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ISTRUZIONI - Richiesta di verifica preliminare/comunicazione per l'installazione di sistemi di rilevazione immagine-impronta digitale presso banche

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Verifiche preliminari del Garante

[doc. web n. 1243256]

Richiesta di verifica preliminare/comunicazione
per l´installazione di sistemi di rilevazione immagine/impronta digitale
presso banche

ISTRUZIONI

Con  provvedimento del 27 ottobre 2005, pubblicato su G.U. n. 68 del 22 marzo 2006, il Garante per la protezione dei dati personali ha prescritto alle Banche che procedano o che abbiano già proceduto ad installare all´ingresso delle proprie agenzie sistemi di rilevazione dell´immagine e dell´impronta digitale, le misure necessarie per il trattamento di dati personali rilevati al fine di rendere il medesimo conforme al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali).
Le istruzioni di seguito riportate hanno lo scopo di illustrare le modalità attraverso le quali devono essere formulate la richiesta di verifica preliminare (ai sensi dell´art. 17 del Codice) o data comunicazione all´Autorità dell´esistenza di trattamenti di dati personali connessi ai menzionati sistemi informativi.


1. Oggetto della comunicazione
Possono essere inoltrate al Garante:

a) richiesta di verifica preliminare ai sensi dell´art. 17 del Codice, relativa a nuova attivazione di uno o più sistemi di rilevazione immagine/impronta digitale presso le proprie dipendenze dopo la  pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale del  provvedimento adottato dal Garante il 27 ottobre 2005;

b) comunicazione relativa all´attivazione di uno o più sistemi di rilevazione immagine/impronta digitale presso le proprie dipendenze avvenuta in data anteriore alla pubblicazione del provvedimento del Garante sulla Gazzetta Ufficiale. Tale comunicazione deve essere inviata al Garante entro il 31 maggio 2006;

c) comunicazione relativa all´attivazione di uno o più sistemi di rilevazione immagine/impronta digitale dopo che il medesimo titolare abbia già inviato all´Autorità la richiesta prevista nel punto a). Tale comunicazione, successiva alla richiesta di verifica preliminare, consente l´aggiornamento dell´anagrafica delle dipendenze bancarie presso le quali, nel rispetto delle condizioni previste dal provvedimento del 27 ottobre 2005, sono presenti i sistemi di rilevazione. La comunicazione deve comunque essere inviata prima dell´attivazione dei nuovi sistemi.

d) comunicazione relativa alla disattivazione di uno o più sistemi di rilevazione immagine/impronta digitale, essendo venute meno le condizioni poste a fondamento della loro attivazione.

 

2. Chi deve inviare la richiesta/comunicazione
La richiesta di verifica preliminare/comunicazione deve essere inviata esclusivamente dalla banca, in qualità di titolare del trattamento, unitamente alle schede relative ad ogni singola dipendenza presso la quale viene attivato o disattivato il sistema di rilevazione immagine/impronta digitale.

 

3. Modalità di redazione e trasmissione della richiesta/comunicazione


A) Invio della richiesta di verifica preliminare/comunicazione
La richiesta di verifica preliminare/comunicazione deve essere  trasmessa all´Autorità unicamente in via telematica, compilando i campi del modello, disponibile sul sito Internet https://web.garanteprivacy.it/pc10, e selezionando, tra le ipotesi individuate al punto 1, l´oggetto della comunicazione che si intende  inviare. Attraverso la procedura telematica, dovranno essere compilati i campi relativi all´individuazione della banca titolare del trattamento, nonché i modelli relativi alle singole dipendenze presso le quali sono stati installati o si intendono installare i sistemi di rilevazione immagine/impronta digitale.

B) Codice identificativo banche – C.I.B.
Terminata la procedura e verificata dal sistema la conformità della firma digitale, sarà attribuito alla banca titolare del trattamento un codice identificativo banche – C.I.B. (vedere punto 8) che dovrà essere utilizzato in caso di modifica di comunicazioni già inviate (vedere lett. C) di questo punto) o di invio di nuove comunicazioni.

C) Modifica di comunicazioni già inviate
Qualora si verifichi un cambiamento di una o più informazioni già comunicate all´Autorità (es. numero telefono, fax o mail) tale variazione deve essere comunicata al Garante richiamando a video (attraverso la funzione "la banca è già in possesso del codice C.I.B. nuovo documento o variazione") la comunicazione già trasmessa, apportando le modifiche necessarie nei soli riquadri interessati.

 

4. Accorgimenti e modalità per la compilazione della richiesta di verifica preliminare/comunicazione

Prima di iniziare la compilazione delle schede è necessario conoscere il numero di iscrizione al registro dei trattamenti della banca (titolare del trattamento).

Nella compilazione della richiesta di verifica preliminare/comunicazione (verificare che il browser di navigazione supporti javascript) i campi contrassegnati dall´asterisco sono obbligatori: la loro mancata compilazione non consente la presentazione dell´istanza ed impedisce il completamento della procedura.

Per ragioni tecniche, per ogni richiesta di verifica preliminare/comunicazione possono essere inviate schede relative a non più di novantanove agenzie per volta. In caso di un numero superiore di richieste dovrà essere ripetuta la procedura, utilizzando il medesimo codice identificativo banca - C.I.B. (vedere punto 8).

Il titolare deve osservare le seguenti indicazioni:

  • selezionare dal menù principale "COMPILAZIONE DEL DOCUMENTO";
  • selezionare la casella "NUOVO DOCUMENTO";
  • cliccare su una delle due opzioni previste nel campo "SCELTA DEL PERCORSO"
  • barrare una delle quattro opzioni indicate:

o a) Richiesta di verifica preliminare per l´installazione di sistemi di rilevazione immagine/impronta digitale (art. 17, d.lg. n. 196/2003);
o b) Comunicazione dell´elenco delle agenzie presso le quali sono stati installati sistemi di rilevazione immagine/impronta digitale prima della pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del provvedimento del Garante del 27 ottobre 2005;
o c) Comunicazione di nuova attivazione di sistemi di rilevazione immagine/impronta digitale successivamente all´avvenuta presentazione della richiesta di verifica preliminare a questa Autorità;
o d) Comunicazione della disattivazione di sistemi esistenti.

  • compilare i campi di interesse, utilizzando anche i menù a tendina;
  • nel caso di richiesta di verifica preliminare (documento a), compilare l´apposito riquadro indicando gli estremi del pagamento dei diritti di segreteria versati (v. punto 6). Il pagamento deve essere effettuato dalla banca una sola volta al momento della prima richiesta di verifica preliminare;
  • al termine delle descritte operazioni, salvare il file mediante l´apposito tasto;
  • sottoscrivere con firma digitale il file salvato;
  • trasmettere al Garante per via telematica la richiesta di verifica preliminare/comunicazione così completata mediante l´apposito tasto.

Il sistema invierà all´indirizzo di posta elettronica indicato dal titolare del trattamento un messaggio che attesta il ricevimento da parte del sistema della richiesta di verifica preliminare/comunicazione.

È possibile stampare in formato pdf copia della richiesta di verifica preliminare /comunicazione; nella stessa è indicato anche il codice identificativo banche (C.I.B.), che assolve la funzione di ID permanente; tale copia cartacea non deve essere trasmessa al Garante.

 

5. Sospensione della procedura

a) Sospensione della procedura durante la compilazione della richiesta di verifica preliminare/ comunicazione
La procedura relativa alla richiesta di verifica preliminare/comunicazione può essere eseguita in momenti diversi, anche da altra postazione (per esempio, la firma digitale potrebbe essere apposta in altra sede). Il sistema procederà a memorizzare le informazioni già inserite; affinché ciò sia possibile è necessario compilare almeno il riquadro relativo al titolare del trattamento; quindi, selezionare il tasto "SOSPENDI".
Comparirà a video un codice (ID temporaneo) che, contestualmente, verrà inviato dal sistema all´indirizzo di posta elettronica indicato dal titolare nella richiesta di verifica preliminare/comunicazione. Tale codice consentirà al titolare di riprendere, entro i 10 giorni successivi, le operazioni sospese.
Il medesimo codice è utilizzabile soltanto una volta; in caso di sospensioni ulteriori verranno attribuiti tanti ID temporanei, utilizzabili secondo la procedura descritta, quante sono le sospensioni effettuate.

b) Ripresa della compilazione della richiesta di verifica preliminare/comunicazione a seguito di sospensione

  • selezionare "COMPILAZIONE DEL DOCUMENTO";
  • selezionare "DOCUMENTO SOSPESO";
  • inserire, alla richiesta, l´ID temporaneo comunicato dal sistema al momento della sospensione.


 

6. Diritti di segreteria

La richiesta di verifica preliminare ai sensi dell´art. 17, d.lg. n. 196/2003 inoltrata al Garante a cura del titolare del trattamento (la Banca) per tutte le proprie dipendenze deve essere accompagnata dal pagamento dei diritti di segreteria, il cui importo è fissato in euro 1.000 (mille euro).

  • Il pagamento deve essere effettuato tramite bonifico bancario indicando le seguenti coordinate bancarie:
    conto corrente presso Banca Popolare di Sondrio - Ag. 26 - Roma, CODICE IBAN: IT14 H056 9603 2260 0000 3900 X58, CODICE SWIFT: POSOIT22

La causale da indicare è la seguente: "diritti di segreteria richiesta verifica preliminare per attivazione di sistemi di rilevazione immagine/impronta digitale".

 

7. Firma digitale
Per perfezionare la richiesta di verifica preliminare/comunicazione è necessario sottoscrivere la medesima con firma digitale (art. 10, comma 3, d.P.R. n. 445/2000).

A tal fine, il titolare del trattamento deve utilizzare un apposito dispositivo di firma digitale.

La richiesta di verifica preliminare/comunicazione così sottoscritta va trasmessa per via telematica al Garante.

 

8. Completamento della richiesta/comunicazione e sua trasmissione al Garante

ID permanente (Codice identificativo banca – C.I.B.)

Eseguite le operazioni descritte (inserimento dei dati, comprensivo dell´indicazione degli estremi del pagamento dei diritti di segreteria – quando richiesto – e apposizione della firma digitale) e trasmessa la richiesta di verifica preliminare/comunicazione in via telematica, il sistema invierà per posta elettronica, al solo titolare del trattamento, un primo messaggio attestante il ricevimento della stessa da parte del sistema. Dopo qualche giorno il sistema invierà al medesimo titolare un secondo messaggio di posta elettronica di verifica della validità della firma digitale, nel quale è confermato il codice identificativo banche (C.I.B) già precedentemente indicato nel documento in formato pdf. Tale ID permanente (C.I.B.) deve essere conservato a cura del titolare del trattamento.

La banca già in possesso del codice C.I.B., all´inizio di ogni successiva (eventuale) procedura telematica (sia essa una verifica preliminare o la comunicazione di nuove attivazioni), deve, nella pagina relativa alla "scelta del percorso", fare clic sull´opzione "La banca è già in possesso di un codice C.I.B. (nuovo documento o variazione)"; quindi procedere all´inserimento del proprio codice C.I.B. Per arrivare alla pagina indicata si deve seguire il seguente percorso: "Compilazione del documento" "Nuovo documento" "Scelta del percorso ".

Solo con l´inserimento del C.I.B. il titolare del trattamento potrà accedere, in tempi successivi, alla richiesta di verifica preliminare/comunicazione inoltrata per aggiornarne il contenuto o per inviare ulteriori comunicazioni; il C.I.B., inoltre, permette di ricondurre ad uno stesso titolare del trattamento le comunicazioni dallo stesso effettuate in tempi diversi.


 

9. Anomalie e regolarizzazioni
Ricevuta la richiesta di verifica preliminare/comunicazione, il sistema effettua un controllo sulla validità della firma digitale apposta e vengono segnalate al titolare del trattamento (la banca) eventuali anomalie riferite esclusivamente alla compilazione ed alle modalità di trasmissione al Garante; in tal caso il sistema invia un messaggio di richiesta di regolarizzazione/completamento assegnando un termine, decorso inutilmente il quale la richiesta di verifica preliminare/comunicazione viene eliminata dalla memoria del sistema informativo del Garante; di ciò è dato avviso al titolare del trattamento.

La sottoscrizione digitale che, verificata, non risulti conforme, invalida la richiesta di verifica preliminare/comunicazione.

In caso di regolarizzazione, la data della richiesta di verifica preliminare/comunicazione è quella in cui la regolarizzazione stessa è memorizzata nel sistema informativo del Garante.


 

10. Assistenza nella compilazione
Per ciascuna tabella, riquadro o campo da compilare, sono inseriti alcuni box contenenti spiegazioni per la compilazione contrassegnati con il simbolo "?".

Ove fosse comunque necessario avere informazioni o chiarimenti o segnalare disfunzioni, è possibile contattare dal lunedì al venerdì dalle ore 10.00 alle 12.00 il seguente numero di telefono 06.69677.955.