[doc. web n. 10060992]

Provvedimento del 20 giugno 2024

Registro dei provvedimenti
n. 366 del 20 giugno 2024

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l’avv. Guido Scorza, componenti, e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27/4/2016, «relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)» (di seguito “RGPD”);

VISTO l’art. 154, comma 1, lett. g), del Codice in materia di protezione dei dati personali - d. lgs. 30/6/2003, n. 196 (di seguito “Codice”);

VISTO l’art. 5, comma 8, del d. lgs. n. 33 del 14/3/2013, recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

VISTA la Determinazione n. 1309 del 28/12/2016 dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), adottata d’intesa con il Garante, intitolata «Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013», in G.U. Serie Generale n. 7 del 10/1/2017 e in https://www.anticorruzione.it/-/determinazione-n.-1309-del-28/12/2016-rif.-1 (di seguito “Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico”);

VISTO il provvedimento del Garante n. 521 del 15/12/2016, contenente la citata «Intesa sullo schema delle Linee guida ANAC recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico», in www.gpdp.it, doc. web n. 5860807;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore l’avv. Guido Scorza;

PREMESSO

Con la nota in atti l’Ufficio del Difensore civico della Regione Piemonte ha chiesto al Garante il parere previsto dall’art. 5, comma 8, del d. lgs. n. 33/2013, in ordine a un ricorso a esso presentato da un’associazione di consumatori su un provvedimento di diniego di un’istanza di accesso civico, adottato da un Comune identificato in atti.

Dall’istruttoria è emerso che il Sindaco del Comune ha presentato alla propria amministrazione una richiesta di rimborso delle spese legali da esso sostenute per la difesa in un procedimento penale a suo carico, conclusosi con l’archiviazione del procedimento. Il Comune, ritenendo sussistere i presupposti previsti dalla disciplina di settore, con delibera di Giunta ha ammesso al patrocinio dell’ente l’istanza di rimborso presentata dal Sindaco, dando atto della contemporanea apertura del sinistro presso l’assicurazione dell’ente al fine di ottenere il risarcimento delle spese legali.

In tale contesto, un’associazione di consumatori ha inviato al Comune una nota contenente una richiesta di delucidazioni in ordine alla correttezza dell’operato e un’istanza di accesso civico generalizzato, per avere copia dell’«istanza di rimborso presentata dal Sindaco nonché [di] tutta la documentazione scambiata con la propria impresa assicuratrice (condizioni generali di assicurazione, polizza, documentazione scambiata con l’ufficio liquidazione della compagnia assicuratrice al fine di pervenire alla liquidazione dell’indennizzo)».

Il Comune ha riscontrato la nota, rappresentando – con riferimento all’istanza di accesso civico – che la documentazione richiesta contiene in generale informazioni personali e corrispondenza relative a un procedimento giudiziario che ha convolto il Sindaco e negando, pertanto, l’accesso per evitare un pregiudizio alla protezione dei dati personali e alla libertà e la segretezza della corrispondenza, ai sensi dell’art. 5-bis, comma 2, lett. a) e b), del d. lgs. n. 33/2013.

Avverso tale provvedimento l’associazione richiedente l’accesso civico ha presentato ricorso al Difensore civico regionale, ritenendo il rifiuto non corretto e insistendo nelle proprie richieste, rappresentando fra l’altro che sussisterebbe «un preminente interesse pubblico a conoscere il contenuto della documentazione regolamentante il rapporto assicurativo in essere tra ente e impresa assicuratrice nonché la documentazione scambiata tra assicurato e impresa assicuratrice a fronte di una non sussistente, reale, esigenza di riservatezza del Sindaco […] il quale potrebbe comunque oscurare quella parte di documentazione specificamente riferita alla sua persona […]». L’interesse dell’associazione di consumatori di «prendere visione della documentazione regolante il rapporto assicurativo stipulato dall’ente, [è quello] di verificare l’incidenza della messa in garanzia del sinistro denunciato, dal punto di vista economico, sui costi assicurativi dell’ente medesimo nonché, anche e soprattutto, verificare che la richiesta di rimborso sia avvenuta nel rispetto della normativa in materia, in maniera da escludere danni ai consumatori e agli azionisti dell’impresa assicuratrice che avrebbe erogato l’indennizzo assicurativo».

OSSERVA

1. Introduzione

Oggetto dell’accesso civico nella questione sottoposta all’attenzione del Garante risulta essere l’istanza presentata dal Sindaco al Comune per ottenere il rimborso delle spese legali da esso sostenute per la difesa in un procedimento penale a suo carico, nonché tutta la documentazione scambiata con l’impresa assicuratrice del Comune per la liquidazione dell’indennizzo, fra cui le condizioni generali di assicurazione, la polizza, i documenti scambiati con l’ufficio liquidazione della compagnia assicuratrice.

Dalla documentazione inviata dal Difensore civico al Garante ai fini dell’istruttoria è emerso che si tratta di numerosi atti e documenti, in cui risultano presenti dati e informazioni di diversa natura e specie, di seguito descritti riunendoli per gruppi omogenei:

a) polizza di assicurazione della responsabilità civile patrimoniale della pubblica amministrazione, completa di allegati, stipulata fra il Comune e la società di assicurazione; comprensiva, fra l’altro, di scheda di copertura, definizioni, norme regolatorie, condizioni di garanzia, estensioni di assicurazione, scheda tecnica, questionario compilato dal Comune, ecc.;

b) atti del procedimento penale e relativi allegati (quali, fra gli altri, decreti giudiziari, avvisi, relate di notifiche, richieste del p.m., denuncia/querela, ricevute di deposito, opposizioni, ecc.);

c) certificati penali e anagrafici, documento di riconoscimento e tessera sanitaria del Sindaco;

d) numerose e-mail di corrispondenza fra il Sindaco, il Comune e relativi dipendenti, l’assicurazione, il difensore nominato, gli uffici giudiziari contenenti, fra l’altro, riferimenti al procedimento penale riguardante il Sindaco poi archiviato, nonché screenshot di chat di messaggeria istantanea;

e) richiesta del Sindaco indirizzata al Comune di rimborso delle spese legali e relative dichiarazioni rilasciate ai sensi del d.p.r. n. 445 del 28/12//2000, proposta di parcella dell’avvocato nominato per la difesa, atto di quietanza di pagamento della liquidazione (completo dei dati relativi al procedimento penale, codice fiscale e dati bancari con codice iban del Sindaco).

In tale quadro, il Comune, nel riscontrare l’istanza, ha negato l’accesso civico, limitandosi a fornire al richiedente una motivazione contenente un generico richiamo all’art. 5 bis, comma 2, lettere a) e b), del d. lgs n. 33/2013 e all’esistenza di un procedimento giudiziario che ha convolto il Sindaco.

Tale condotta non appare conforme alle Linee guida dell’Anac in materia di accesso civico laddove è, invece, indicato che nella risposta alle istanze di accesso civico «l’amministrazione è tenuta a una congrua e completa, motivazione» e che la «motivazione serve all’amministrazione per definire progressivamente proprie linee di condotta ragionevoli e legittime, al cittadino per comprendere ampiezza e limiti dell’accesso generalizzato, al giudice per sindacare adeguatamente le decisioni dell’amministrazione» (parr. 4.2, 5.3; nonché “Allegato. Guida operativa all’accesso generalizzato”, n. 13).

Rispetto ai descritti documenti, si ritiene pertanto necessario effettuare diverse valutazioni a seconda della tipologia di documenti richiesti.

2. Sull’accesso civico alla polizza stipulata fra il Comune e la società di assicurazione

In relazione ai documenti richiesti dal soggetto istante riguardanti le «condizioni generali di assicurazione e la polizza», che comprendono i documenti citati supra in par. 1 alla lett. a) (polizza di assicurazione della responsabilità civile patrimoniale della pubblica amministrazione, completa di allegati, stipulata fra il Comune e la società di assicurazione; comprensiva, fra l’altro, di scheda di copertura, definizioni, norme regolatorie, condizioni di garanzia, estensioni di assicurazione, scheda tecnica, questionario della proposta sia nella versione vuota che nella versione compilata dal Comune, ecc.), dagli atti emerge che gli stessi riguardano essenzialmente i rapporti contrattuali fra il Comune e la società di assicurazione, i cui dati non rientrano nella definizione di «dato personale» di cui all’art. 4, par. 1, n. 1, del RGPD riferibile solo a persone fisiche. Per tali atti quindi – ferme restando le autonome valutazioni del Comune in ordine all’esistenza di altri limiti previsti dall’art. 5-bis (ad esempio eventuali interessi economici o commerciali di persone giuridiche di cui al comma 2, lett. c) che esulano dalle competenze di questa Autorità – non può essere negato l’accesso per motivi di protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.

3. Sull’accesso civico ai documenti del procedimento giudiziario

Quanto alla documentazione scambiata con gli uffici interessati oggetto dell’accesso descritta supra in par. 1 alla lett. b), che contiene atti del procedimento penale e relativi allegati (quali, fra gli altri, decreti giudiziari, avvisi, relate di notifiche, richieste del p.m., denuncia/querela, ricevute di deposito, ecc.), si rappresenta quanto segue.

In primo luogo, la disciplina nazionale di settore prevede che l’accesso civico «è escluso nei casi […] di divieti di accesso o divulgazione previsti dalla legge, ivi compresi i casi in cui l’accesso è subordinato dalla disciplina vigente al rispetto di specifiche condizioni, modalità o limiti […]» (art. 5-bis, comma 3, del d. lgs. n. 33/2013).

Al riguardo – conformemente ai precedenti di questa Autorità (cfr. pareri: n. 41 del 25/1/2018, in www.gpdp.it, doc. web n. 7828631; n. 42 del 25/1/2018, ivi, doc. web n. 7810482), si evidenzia che gli atti e i documenti relativi ai procedimenti giudiziari restano conoscibili nelle modalità previste dalle pertinenti disposizioni processuali (cfr. art. 51 del Codice) – fra cui l’art. 116 del codice di procedura penale – che, alla luce del citato art. 5-bis, comma 3, del d. lgs. n. 33/2013, non si ritiene possano essere derogate dalla disciplina in materia di accesso civico.

D’altronde anche nelle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico è espressamente indicato (par. 7.6) che:

- «Esulano […] dall’accesso generalizzato gli atti giudiziari, cioè gli atti processuali o quelli che siano espressione della funzione giurisdizionale, ancorché non immediatamente collegati a provvedimenti che siano espressione dello “ius dicere”, purché intimamente e strumentalmente connessi a questi ultimi. L’accesso e i limiti alla conoscenza degli atti giudiziari, ovvero di tutti gli atti che sono espressione della funzione giurisdizionale, anche se acquisiti in un procedimento amministrativo, sono infatti disciplinati da regole autonome previste dai rispettivi codici di rito».

Si ricorda, inoltre, che questa Autorità è intervenuta già in passato sulla questione della pubblicità delle sentenze, anche se relativamente alla diversa questione della «Pubblicazione integrale sul web delle sentenze pronunciate dalla Corte di Cassazione», per evidenziare che la natura pubblica della sentenza e del processo non implica che siano perciò solo conoscibili da chiunque le generalità degli interessati con tutti i dettagli delle loro personali vicende, spesso delicati anche quando non si riferiscano a minori, ovvero a dati giudiziari o sensibili (Lettera del Presidente del Garante per la protezione dei dati personali al Primo Presidente della Corte suprema di Cassazione, del 6/10/2014, in www.gpdp.it, doc. web n. 3432529. Cfr. anche Relazione annuale 2014, ivi, doc. web n. 4059165, pag. 58).

Per completezza, si aggiunge che i citati documenti contengono peraltro informazioni anche “relative a reati” (cfr. art 10 del RGPD) e inerenti al procedimento penale a carico del Sindaco (peraltro archiviato).

Per cui, in ogni caso, in un eventuale bilanciamento relativo a una loro ostensione tramite l’istituto dell’accesso civico, deve essere tenuta comunque in considerazione, la circostanza per la quale – a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241 del 7/8/1990 – i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013). Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità dell’accesso civico che andrebbe valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti controinteressati, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai documenti richiesti.

In tale contesto – richiamando anche i precedenti orientamenti del Garante in materia di accesso civico a dati e atti giudiziari (pareri contenuti nei provvedimenti n. 291 del 16 maggio 2018, in www.gpdp.it, doc. web n. 8997258 e n. 41 del 25 gennaio 2018, ivi, doc. web n. 7828631) – si ritiene che, ai sensi della normativa vigente e delle indicazioni contenute nelle Linee guida dell’ANAC, l’accesso civico andava comunque rifiutato, in quanto, l’ostensione dei documenti richiesti, unita peraltro al particolare regime di pubblicità dei dati oggetto di accesso civico, può arrecare al Sindaco soggetto controinteressato – che fra l’altro non risulta essere stato coinvolto nel procedimento di accesso (cfr. art. 5, comma 5, del d. lgs. n. 33/2013) – a seconda delle ipotesi e del contesto in cui le informazioni fornite possono essere utilizzate da terzi, proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall'art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013. Va, infatti, considerata la tipologia e la natura dei dati e delle informazioni personali contenuti nei documenti descritti (relativi, peraltro, a un procedimento penale archiviato), i quali potrebbero determinare un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà del soggetto controinteressato, con possibili ripercussioni negative sul piano personale e sociale. Ciò anche tenendo conto delle ragionevoli aspettative di confidenzialità in relazione al trattamento dei dati personali al momento in cui questi sono stati raccolti dal Comune (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

In tale contesto, si ritiene che non sia possibile fornire neanche un accesso civico parziale (cfr. art. 5-bis, comma 4, del d. lgs. n. 33/2013), oscurando il nominativo del Sindaco e dei soggetti terzi citati in atti, tenuto conto che i dati di dettaglio renderebbero comunque i soggetti controinteressati indirettamente identificabili.

4. Sull’accesso civico a certificati e documenti di riconoscimento

In relazione ai documenti citati supra in par. 1 alla lett. c) – precisamente, certificati penali e anagrafici, documento di riconoscimento e tessera sanitaria del Sindaco – si evidenzia che tale documentazione contiene documenti ulteriori rispetto a quelli oggetto dell’istanza di accesso civico, anche se allegata alla documentazione trasmessa ai fini dell’istruttoria.

Si tratta di documenti contenenti dati e informazioni personali del tutto eccedenti e sproporzionati rispetto alla richiesta di accesso, la cui generale ostensione – considerando il particolare regime di pubblicità dei dati oggetto di accesso civico (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013) – determina anche in questo caso un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà del soggetto controinteressato, nonché, ripercussioni negative esponendo quest’ultimo anche a possibili furti d’identità arrecando al Sindaco un pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall'art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.

5. Sull’accesso civico alla corrispondenza e comunicazioni interpersonali

Sempre in relazione alla documentazione scambiata con gli uffici interessati oggetto dell’accesso civico, risultano i documenti descritti supra in par. 1 alla lett. d), ossia numerose e-mail di corrispondenza fra il Sindaco, il Comune e relativi dipendenti, l’assicurazione, il difensore nominato, gli uffici giudiziari contenenti, fra l’altro, riferimenti al procedimento penale riguardante il Sindaco poi archiviato, nonché screenshot di chat di messaggeria istantanea.

Come noto, le comunicazioni interpersonali scambiate tramite e-mail sono coperte dalle garanzie costituzionali di cui all’art. 15 Cost. che ne tutelano «la libertà e la segretezza». Analogamente, sul piano penale, anche gli art. 616 ss. c.p., garantiscono il segreto sul contenuto della corrispondenza anche se «informatica o telematica».

In materia di accesso civico, l’art. 5-bis, comma 2, lett. b), del d. lgs. n. 33 del 14/3/2013 sancisce che l’accesso civico deve essere rifiutato «se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela» della «libertà e […] segretezza della corrispondenza».

Sul punto, l’Autorità nazionale anticorruzione nelle proprie guida in materia di accesso civico ha, inoltre, indicato che la relativa tutela «è volta a garantire non solo la segretezza del contenuto della corrispondenza fra soggetti predeterminati, ma anche la più ampia libertà di comunicare reciprocamente, che verrebbe pregiudicata dalla possibilità che soggetti diversi dai destinatari individuati dal mittente possano prendere conoscenza del contenuto della relativa corrispondenza» (par. 8.2).

Nelle medesime Linee guida è precisato che «La predetta nozione di corrispondenza comprende, inoltre, sia il contenuto del messaggio, che gli eventuali file allegati, nonché i dati esteriori della comunicazione, quali, ad esempio, l’identità del mittente e del destinatario, l’oggetto, l’ora e la data di spedizione», e che «l’ente  destinatario dell’istanza di accesso generalizzato dovrà tenere in considerazione la natura della stessa, le intenzioni dei soggetti coinvolti nello scambio della corrispondenza e la legittima aspettativa di confidenzialità degli interessati ivi compresi eventuali soggetti terzi citati all’interno della comunicazione» (ivi).

In relazione, pertanto all’accesso civico alla corrispondenza fra il Sindaco, il Comune e relativi dipendenti, l’assicurazione, il difensore nominato, gli uffici giudiziari contenenti anche riferimenti al procedimento penale (poi archiviato) riguardante il Sindaco, nonché agli screenshot di chat di messaggeria istantanea che risultano allegati agli atti processuali (cfr. supra par. 1, lett. d), si ritiene che oltre al limite derivante dalla protezione dei dati personali ivi contenuti – per i quali valgono in ogni caso le osservazioni contenute nel precedente paragrafo 3 sulla sproporzione e sul pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali (art. 5-bis, comma 2, lett. a, del d. lgs. n. 33/2013) derivante dalla relativa ostensione, considerando che fanno in generale riferimento a dati riguardanti un procedimento penale archiviato e contengono informazioni di dettaglio non necessarie e riservate – il Comune abbia correttamente richiamato, conformemente alle indicazioni di ANAC sopra richiamate, anche il limite derivante dall’art. 5-bis, comma 2, lett. b), del d. lgs. n. 33 del 14/3/2013 laddove sancisce che l’accesso civico deve essere rifiutato «se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela» della «libertà e […] segretezza della corrispondenza». Ciò considerando le intenzioni e la legittima aspettativa di confidenzialità dei soggetti che hanno effettuato le comunicazioni e hanno scambiato corrispondenza citata oggetto di accesso civico.

Anche in questo caso, si ritiene che non sia possibile fornire neanche un accesso civico parziale (cfr. art. 5-bis, comma 4, del d. lgs. n. 33/2013), oscurando – come richiesto nella richiesta di riesame – i dati del Sindaco, in quanto la corrispondenza contiene anche dati di soggetti terzi e, ogni caso, nonostante tale accorgimento lo stesso risulterebbe indirettamente identificabile dai dati di dettaglio e di contesto contenuti nella corrispondenza.

6. Sull’accesso civico all’istanza di rimborso del Sindaco

Quanto alla documentazione riguardante l’istanza di rimborso presentata dal Sindaco al fine di pervenire alla liquidazione dell’indennizzo delle spese legali affrontate per la difesa nel procedimento penale oggetto dell’accesso, risultano i documenti descritti supra in par. 1 alla lett. e), che riguardano in particolare la richiesta del Sindaco al Comune di rimborso delle spese legali e relative dichiarazioni rilasciate ai sensi del d.P.R. n. 445 del 28/12//2000, comprese la proposta di parcella dell’avvocato e l’atto di quietanza di pagamento della liquidazione (completo dei dati relativi al procedimento penale, codice fiscale e dati bancari con codice iban del Sindaco).

Nelle linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico è espressamente indicato che per verificare l’impatto sfavorevole che potrebbe derivare ai soggetti controinteressati dalla conoscibilità da parte di chiunque delle informazioni richieste (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013), l’ente destinatario della richiesta di accesso generalizzato deve far riferimento a diversi parametri, tra i quali, anche «la natura dei dati personali oggetto della richiesta di accesso o contenuti nei documenti ai quali di chiede di accedere» nonché «il ruolo ricoperto nella vita pubblica, la funzione pubblica esercitata o l’attività di pubblico interesse svolta dalla persona cui si riferiscono i predetti dati» (Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, par. 8.1).

Il ruolo ricoperto nella vita pubblica dai Sindaci, la connessa funzione pubblica esercitata e l’attività di pubblico interesse svolta, sono elementi che devono essere tenuti in considerazione al fine di verificare l’esistenza del pregiudizio – che deve essere adeguatamente motivato – alla protezione dei dati personali di soggetti titolari di incarichi istituzionali (art. 5-bis, comma 2, lett. a, del d. lgs. n. 33/2013).

A tal riguardo, la fattispecie sottoposta all’attenzione del Garante si segnala per la circostanza che, rispetto ai documenti citati, sono soggetti controinteressati nel procedimento relativo di accesso civico oltre al Sindaco, che riveste indubbiamente un incarico pubblico, anche l’avvocato di fiducia che ha emesso la parcella.

Rispetto a questi documenti, si ritiene che sia necessario operare i dovuti distinguo e che in linea generale non possa essere opposto alcun motivo di protezione dei dati personali in relazione alla ostensione dell’entità del rimborso a carico del Comune e liquidato dalla compagnia assicurativa, riguardante le spese legali affrontate dal Sindaco. Ciò tenendo in considerazione il regime di pubblicità e trasparenza rafforzato richiesto per coloro che rivestono incarichi di indirizzo politico in relazione ai compensi percepiti (cfr. art. 14 d. lgs. n. 33/2013) e dell’attenuata aspettativa di confidenzialità in capo a coloro che rivestono incarichi pubblici quali gli amministratori di un ente locale.

Di contro, per gli altri documenti relativi alle dichiarazioni rilasciate dal Sindaco ai sensi del d.P.R. n. 445 del 28/12//2000 e all’atto di quietanza di pagamento dell’assicurazione dell’avvenuta liquidazione del pagamento (completo dei dati relativi al procedimento penale, codice fiscale e dati bancari con codice iban), si ritiene che l’amministrazione abbia correttamente rifiutato l’accesso civico alla luce delle le osservazioni già espresse supra nel precedente paragrafo 3 in relazione alla sproporzione e al pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali (art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013) derivante dalla relativa ostensione considerando che fanno in generale riferimento a dati riguardanti un procedimento penale archiviato e alla circostanza che contengono dati di dettaglio del tutto inconferenti rispetto alla domanda di accesso civico (es: codice fiscale, codice iban, ecc.)

Quanto infine alla copia della parcella del difensore contenente i dettagli delle spese, sotto l’aspetto procedurale, diversamente da quanto previsto dalla disciplina in materia di accesso civico, non risulta dagli atti che siano stati coinvolti nel procedimento relativo all’accesso civico i soggetti controinteressati (ossia il sindaco e il legale rappresentante). La comunicazione della richiesta di accesso civico ai soggetti controinteressati ha, infatti, la funzione di consentire a questi ultimi di intervenire eventualmente nel procedimento, presentando una motivata opposizione, laddove ritengano che dall’accoglimento dell’accesso civico possa derivare un pregiudizio concreto, fra l’altro, alla protezione dei propri dati personali, utile per le valutazioni che l’amministrazione è tenuta a effettuare.

Al riguardo, in ogni caso, di rileva che, anche se – come detto – non vi sono motivi legati alla protezione dei dati personali per negare l’ostensione dell’entità del rimborso a carico del Comune delle spese legali affrontate dal Sindaco, va comunque rispettato il limite derivante dal rispetto del principio di minimizzazione dei dati personali ai sensi dell’art. 5, par. 1, lett. c, del RGPD, nonché l’esistenza di una “ragionevole aspettativa” di riservatezza, riguardante i rapporti fra il legale di fiducia e il proprio rappresentato – anche se, in questo caso, quest’ultimo riveste un incarico di indirizzo politico (in materia di rifiuto dell’accesso civico a fatture e documenti contabili degli avvocati cfr. anche le osservazioni contente in Tar Lazio n. 4122 del 28/03/2019 che afferma come il «diritto di accesso civico generalizzato non è […] riconosciuto dall’ordinamento per controllare l’attività dei privati o i rapporti tra essi intercorrenti»).

7. Conclusioni

Per tutti i motivi sopra esposti, si invita l’amministrazione a rivalutare la richiesta di accesso civico ai documenti richiesti, previo coinvolgimento dei soggetti controinteressati, e a riesaminare il provvedimento di diniego integrale dell’accesso civico generalizzato, fornendo nella risposta una motivazione congrua e completa rispetto all’esistenza o meno dei limiti di cui all’art. 5-bis del d. lgs. n. 33/2013.

Tale valutazione deve essere, inoltre, condotta rispetto ai singoli atti (o alle specifiche categorie di atti) richiesti alla luce delle indicazioni contenute nelle richiamate Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, tenendo conto di quanto osservato nei precedenti paragrafi e, in particolare, delle seguenti circostanze:

1. che per alcuni documenti – es.: polizza di assicurazione della responsabilità civile patrimoniale della pubblica amministrazione, completa di allegati, stipulata fra il Comune e la società di assicurazione; comprensiva, fra l’altro, di scheda di copertura, definizioni, norme regolatorie, condizioni di garanzia, estensioni di assicurazione, scheda tecnica, questionario della proposta sia nella versione vuota che nella versione compilata dal Comune, ecc. – l’accesso civico non può essere negato per motivi di protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013 (cfr. par. 2);

2. gli atti del procedimento penale e relativi allegati (quali, fra gli altri, decreti giudiziari, avvisi, relate di notifiche, richieste del p.m., denuncia/querela, ricevute di deposito) restano conoscibili nelle modalità previste alle pertinenti disposizioni processuali (cfr. art. 51 del Codice), fra cui l’art. 116 del codice di procedura penale che non può essere derogato dalla disciplina in materia di accesso civico e il relativo accesso civico va escluso ai sensi dell’art. 5-bis, comma 3, del d. lgs. n. 33/2013. Peraltro tali documenti contengono informazioni anche “relative a reati” (cfr. art 10 del RGPD) e informazioni inerenti al procedimento penale a carico del Sindaco, per cui la relativa ostensione tramite l’accesso civico può causare un pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali ai sensi dell'art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013. (cfr. par. 3);

3. i certificati penali e anagrafici, il documento di riconoscimento e la tessera sanitaria del Sindaco, anche se allegati alla documentazione trasmessa, non risultano essere oggetto dell’istanza e contengono dati personali del tutto eccedenti e sproporzionati rispetto alla richiesta di accesso civico. La relativa generale ostensione determina un’interferenza ingiustificata, arrecando al controinteressato un pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali ai sensi dall'art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013 (cfr. par. 4);

4. l’eventuale ostensione tramite l’accesso civico generalizzato delle e-mail di corrispondenza fra il Sindaco, il Comune e relativi dipendenti, l’assicurazione, il difensore nominato, gli uffici giudiziari, nonché degli screenshot di chat di messaggeria istantanea che risultano allegati agli atti processuali, determina un’interferenza ingiustificata nei diritti e libertà dei controinteressati arrecando un pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali e alla libertà e segretezza della corrispondenza, ai sensi dall'art. 5-bis, comma 2, lett. a) e b), del d. lgs. n. 33/2013 (cfr. par. 5);

5. non può essere opposto alcun motivo di protezione dei dati personali in relazione alla ostensione dell’entità del rimborso a carico del Comune e liquidato dalla società di assicurazione delle spese legali affrontate dal Sindaco, tenuto in considerazione il regime di pubblicità e trasparenza rafforzato richiesto per coloro che rivestono incarichi di indirizzo politico in relazione ai compensi percepiti (cfr. art. 14 d. lgs. n. 33/2013) e dell’attenuata aspettativa di confidenzialità in capo a coloro che rivestono incarichi pubblici quali gli amministratori di un ente locale (cfr. par. 6);

6. l’ostensione tramite l’accesso civico delle dichiarazioni rilasciate dal Sindaco ai sensi del d.p.r. n. 445 del 28/12//2000, dell’atto di quietanza di pagamento dell’assicurazione dell’avvenuta liquidazione del pagamento (completo dei dati relativi al procedimento penale, codice fiscale e dati bancari con codice iban), nonché della copia della parcella del difensore contenente i dettagli delle spese determina un trattamento sproporzionato non conforme al principio di minimizzazione dei dati personali ai sensi dell’art. 5, par. 1, lett. c), del RGPD nonché un pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali (art. 5-bis, comma 2, lett. a, del d. lgs. n. 33/2013), tenendo conto della presenza di dati di dettaglio del tutto inconferenti rispetto alla domanda di accesso civico (es: codice fiscale, codice iban, particolari delle spese legali ecc.) e alla presenza di informazioni che in generale fanno riferimento a dati riguardanti un procedimento penale archiviato a carico del Sindaco (cfr. par. 6);

Resta fermo che, in generale, tutte le valutazioni effettuate dal Comune in merito all’ostensione dei documenti richiesti mediante accesso civico dovrà in ogni caso tenere conto, al fine di assicurare il principio di minimizzazione dei dati personali ai sensi dell’art. 5, par. 1, lett. c), del RGPD, del fatto che la comunicazione dei dati riguardanti un procedimento penale, nonché di dati di dettaglio del tutto inconferenti rispetto alla domanda di accesso civico (es: codice fiscale, codice iban, ecc.) – per le ragioni già descritte nei parr. 3 e 6 – può arrecare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti cui tali dati si riferiscono.

Per completezza, si evidenzia infine che considerati, in ogni caso, gli interessi descritti dal soggetto istante nell’istanza di riesame, rimane impregiudicata ogni autonoma valutazione dell’amministrazione sull’esistenza dei presupposti, a partire dall’«interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso», che possa consentire, per altro verso, l’accesso ai documenti richiesti mediante l’esercizio del diverso accesso ai documenti amministrativi secondo la procedura e i limiti di cui agli artt. 22 ss. della l. n. 241 del 7/8/1990.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

esprime parere nei termini suesposti in merito alla richiesta del Difensore civico della Regione Piemonte, ai sensi dell’art. 5, comma 8, del d. lgs. n. 33/2013.

Roma, 20 giugno 2024

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Scorza

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei