[doc. web n. 1582973]

Provvedimento del 19 dicembre 2008

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTE le istanze presentate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) a  L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. con le quali XY, che aveva intrattenuto un rapporto di collaborazione con tale società, ha chiesto la comunicazione in forma intelligibile di tutti i dati personali che lo riguardano contenuti in un ampio complesso di documenti concernenti l´intera carriera professionale e di conoscerne l´origine, le finalità, le modalità e la logica del trattamento, nonché gli estremi identificativi del titolare e del responsabile, se designato e l´indicazione dei soggetti cui i dati sono stati comunicati; visto che con le medesime istanze l´interessato ha chiesto altresì la cancellazione dei dati trattati in violazione di legge (con relativa attestazione nei confronti dei soggetti cui i dati siano stati eventualmente comunicati);

VISTO il ricorso presentato al Garante il 9 settembre 2008 da XY nei confronti di L.R. Health & Beauty Systems s.r.l., con il quale il ricorrente, nel comunicare di non aver ottenuto riscontro alle istanze ex artt. 7 e 8 del Codice, le ha ribadite e ha chiesto, altresì, di porre a carico della resistente le spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota dell´11 settembre 2008 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché l´ulteriore nota del 10 novembre 2008 con cui, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota pervenuta via fax il 29 settembre 2008 con la quale la società resistente, nell´affermare che le richieste formulate dal ricorrente "appaiono sostanzialmente riproposizione di precedenti istanze, già oggetto di adeguato riscontro, da ultimo con missiva datata 17 dicembre 2007", ha dichiarato che "nei propri archivi (….) non esiste alcun fascicolo personale o comunque relativo a pretesa carriera professionale dell´interessato";

VISTA la nota datata 4 ottobre 2008 con la quale il ricorrente, nel far presente che in una lettera del 29 febbraio 2008 la resistente ha fatto riferimento a "gravi inadempienze e illeciti commessi dall´interessato sia in ambito contrattuale che successivamente alla risoluzione del rapporto", ha sottolineato la contraddittorietà di tale affermazione rispetto alla dichiarazione di non detenere alcun dato personale "relativo a pretesa carriera professionale del ricorrente";

VISTA la nota pervenuta via fax il 1° dicembre 2008 con la quale la resistente ha affermato di "non essere tenuta a rivelare al ricorrente -a norma degli artt. 8, comma 2, lett. e) e 24, comma 1, lett. f)– l´esistenza o il contenuto di eventuali informazioni relative al contenzioso attualmente in atto con il medesimo ricorrente, trattandosi di informazioni strettamente confidenziali e funzionali all´esercizio dei diritti della stessa società, in sede giudiziaria, civile e penale";

VISTA la nota pervenuta via fax il 13 dicembre 2008 con la quale il ricorrente, nel sottolineare la tardività dei riscontri ottenuti, ha ribadito nuovamente la contraddittorietà delle affermazioni della controparte;

CONSIDERATO che, nel caso di specie, il ricorrente, nel chiedere, in particolare, di accedere a tutti i dati personali che lo riguardano contenuti in un ampio complesso di documenti concernenti l´intero rapporto di collaborazione intrattenuto o comunque conservati dalla resistente, ha esercitato legittimamente il diritto di accesso di cui all´art. 7 del Codice, facendo riferimento a tutte le informazioni personali contenute in tutti gli atti e documenti afferenti la lunga attività lavorativa (a qualunque titolo prestata) svolta nell´interesse della resistente, nonché ogni altra informazione di tipo contabile e amministrativo (quali ad esempio provvigioni, premi in denaro e altri benefit); rilevato che, sulla base della documentazione in atti, la società resistente si è limitata ad affermare di avere già fornito riscontro alle medesime istanze "da ultimo con missiva datata 17 dicembre 2007", senza peraltro comunicare nuovamente -come dovuto, in ragione delle successive istanze ex art. 7 del Codice- i dati personali richiesti (oltre alla risposta alle altre richieste formulate ai sensi dell´art. 7 del Codice) e non chiarendo in modo inequivocabile se conservi tuttora informazioni relative all´interessato: ciò atteso che la società stessa, nella sopracitata nota del 29 febbraio 2008 indirizzata al ricorrente, fa riferimento a "rapporti contrattuali scritti" e a "documentazione contabile" che, allo stato degli atti, non risulta essere stata messa a disposizione del ricorrente;

RILEVATO, in ordine all´invocato differimento del diritto di accesso di cui all´art. 8, comma 2, lett. e) del Codice, che lo stesso, richiamato nel caso di specie in modo del tutto generico, è stato riferito a un complesso di dati (di cui peraltro era stata negata l´esistenza) in larga misura relativi all´ordinaria gestione del rapporto di collaborazione intrattenuto con il ricorrente;

RILEVATO, inoltre, che non è stato comprovato l´esistenza di un "pregiudizio effettivo e concreto" (art. 8, comma 2, lett. e) del Codice) allo svolgimento di investigazioni difensive (di cui non vi è alcun cenno) o, comunque, per l´esercizio del diritto in sede giudiziaria: ciò, essendosi la società resistente limitata, allo stato, ad affermare che entro i termini previsti dal codice civile (artt. 2946 e 2497 c.c.) "è assolutamente libera di decidere quando e come procedere innanzi all´autorità giudiziaria";

RILEVATO che la richiesta di accedere ai dati personali ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice consente di ottenere, ai sensi dell´art. 10 del predetto Codice, la comunicazione in forma intelligibile dei soli dati personali effettivamente detenuti dal titolare del trattamento, estrapolati dai documenti che li contengono e che tale richiesta non consente all´interessato di chiedere copia integrale di tali documenti; rilevato che la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti è prevista, dall´art. 10, comma 4, del Codice, previa omissione di eventuali dati personali riferiti a terzi, nel caso in cui l´estrapolazione dei dati da tali documenti risulti particolarmente difficoltosa per il titolare;

RITENUTO, pertanto, che il ricorso deve essere per questa parte accolto e che, ai sensi dell´art. 150, comma 2, del Codice, L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. dovrà consentire all´interessato (nei limiti e secondo le modalità di cui al citato art. 10) l´accesso a tutti i dati personali che lo riguardano (in formato cartaceo ed elettronico) contenuti nel complesso dei documenti concernenti tutto il rapporto di collaborazione dell´interessato comunque conservati dalla resistente, ivi compresa ogni informazione di tipo contabile e amministrativo (quali, ad esempio, provvigioni, premi in denaro e altri benefit), entro il 16 febbraio 2009, dando conferma dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

RITENUTO che il ricorso deve essere parimenti accolto in ordine alle richieste volte a conoscere l´origine dei dati personali che lo riguardano, le finalità, le modalità e la logica del trattamento,  nonché gli estremi identificativi del responsabile, se designato e l´indicazione dei soggetti cui i dati sono stati comunicati e che pertanto, ai sensi dell´art. 150, comma 2, del Codice, L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. dovrà comunicare all´interessato le informazioni richieste entro il 16 febbraio 2009, dando conferma dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

RITENUTO, infine, che il ricorso deve essere invece dichiarato infondato in ordine alla richiesta di cancellazione (e relativa attestazione) dei dati personali tuttora conservati negli archivi della resistente, atteso che la loro conservazione, non risulta essere, allo stato, illecita trattandosi di informazioni (relative allo svolgimento del rapporto di collaborazione dell´interessato) di cui è obbligatoria la conservazione anche in forza del disposto dell´art. 2220 del codice civile;

VISTA la documentazione in atti;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico di L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. in ragione del mancato tempestivo riscontro a tutte le richieste del ricorrente, nella misura di 300 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Mauro Paissan;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a) accoglie il ricorso in ordine alla richiesta di accedere a tutti i dati personali che lo riguardano contenuti nel complesso dei documenti concernenti il rapporto di collaborazione intrattenuto con l´interessato comunque conservati dalla società resistente ivi compresa ogni informazione di tipo contabile e amministrativo (quali, ad esempio, provvigioni, premi in denaro e altri benefit), e ordina a L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. di mettere a disposizione del ricorrente i dati richiesti, entro e non oltre il 16 febbraio 2009, dando conferma di tale adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

b) accoglie il ricorso in ordine alle richieste volte a conoscere l´origine dei dati personali che lo riguardano, le finalità, le modalità e la logica del trattamento, nonché gli estremi identificativi del responsabile, se designato e l´indicazione dei soggetti cui i dati sono stati comunicati e ordina a L.R. Health & Beauty Systems s.r.l. di comunicare all´interessato le informazioni richieste entro il 16 febbraio 2009, dando conferma dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

c) dichiara il ricorso infondato in ordine alla richiesta di cancellazione (e relativa attestazione) dei dati personali tuttora detenuti dalla resistente;

d) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti in misura pari a 300 euro, previa compensazione per giusti motivi della residua parte, a carico di L.R. Health & Beauty Systems s.r.l., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 19 dicembre 2008

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli