[doc. web. n. 30891]

Amministrazione della giustizia - Trattamento di dati per ragioni di giustizia - 23 giugno 1998

Nel ribadire la differenza esistente tra i trattamenti effettuati da organi giudiziari "per ragioni di giustizia" e quelli svolti per scopi "amministrativi" (in bollettino n. 2 pag. 35), il Garante affronta anche la problematica relativa al rilascio di copie degli atti giudiziari.

Roma, 23 giugno 1998

Corte Militare d´Appello di
Roma

OGGETTO: Legge 31 dicembre 1996, n. 675. Problematiche relative al trattamento di dati personali da parte di uffici giudiziari

Codesta Corte ha rappresentato alcune problematiche applicative della legge n. 675 riguardanti effettuati dagli uffici giudiziari militari.

Il primo profilo attiene alla disciplina applicabile alla raccolta e alla conservazione dei dati contenuti nei fascicoli personali dei magistrati.

Attualmente fra i trattamenti di dati personali effettuati dagli uffici giudiziari si possono distinguere quelli per scopi "amministrativi" e quelli svolti (ai sensi dell´art. 4, comma 1, lett. d) della legge n. 675) "per ragioni di giustizia".

Ai primi si applica la comune disciplina prevista dalla legge n. 675 per i trattamenti effettuati dai soggetti pubblici; i secondi, invece, devono osservare una disciplina "speciale", che al momento consiste delle disposizioni della legge n. 675 richiamate dal comma 2 del predetto art. 4, nonché di altre norme collocate in legge che regolano l´attività giudiziaria.

Per applicare questa distinzione ai dati inerenti ai magistrati, il Garante ritiene pertinenti le considerazioni già espresse nel parere reso al Consiglio Superiore della Magistratura, dal quale può evincersi che la comune attività amministrativa concernente il personale di magistratura dovrebbe essere considerata alla stregua di quella che riguarda ogni altro dipendente pubblico, ferme restando particolari situazioni come quelle ipotizzate dal Garante nel parere stesso che si allega.

Tutto ciò premesso, rispetto al comune trattamento dei dati personali da parte dei soggetti pubblici, si ricorda che la legge n. 675 stabilisce che:

a) il trattamento è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, nei limiti stabiliti dalle leggi e dai regolamenti (art. 27, comma 1);

b) la comunicazione e la diffusione dei dati ad altri soggetti pubblici, esclusi gli enti pubblici economici, sono ammesse quando sono previste da norme di legge o di regolamento o risultino, comunque, necessarie per lo svolgimento delle funzioni istituzionali (in questo ultimo caso, previa comunicazione al Garante, che può vietarle in caso di violazione della stessa legge n. 675: art. 27, comma 2);

c) la comunicazione e la diffusione dei dati da parte dei soggetti pubblici nei confronti di soggetti privati o enti pubblici economici sono ammesse solo se previste da norme di legge o di regolamento (art. 27, comma 3);

d) il trattamento dei dati "sensibili" (art. 22, comma 1) da parte dei soggetti pubblici è consentito solo se autorizzato da espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e le rilevanti finalità d´interesse pubblico perseguite (art. 22, comma 3).

Da ciò discende, per ciascun soggetto pubblico, la necessità di verificare le fonti normative che sorreggono la propria attività, fonti che, nel caso dei dati sensibili, devono essere sufficientemente dettagliate nei termini appena indicati. Il legislatore ha temperato il nuovo regime dei dati sensibili con una disposizione transitoria (di recente prorogata) che permette agli uffici pubblici di proseguire il trattamento fino all´8 novembre 1998, anche in assenza di una espressa disposizione di legge e previa comunicazione al Garante (art. 41, comma 5, della legge n. 675, come modificato dal d.lg. 8 maggio, n. 135).

Entro tale data, il legislatore dovrà provvedere, in attuazione della legge - delega 31 dicembre 1996, n. 676, a colmare le "lacune" normative esistenti rispetto a trattamenti non supportati da adeguate disposizioni di legge.

Pertanto, per quanto riguarda i trattamenti di dati sensibili relativi alla salute o all´adesione a determinate associazioni, cui si fa riferimento nella nota, ove essi non siano previsti specificamente da una norma di legge, si potrà ricorrere al citato regime transitorio, senza necessità di richiedere l´autorizzazione del Garante di cui al comma 1 dell´ art. 22, che riguarda solo i trattamenti di dati sensibili effettuati da soggetti privati ed enti pubblici economici.

A prescindere dalla sussistenza o meno di tale norma primaria, codesta Amministrazione potrà legittimamente trattare i dati in questione, in quanto la nota del 12 maggio può essere considerata, sul piano sostanziale, come una "comunicazione" ai sensi del predetto art. 41, comma 5.

Il secondo quesito riguarda le eventuali limitazioni derivanti dalla legge n. 675 al rilascio di copie di atti giudiziari a comandi o enti militari. In particolare, si chiede di conoscere se, ed entro quali limiti, debba considerarsi in vigore l´art. 116 del codice di procedura penale, a norma del quale chiunque vi abbia interesse può ottenere il rilascio di copie, estratti o certificati di singoli atti, previa autorizzazione da parte della sola autorità giudiziaria competente.

Il Garante ha già affrontato la problematica della "compatibilità" della legge n. 675 del 1996 con altre normative, ed ha precisato che l´applicabilità della prima non comporta necessariamente un regime di assoluta riservatezza dei dati, dovendosi verificare di volta in volta se sussistono altri diritti o interessi meritevoli di pari o superiore tutela.

Il Garante ha così individuato varie disposizioni non abrogate della legge n. 675, in quanto tendenti ad assicurare la pubblicità di taluni atti e la trasparenza dell´attività della pubblica amministrazione. Tra tali disposizioni possono essere certamente ricomprese la legge n. 241 del 1990 in materia di accesso ai documenti amministrativi, le norme che assicurano la pubblicità degli atti parlamentari e quelle che riguardano la conoscibilità degli esiti, del calendario dei processi e della pubblicità delle udienze.

Non vi è dubbio che anche nel caso in esame debba prevalere l´interesse alla pubblicità degli atti giudiziari, sotto il controllo dell´autorità giudiziaria e nel rispetto della norma principale che presuppone l´esistenza di un interesse in capo al soggetto che chiede copia degli atti processuali.

A conferma di questa conclusione, va ricordato che il rilascio di copie di atti giudiziari ai sensi dell´art. 116 c.p.p., come pure delle corrispondenti norme del codice di procedura civile integra certamente un´attività "per ragioni di giustizia" che al momento è soggetta solo ad alcune disposizioni della legge n. 675/1996 (cfr. il citato art. 4, comma 2, che non prevede l´applicabilità dell´art. 27), in attesa che il decreto delegato previsto dall´art. 1, comma 1, lettera i) della legge n. 676/1996 completi il quadro normativo.

IL PRESIDENTE