[doc. web n. 9819702]

Parere su istanza di accesso civico - 9 giugno 2022

Registro dei provvedimenti
n. 222 del 9 giugno 2022

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27/4/2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito RGPD);

VISTO l’art. 154, comma 1, lett. g), del Codice in materia di protezione dei dati personali - d. lgs. 30/6/2003, n. 196 (di seguito “Codice”);

VISTO l’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33 del 14/3/2013 recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

VISTA la Determinazione n. 1309 del 28/12/2016 dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), adottata d’intesa con il Garante, intitolata «Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013», in G.U. Serie Generale n. 7 del 10/1/2017 e in http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/AttivitaAutorita/AttiDellAutorita/_Atto?ca=6666 (di seguito “Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico”);

VISTO il provvedimento del Garante n. 521 del 15/12/2016, contenente la citata «Intesa sullo schema delle Linee guida ANAC recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico», in www.gpdp.it, doc. web n. 5860807;

VISTA la richiesta di parere del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Consorzio di Bonifica Adige Euganeo, presentata ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33 del 14 marzo 2013 recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

CONSIDERATO che il predetto art. 5, comma 7, prevede che il Garante si pronunci entro il termine di dieci giorni dalla richiesta;

RITENUTO che il breve lasso di tempo per rendere il previsto parere non permette allo stato la convocazione in tempo utile del Collegio del Garante;

RITENUTO quindi che ricorrono i presupposti per l’applicazione dell’art. 5, comma 8, del Regolamento n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante, il quale prevede che «Nei casi di particolare urgenza e di indifferibilità che non permettono la convocazione in tempo utile del Garante, il presidente può adottare i provvedimenti di competenza dell'organo, i quali cessano di avere efficacia sin dal momento della loro adozione se non sono ratificati dal Garante nella prima riunione utile, da convocarsi non oltre il trentesimo giorno»;

VISTA la documentazione in atti;

PREMESSO

Con la nota in atti, il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) del Consorzio di Bonifica Adige Euganeo ha chiesto al Garante il parere previsto dall’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013, nell’ambito del procedimento relativo a una richiesta di riesame presentata su un provvedimento di diniego di un’istanza di accesso.

Dall’istruttoria è emerso che alcuni cittadini – dopo aver presentato un esposto per presunte irregolarità al Consorzio di Bonifica, al Sindaco, alla Polizia locale e ai Carabinieri per la realizzazione di un’opera all’interno di un Circolo sportivo – hanno inoltrato al citato Consorzio una richiesta di accesso ai documenti amministrativi ai sensi della l. n. 241 del 7/8/1990 avente a oggetto documenti riguardanti il nulla osta richiesto dal Circolo per la realizzazione dell’opera (quali richiesta di nulla osta e relativa documentazione tecnica, sottoscrizioni notarili, prescrizioni contenute nel nulla osta da parte del Consorzio ecc.).

Il Consorzio dopo aver coinvolto nel procedimento il Circolo sportivo – che, in qualità di soggetto controinteressato, ha presentato opposizione all’accesso – ha negato l’ostensione della documentazione, evidenziando la carenza dell’interesse qualificato previsto dalla legge.

A seguito del diniego dell’amministrazione, i soggetti istanti hanno presentato una richiesta di accesso civico generalizzato, sui medesimi documenti, ai sensi dell’art. 5, comma 2, del d. lgs. n. 33/2013.

Il Consorzio, tuttavia, ha nuovamente negato l’accesso anche a seguito dell’opposizione nuovamente presentata dal Circolo sportivo. Nel caso di specie, l’amministrazione ha rifiutato l’accesso evidenziando, quali elementi ostativi all’ostensione dei documenti, la presenza di un esposto alle autorità vigilanti e la possibile esistenza di indagini al riguardo; il carattere meramente esplorativo della richiesta dei documenti; la finalità di carattere individuale della richiesta e la mancanza di un “interesse collettivo”; la possibile esistenza del segreto istruttorio (considerando che è stato presentato un esposto all’autorità giudiziaria); la non conformità della richiesta al Regolamento consorziale; l’esistenza di un pregiudizio a interessi privati del controinteressato, quali: la riservatezza e la protezione dei dati personali; gli interessi economici e commerciali; la proprietà intellettuale; il diritto d’autore; i segreti commerciali e aziendali; la tutela della libertà di iniziativa economica e della concorrenza.

OSSERVA

Nel caso sottoposto all’attenzione di questa Autorità, oggetto dell’accesso civico risulta essere un’articolata documentazione, afferente al fascicolo istruttorio relativo a una richiesta di autorizzazione da parte di un Circolo sportivo a un Consorzio di bonifica per la realizzazione di un’opera identificata in atti.

Al riguardo, la disciplina di settore in materia di accesso civico contenuta nel d. lgs. n. 33/2013 prevede, fra l’altro, che «Allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico, chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’articolo 5-bis» (art. 5, comma 2).

L’esercizio del citato diritto «non è sottoposto ad alcuna limitazione quanto alla legittimazione soggettiva del richiedente […] e non richiede motivazione» (ivi, comma 3).

Per i profili di competenza di questa Autorità, si evidenzia in via preliminare che per dato personale si intende «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»)» e si considera “identificabile” «la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (art. 4, par. 1, n. 1, RGPD).

Pertanto – ai sensi del citato art. 4, par. 1, n. 1, RGPD – sono sottratte dall’ambito di applicazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali le persone giuridiche, gli enti, le associazioni (o un Circolo sportivo), che non possono beneficiare della tutela di cui al citato art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.

Laddove, invece, i dati presenti all’interno della documentazione di cui si chiede l’accesso siano da intendersi come riferiti ad altri soggetti (persone fisiche), la p.a. destinataria dell’istanza di accesso civico è in ogni caso tenuta a motivare specificamente in ordine alle ragioni del pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali che dalla loro ostensione si assumerebbe arrecato al/i soggetto/i controinteressato/i (art. 5-bis, comma 2, lett. a, del d. lgs. n. 33/2013). Nel caso in esame, eventuali soggetti controinteressati non possono essere identificati con il “Circolo sportivo” nel suo complesso e non risultano essere stati individuati o coinvolti nel procedimento (impedendogli di presentare un’eventuale opposizione).

In ogni caso, quanto al merito della questione, occorre evidenziare che, nella motivazione del provvedimento di riscontro dell’accesso civico generalizzato, il Consorzio ha richiamato l’esistenza di limiti diversi dalla protezione dei dati personali la cui valutazione esula dai compiti affidati a questa Autorità. Quanto invece al limite previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013, si evidenzia che l’amministrazione ha operato un generico riferimento all’esigenza di tutelare la riservatezza o i dati personali, impedendo al soggetto istante di comprendere le ragioni per le quali l’ostensione dei documenti richiesti potrebbe causare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali tale da comportare il rifiuto dell’accesso civico.

Al riguardo, si ricorda che, nelle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, è precisato che «Nella risposta negativa o parzialmente tale, sia per i casi di diniego connessi all’esistenza di limiti di cui ai co. 1 e 2 che per quelli connessi all’esistenza di casi di eccezioni assolute di cui al co. 3, l’amministrazione è tenuta a una congrua e completa motivazione» e che «La motivazione serve all’amministrazione per definire progressivamente proprie linee di condotta ragionevoli e legittime, al cittadino per comprendere ampiezza e limiti dell’accesso generalizzato, al giudice per sindacare adeguatamente le decisioni dell’amministrazione» (par. 5.3; nonché «Allegato. Guida operativa all’ accesso generalizzato», n. 13).

Si rileva, altresì, che non sono stati inviati al Garante – nemmeno per estratto – i documenti oggetto di accesso civico, né in altri atti dell’istruttoria sono stati indicati quali sarebbero i dati personali coinvolti, di cui non viene fornita una descrizione neanche di tipo generale.

Tali carenze procedurali e istruttorie, considerate nel loro complesso, impediscono a questa Autorità di esprimersi, allo stato, nel merito della richiesta di riesame presentata al RPCT.

Per tutti i motivi sopra esposti, in relazione ai profili di competenza in materia di protezione dei dati personali, fermo restando ogni ulteriore valutazione circa l’esistenza degli altri limiti all’accesso civico previsti dall’art. 5-bis del d. lgs. n. 33/2013, si invita il Consorzio a fornire al soggetto istante, nel provvedimento di riscontro dell’istanza di accesso civico ai documenti richiesti, una congrua e completa motivazione circa l’esistenza o meno del limite di cui al comma 2, lett. a) del medesimo articolo. Ciò tenendo conto della normativa vigente, delle indicazioni contenute nelle richiamate Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, nonché dei precedenti pareri del Garante in materia pubblicati sul sito web istituzionale (https://www.garanteprivacy.it/temi/accesso-civico) e massimati sul portale “FOIA - Centro nazionale di competenza” del Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri (http://www.foia.gov.it/pareri/). Si ricorda, inoltre, che il contenuto dei pareri in materia di accesso civico, diviso per ogni singolo argomento, è riportato annualmente anche nelle relazioni del Garante al Parlamento (in https://www.garanteprivacy.it/home/attivita-e-documenti/documenti/relazioni-annuali).

Per completezza, si richiama l’attenzione sulla circostanza che nelle valutazioni da effettuare in ordine alla possibile ostensione di dati personali (o documenti che li contengono), tramite l’istituto dell’accesso civico, deve essere tenuto in considerazione che – a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241/1990 – i dati e i documenti che si ricevono a seguito di un’istanza di accesso civico generalizzato divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013). Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità dell’accesso civico che va valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali del/i soggetto/i controinteressato/i, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai dati, informazioni o documenti richiesti.

Inoltre, è necessario rispettare, in ogni caso, i principi sanciti nel RGPD di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati», in base ai quali i dati personali devono essere «raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (art. 5, par. 1, lett. b e c).

In tale contesto, occorre altresì tenere conto delle ragionevoli aspettative di confidenzialità del/i soggetto/i controinteressato/i e della non prevedibilità delle conseguenze derivanti dalla conoscibilità da parte di chiunque dei dati personali richiesti (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

esprime parere nei termini suesposti in merito alla richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Consorzio di Bonifica Adige Euganeo, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013.

Roma, 9 giugno 2022

IL PRESIDENTE
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