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Compiti del Garante - Non luogo a provvedere sul ricorso e instaurazione da parte del Garante di un autonomo procedimento - 10 ottobre 2001

Anche nell´ipotesi in cui il procedimento instaurato con ricorso si concluda con dichiarazione di non luogo a provvedere, per avere il titolare del trattamento dato riscontro alle richieste dell´interessato di accesso ai dati detenuti dalla società datrice di lavoro, resta integra la facoltà del Garante di instaurare un autonomo procedimento al fine di verificare particolari aspetti concernenti il trattamento dei dati operato dal titolare.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTI i ricorsi presentati dal sig. Avenia in data 26 luglio e 7 settembre 2001 nei confronti di Sud Leasing S.p.A., in relazione al parziale riscontro fornito alle richieste di accesso formulate ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996, volte a conoscere alcuni dati personali, il nominativo del responsabile del trattamento, nonché ad ottenere la rettificazione e l´integrazione dei dati relativi alle proprie posizioni ricoperte all´interno della società;

RITENUTO di disporre la riunione dei due procedimenti sopra citati in considerazione dell´identicità delle parti e dell´oggetto delle richieste avanzate nei confronti del titolare del trattamento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, le note n. 9419/16981 del 31/7/2001 e 10960/17460 del 10/9/2001, con la quale questa Autorità ha invitato il titolare del trattamento, ai sensi dell´art. 20, comma 1, del d.P.R. n. 501/1998, ad aderire spontaneamente alle richieste dell´interessato, comunicando allo stesso i dati personali richiesti e inviando contestualmente all´Ufficio del Garante copia della comunicazione;

VISTE le note di risposta pervenute l´8 agosto 2001, il 7 e il 24 settembre 2001 a questa Autorità, con la quale Sud Leasing S.p.A. ha comunicato il nominativo del responsabile del trattamento dei dati personali dei dipendenti ed ha precisato che:

• in data 31/7/2001 il ricorrente avrebbe preso visione ed estratto copia di tutti i documenti richiesti;
• Sud Leasing S.p.A. sarebbe al termine di un processo di liquidazione e quindi, "alleggeriti il più possibile gli archivi cartacei, sta eliminando ciò che non risultava più utile";
• "la società non dispone – e non disponeva al tempo della richiesta di accesso – di dati e documenti riguardanti l´attività di lavoro e la carriera dell´Avv. Avenia, ulteriori rispetto a quelli di cui quest´ultimo ha potuto prendere visione ed estrarre copia";
• "lo stato di servizio consegnato a suo tempo è stato redatto, invece, sulla base di notizie fornite dai soggetti che conservavano memoria diretta dei fatti".

VISTE le ulteriori osservazioni dell´interessato pervenute il 23 agosto 2001, l´11 settembre 2001 e il 22 settembre 2001, nonché le dichiarazioni rese nel corso delle audizioni del 14 settembre e del 5 ottobre 2001, nelle quali il ricorrente ha ribadito le proprie richieste con particolare riferimento all´istanza di accesso alle note di qualifica annuali e ad ogni altro documento atto a ricostruire il proprio percorso professionale;

RILEVATO che, anche in occasione delle citate audizioni del 14 settembre 2001 e del 5 ottobre 2001, il titolare del trattamento ha ribadito di non detenere nessun altro dato personale del ricorrente, ivi compresi quelli di tipo valutativo oltre quelli già consegnati allo stesso, pur non escludendo che in passato possano essere esistiti ulteriori dati del tipo di quelli richiesti dall´interessato, dati che allo stato non sarebbero però più disponibili in quanto distrutti nell´ambito del processo, ormai in fase avanzata, di liquidazione della società;

PRECISATO che, dagli atti dei procedimenti non sono emersi elementi tali da far ritenere che siano avvenute distruzioni illecite di dati personali dell´interessato anche in relazione alla transazione di carattere più generale dallo stesso conclusa con il titolare del trattamento;

RITENUTO peraltro necessario verificare nell´ambito di un autonomo procedimento, ai sensi dell´art. 31, comma 1, della legge n. 675/1996, alcuni aspetti di carattere generale relativi al trattamento di dati effettuato, con particolare riferimento alle modalità di conservazione dei dati, all´adozione delle misure di sicurezza ed alla designazione di responsabili ed incaricati del trattamento;

RITENUTA, nei predetti termini, la necessità di non dare ulteriore corso al procedimento;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

VISTI gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

RELATORE il Prof. Gaetano Rasi;

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE:

dichiara, ai sensi dell´art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998, non luogo a provvedere sul ricorso.

Roma, 10 ottobre 2001

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Rasi

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli