[doc. web n. 3117736]

Conservazione fino a 60 giorni delle immagini registrate mediante un impianto di videosorveglianza. Verifica preliminare - 13 marzo 2014

Registro dei provvedimenti
n. 121 del 13 marzo 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da KW S.p.A. ai sensi dell´art. 17 del Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito "Codice");

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (in www.garanteprivacy.it; doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

In data 5 marzo 2013, KW S.p.A., in ossequio a quanto prescritto dal provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha formulato un´istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice)- poi regolarizzata in data 8 agosto 2013- al fine di poter conservare per 60 giorni le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianza istallato presso il centro logistico di JJ (Lodi).

In particolare, KW S.p.A. ha dichiarato di appartenere alla Business Unit Global Services del Gruppo KW International Ltd., leader mondiale nella fornitura di "servizi per la produzione di componenti elettronici destinati ad essere utilizzati anche nella realizzazione di reti di telecomunicazioni, nell´elettronica di consumo, nell´industria computeristica e in quella delle apparecchiature mediche", e di operare come centro di distribuzione per il Sud Europa dei prodotti contraddistinti dal marchio "HH", curando le operazioni di ricezione e di stoccaggio delle merci all´interno del proprio magazzino, la loro eventuale "customizzazione" (ad esempio, effettuando "incisioni laser personalizzate") e la loro spedizione al cliente finale, con esclusione della fase di trasporto, rimessa al singolo corriere, direttamente incaricato dal cliente finale.

In particolare, la società ha riferito che le merci, una volta pervenute, vengono prese in consegna dal Centro Assistenza Doganale CAD KK s.r.l., il quale, essendo titolare di certificazione AEOF - Authorized economic operator full, procede anche al disbrigo di tutti gli adempimenti amministrativi; successivamente, anche il prelevamento della merce dal deposito doganale è curato dal medesimo Centro di Assistenza.

Il processo organizzativo consente a KW S.p.A. di poter costantemente monitorare la effettiva "coincidenza dello stock di prodotti conservati in magazzino con quanto riportato nel sistema informatico" che ne traccia la movimentazione. Tale monitoraggio, più specificamente, avviene attraverso due distinte forme di inventario: la c.d. "conta ciclica", che viene quotidianamente effettuata da un apposito "staff" sui prodotti stoccati presso le aree del magazzino, e che permette che una stessa area sia ciclicamente inventariata ogni 30 giorni circa; il c.d. "wall to wall", che comporta un "inventario totale del magazzino", il quale normalmente viene effettuato ogni sei mesi, "a meno che non si verifichino eventi eccezionali" che richiedano un monitoraggio immediato.

Ciò nonostante, la società ha dichiarato di non essere riuscita ad evitare numerosi atti delittuosi, come dimostrato da una serie di denunzie inoltrate presso le Forze dell´ordine in occasione dell´avvenuta rilevazione di sottrazioni o manomissioni di merci.

In ragione di ciò, la società, nel valutare eventuali miglioramenti da apportare sul piano della sicurezza interna, ha rilevato che le attuali modalità di espletamento dell´attività di videosorveglianza -indispensabile per controllare lo stoccaggio e lo spostamento delle merci dal momento del loro ingresso nella struttura sino a quello della fuoriuscita- risulterebbero inadeguate, in quanto la conservazione delle immagini per soli 7 giorni (così come stabilito dalla Direzione provinciale del lavoro di Lodi nel 2011) sovente precluderebbe l´accertamento delle cause dei possibili ammanchi o dei danneggiamenti delle merci, con conseguente impossibilità per le Forze dell´ordine di acquisire elementi utili per individuare i responsabili.

Tale situazione, di per sé penalizzante, da un lato avrebbe spinto la "HH" -unico cliente- a sollecitare con forza l´implementazione di misure di sicurezza "eccezionali", dall´altro avrebbe portato lo stesso Nucleo Operativo dei Carabinieri di Codogno a chiedere a più riprese un miglioramento "dell´attuale sistema di videosorveglianza", anche mediante un ampliamento del periodo di conservazione delle immagini (cfr. nota del 5 marzo 2013).

Ciò premesso, la società ha chiesto di poter conservare le immagini registrate per almeno 60 giorni, in modo tale da adeguare il sistema di videosorveglianza anche agli standard di sicurezza previsti dal sistema di certificazione volontaria sulla qualità e sicurezza dei servizi legati al trasporto della merce, gestito dall´associazione internazionale "Transported asset protection association" (TAPA), a cui la stessa KW International Ltd. aderisce.

A corredo della presente istanza, la società ha prodotto copia dell´autorizzazione rilasciata dalla Direzione provinciale del lavoro di Lodi il 19 luglio 2011, volta a regolare l´utilizzo del sistema di videosorveglianza rispetto ai rischi connessi al "controllo indiretto dell´attività lavorativa" dei dipendenti; inoltre, la stessa ha dichiarato di aver inoltrato  il 25 novembre 2012 una nuova istanza alla stessa Direzione del lavoro, "al fine di essere autorizzata ad incrementare la sicurezza con nuovi supporti tecnologici" e nuovi "processi di sorveglianza".

2. Il funzionamento del sistema

L´impianto di videosorveglianza di cui la società già si avvale è parte di un più ampio apparato di sicurezza, che consta anche di un sistema di rilevazione di eventi generatori di allarme e di dispositivi "metal-detector" installati presso i varchi del sito produttivo (cfr. Autorizzazione rilasciata dalla Direzione provinciale del lavoro di Lodi in data 19 luglio 2011); inoltre, la società ha riferito di aver predisposto anche un servizio di "vigilanza armata", che utilizza "una postazione esterna durante le ore diurne ed interna durante le ore notturne"(cfr. nota del 5 marzo 2013).

Il sistema di videosorveglianza attualmente si compone di 78 telecamere, di cui 6 situate lungo il perimetro del magazzino ed aventi un angolo di visuale orientato verso l´entrata e verso i punti di carico e di scarico delle merci; di esse, alcune sono mobili e provviste di infrarossi "passivi". Le rimanenti 72 telecamere (di cui alcune mobili), sono tutte posizionate all´interno del magazzino e, in particolare, nei luoghi di ricezione delle merci, nell´area dei nastri trasportatori e nelle zone di stoccaggio.

La società ha dichiarato che la gestione dell´impianto di videosorveglianza è stata rimessa a XY S.r.l., affidataria del servizio di sicurezza, la quale, designata "responsabile del trattamento", ha accesso, tramite i suoi addetti, nominati "incaricati del trattamento", alle immagini visualizzate sui monitor collocati nella stanza "Security manager".

Le immagini, attualmente conservate solo per 7 giorni, sono registrate su 3 server collocati in una  "Security server room" e la loro visione, possibile solo nel caso in cui si rilevino eventuali illeciti, richiede l´utilizzazione di un sistema di "password plurime", che debbono essere digitate congiuntamente dal responsabile aziendale, dal partner per l´attività di sicurezza (XY S.r.l.) e da un rappresentante dei lavoratori appositamente nominato, i quali sono stati anch´essi designati "incaricati del trattamento".

Inoltre, la Società ha affermato di aver assolto all´obbligo di rendere l´informativa apponendo dei cartelli sia all´interno che all´esterno del magazzino (cfr. nota pervenuta il 26 agosto 2013).

3. Presupposti di liceità del trattamento

L´odierna richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate presso il centro logistico di JJ deve essere valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell´istanza due distinte esigenze.

Su un piano più generale, KW S.p.A. ha affermato che la necessità di allungare i tempi di conservazione delle immagini deriverebbe dall´esigenza di essere in linea con i "gli standard di sicurezza internazionali" e, segnatamente, con quelli fissati dalla Transported asset protection association (TAPA), i quali sono comunemente considerati nel settore come standard fondamentali per garantire al meglio la sicurezza dei magazzini, dei centri logistici e delle merci trasportate. Nel caso specifico, il Regolamento TAPA prevede espressamente, come livello massimo di sicurezza, che le immagini videoregistrate siano conservate almeno 30 giorni.

Per ciò che riguarda il valore legale degli standard TAPA (determinati dalla suddetta Associazione), si deve rilevare che essi non sono giuridicamente vincolanti, perché stabiliti da un ente privato. Però, al contempo, non può non tenersi conto del fatto che detta associazione, composta da più di 600 membri tra produttori, fornitori di servizi logistici e corrieri espressi, coopera costantemente a stretto contatto con Forze di polizia e di sicurezza (law enforcement agencies - LEA) e con enti pubblici, perseguendo l´obiettivo comune di ridurre le perdite sofferte dalla catena di approvvigionamento internazionale attraverso la prevenzione di furti e danneggiamenti, legati, in alcuni casi, anche ad atti di terrorismo internazionale.

Anzi, proprio perché ritenuti tecnicamente validi e, al contempo, rivolti ad un settore di rilevante interesse pubblico, spesso sono le stesse autorità pubbliche a promuoverne l´osservanza o, addirittura, a fare diretto riferimento ad essi.

Pertanto, si deve ritenere che, oramai, gli standard di sicurezza in questione, di fatto, abbiano assunto un´importanza fondamentale sia in sede nazionale, sia in sede internazionale, venendo a costituire –benché posti da un ente privato- un ineludibile punto di riferimento per tutti coloro che si trovino ad operare nel settore dell´approvvigionamento delle merci.

Inoltre, sempre sotto il profilo dell´osservanza degli standard di sicurezza, si deve sottolineare che la società, in qualità di titolare di un "deposito doganale" (cfr. art. 98-113 del Codice doganale comunitario), ha il dovere di garantire che le merci, durante tutto il periodo di permanenza al suo interno (art. 101), restino a disposizione dell´Autorità doganale per eventuali controlli, con contestuale assunzione della precisa responsabilità di "fornire un´adeguata protezione della zona di magazzinaggio contro le intrusioni esterne" (cfr. "Taxud/B2/047/2011 rev.3).

In secondo luogo, KW S.p.A. ha affermato che la necessità di conservare le immagini per 60 giorni sarebbe collegata all´esigenza di proteggere il patrimonio aziendale, altrimenti non adeguatamente tutelabile in ragione delle peculiari modalità di svolgimento dell´attività lavorativa che, di fatto, impedirebbero un repentino accertamento di eventuali danneggiamenti o di furti di merce.

In proposito, la Società ha riferito che, spesso, nonostante l´effettuazione di specifiche attività di monitoraggio all´interno delle aree di stoccaggio, numerosi danneggiamenti o ammanchi di merci possono essere rilevati soltanto a distanza di un notevole lasso temporale, con la conseguenza che tra il momento della constatazione dell´illecito e quello della visione delle immagini registrate può intercorrere un lasso temporale assai ampio, che sovente può arrivare anche a 60 giorni.

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta della società possa essere ritenuta conforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

In particolare, sia l´avvenuta installazione del sistema di videosorveglianza, sia l´odierna richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate presso il sito trovano la loro giustificazione in obiettive esigenze di tutela del patrimonio aziendale e nel legittimo interesse del titolare volto a prevenire o a far perseguire possibili illeciti posti in essere a danno dell´azienda, dei suoi dipendenti o dei clienti, aspetti che possono trovare tutela attraverso l´applicazione dell´istituto del bilanciamento degli interessi (art. 24, comma 1, lett. g) del Codice), così come attuato dal provvedimento sulla videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (cfr. 6.2.2).

Più specificamente, i ripetuti e documentati atti criminosi che hanno interessato il magazzino di JJ nel corso negli ultimi anni, favoriti dall´ubicazione isolata del sito e dall´ingente valore della merce conservata (cfr., tra le tante, la denunzia sporta il 1° febbraio 2012, allorché fu accertata l´avvenuta sottrazione di ben 348 I-Phone), dimostrano l´esigenza di rafforzare il livello di sicurezza interno all´azienda, mentre le obiettive difficoltà di accertare in tempi brevi –nonostante le procedure di verifica già implementate- gli illeciti perpetrati a danno del patrimonio aziendale valgono a giustificare la pretesa di procedere ad una conservazione fino a 60 giorni delle immagini registrate, per consentire all´Autorità giudiziaria di individuare i responsabili.

Sul piano della sicurezza dei dati, la procedura di accesso predisposta dalla società risulta pienamente adeguata, consentendo di prendere visione delle registrazioni solo in caso di necessità, per il tramite di appositi soggetti designati "incaricati del trattamento" e con l´osservanza di un sistema di autenticazione basato sulla digitazione di "password plurime", così come stabilito dalla Direzione territoriale del lavoro di Lodi.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità KW S.p.A. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell´art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell´impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale e la sicurezza delle merci stoccate, questa Autorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta nei termini richiesti.

L´accesso alle immagini registrate, ovviamente, potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE,

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette la conservazione fino a 60 giorni di tutte le immagini registrate da KW S.p.A. mediante l´impianto di videosorveglianza attualmente in uso presso il magazzino ubicato a JJ, al solo fine dell´accertamento di eventuali illeciti e dell´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili.

L´accesso alle immagini registrate potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Roma, 13 marzo 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia