che, se del caso, deve essere proposta dinanzi all´autorità giudiziaria ordinaria;

VISTA la documentazione in atti;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico di Enel Distribuzione S.p.A. in ragione del mancato tempestivo riscontro a tutte le richieste del ricorrente, nella misura di 300 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a) accoglie il ricorso e ordina a Enel Distribuzione S.p.A. di consentire all´interessata, nei limiti e secondo le modalità di cui all´art. 10 del Codice, l´accesso a tutti i dati personali che la riguardano contenuti nel complesso dei documenti concernenti l´intera gestione del rapporto di lavoro della ricorrente sin dalla data di assunzione (1987), entro e non oltre il 15 febbraio 2009, dando conferma dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

b) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso limitatamente ai dati personali già messi a disposizione della ricorrente;

c) dichiara inammissibile la richiesta di risarcimento del danno;

d) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti in misura pari a 300 euro, previa compensazione per giusti motivi della residua parte, a carico di Enel Distribuzione S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore della ricorrente.

Roma, 11 dicembre 2008

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli