[doc. web n. 9977461]

Parere su istanza di accesso civico - 24 gennaio 2024

Registro dei provvedimenti
n. 54 del 24 gennaio 2024

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l’avv. Guido Scorza, componenti, e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27/4/2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito “RGPD”);

VISTO l’art. 154, comma 1, lett. g), del Codice in materia di protezione dei dati personali - d. lgs. 30/6/2003, n. 196 (di seguito “Codice”);

VISTO l’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33 del 14/3/2013 recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

VISTA la Determinazione n. 1309 del 28/12/2016 dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), adottata d’intesa con il Garante, intitolata «Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013», in G.U. Serie Generale n. 7 del 10/1/2017 e in https://www.anticorruzione.it/-/determinazione-n.-1309-del-28/12/2016-rif.-1 (di seguito “Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico”);

VISTO il provvedimento del Garante n. 521 del 15/12/2016, contenente la citata «Intesa sullo schema delle Linee guida ANAC recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico», in www.gpdp.it, doc. web n. 5860807;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Pasquale Stanzione;

PREMESSO

Con la nota in atti il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) del Ministero della Difesa ha chiesto al Garante il parere previsto dall’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013, in ordine a una richiesta di riesame su un provvedimento di diniego parziale di un’istanza di accesso civico.

Dall’istruttoria è emerso che è stata presentata una richiesta di accesso civico generalizzato (ai sensi dell’art. 5, comma 2, del d. lgs. n. 33/2013) avente a oggetto:

- «tutti i verbali delle riunioni del Consiglio Centrale della Rappresentanza Militare, Sezione Aeronautica, svoltesi dal 01.01.2020 all’attualità»;

- «tutte le delibere adottate dal Consiglio Centrale della Rappresentanza Militare, Sezione Aeronautica, dal 01.01.2020 all’attualità».

L’amministrazione, anche a seguito dell’opposizione manifestata dai soggetti controinteressati, al fine di soddisfare «l’interesse conoscitivo contenuto nell’istanza salvaguardando tuttavia l’esigenza di protezione dei dati personali», ha accolto parzialmente la richiesta di accesso, rappresentando di voler ostendere «i documenti oggetto della domanda, provvedendo nel contempo all’oscuramento dei dati personali ed ad una generale opera di anonimizzazione degli stessi e/o di qualsiasi altro dato che, anche indirettamente, possa consentire di risalire al singolo delegato ed allo svolgimento della sua attività al fine di non arrecare pregiudizio alle prerogative di tutela della privacy normativamente garantite».

Contro il predetto provvedimento alcuni soggetti controinteressati – componenti del Consiglio Centrale della Rappresentanza Militare-COCER (di seguito “delegati”) – hanno inoltrato richiesta di riesame al RPCT opponendosi «alla possibile ostensione di dati che, anche indirettamente, possano consentire di risalire al singolo delegato ed allo svolgimento della sua attività», e rappresentando in generale, fra l’altro, che l’istanza di accesso è di tipo massivo e che sussisterebbe uno specifico regime di pubblicità solo per le deliberazioni del COCER e non per altri atti (art. 931 del d.P.R. n. 90 del 15/03/2010, recante il «Testo unico dell'ordinamento militare»-TUOM).

OSSERVA

1. Introduzione

Nell’ordinamento militare il legislatore ha previsto l’istituto della Rappresentanza militare, un sistema che serve per dar voce alle istanze e ai bisogni collettivi del personale militare suddiviso in organi collegiali a carattere elettivo, articolato su: a) un organo centrale, a carattere nazionale ed interforze, denominato COCER (Consiglio Centrale di Rappresentanza); b) un organo intermedio presso gli alti comandi, denominato COIR (Consiglio Intermedio di Rappresentanza); c) un organo di base presso le unità a livello minimo compatibile con la struttura di ciascuna forza armata o corpo armato, denominato COBAR (Consiglio di Base di Rappresentanza) (artt. 870-871 del TUOM).

La Rappresentanza militare è un organismo interno all’Ordinamento militare, attraverso il quale «il personale militare esprime pareri, formula richieste e avanza proposte, prospettando istanze di carattere collettivo, in riferimento alle materie di cui agli articoli 878, 879 e 880» del TUOM (es.: pareri, proposte e richieste su tutte le materie che formano oggetto di norme legislative o regolamentari circa la condizione, il trattamento, la tutela di natura giuridica, economica, previdenziale, sanitaria, culturale e morale dei militari; prospettazione alle autorità gerarchiche competenti delle istanze di carattere collettivo relative alla conservazione dei posti di lavoro durante il servizio militare; provvidenze per gli infortuni e le infermità per cause di servizio; attività assistenziali, culturali, ricreative, di educazione civica e di promozione sociale; organizzazione delle sale convegno e delle mense; condizioni igienico-sanitarie; alloggi, ecc.) e con espressa esclusione delle materie concernenti l’ordinamento, l’addestramento, le operazioni, il settore logistico-operativo, il rapporto gerarchico-funzionale e l’impiego del personale (artt. 870 e 878, comma 2, TUOM). Tale sistema ha lo scopo di «favori[re], nell’ambito interforze e all’interno di ciascuna Forza armata e Corpo armato, lo spirito di partecipazione e di collaborazione e contribuisce a mantenere elevate le condizioni morali e materiali del personale militare nel superiore interesse dell’Istituzione» (art. 870, TUOM).

Il Consiglio Centrale di Rappresentanza-COCER è articolato in sezioni per le singole Armi (Esercito, Marina, Aeronautica, Carabinieri, Guardia di finanza) in cui partecipano, ai fini della rappresentanza, le diverse categorie (es: ufficiali, marescialli e ispettori, sergenti e sovrintendenti, graduati e militari di truppa). I militari «eletti quali delegati rappresentano le categorie di appartenenza nei consigli dei quali fanno parte» e «Tutte le operazioni inerenti le rappresentanze militari sono svolte dal personale “per motivi di servizio”» (art. 882, commi 1-2, TUOM).

È inoltre previsto che l’«esercizio del mandato è limitato alle attività previste dal regolamento e non sottrae i delegati ai diritti e ai doveri derivanti dal proprio stato militare» e che i «membri dei consigli della rappresentanza devono essere messi in condizione di espletare le funzioni per le quali sono stati eletti e avere a disposizione il tempo che si renda necessario, fatte salve le esigenze operative e quelle di servizio non altrimenti assolvibili» (ivi, commi 3-4).

Ai «delegati deve comunque essere garantita libertà di opinione nell’espletamento dei compiti connessi con lo specifico incarico» (ivi, comma 6).

Al riguardo, l’art. 898, del TUOM, disciplina le procedure del COCER e delle singole sezioni, prevedendo per le sezioni che quando «si tratta di materia che riguarda una singola Forza armata […], la sezione del COCER interessata esamina autonomamente il problema e il relativo presidente ne consegna le conclusioni al rispettivo Capo di stato maggiore o Comandante generale», il Capo di Stato Maggiore di Forza armata o Comandante generale «risponde entro il termine di due mesi motivando ogni eventuale mancato accoglimento» (art. 898, comma 5, TUOM). In assenza di risposta, o se la sezione ritiene comunque la questione meritevole di ulteriore esame, la stessa «è sottoposta al presidente del COCER che adisce il Ministro della difesa».

Si ricorda che fra le attività degli organismi di rappresentanza militare vi è anche la possibilità di «convocare militari della propria base per audizioni su fatti specifici», al fine di «fornire le notizie» (art. 925, TUOM).

Quanto ai lavori degli organismi di rappresentanza militare, è prevista la compilazione dei processi verbali che contengono «oltre alle deliberazioni e ai motivi che le hanno originate, anche, a richiesta, le eventuali dichiarazioni dei singoli delegati relative all'argomento». Nel caso in cui «una deliberazione non è adottata all’unanimità, i delegati dissenzienti hanno diritto d’inserire le motivazioni del loro voto» (art. 922, TUOM).

2. I documenti oggetto di accesso civico nel caso in esame

Nel contesto descritto, il Ministero della Difesa ha ricevuto un’istanza di accesso civico generalizzato a tutte le delibere e ai verbali delle riunioni della Sezione Aereonautica del COCER, riferite a quasi 4 anni (dal 2020 alla data di presentazione della domanda di accesso). Dagli atti trasmessi dal Ministero ai fini istruttori risulta inoltre che, allegati alle singole delibere e verbali del COCER, sono la lettera di trasmissione della delibera, il comunicato stampa e l’ordine del giorno, gli statini dei singoli delegati (nel numero complessivo di 8 rappresentati le varie categorie) con indicazione specifica degli orari di servizio (inizio e fine attività COCER; attività informativa esterna e permessi) divisa per singoli giorni di riunione, le comunicazioni di assenza di singoli delegati con indicazione dei motivi, il foglio di presenza dei delegati.

3. La disciplina in materia di accesso civico applicabile

Ai sensi della normativa di settore in materia di accesso civico generalizzato, «chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’articolo 5-bis» (art. 5, comma 2, d. lgs. n. 33/2013).

In relazione ai profili di competenza di questa Autorità, si evidenzia, come il citato art. 5-bis prevede che l’accesso civico generalizzato è “rifiutato”, fra l’altro, «se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela [della] protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (comma 2, lett. a).

In tale quadro, si precisa che per dato personale si intende «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»)» (art. 4, par. 1, n. 1, RGPD) e che «si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (art. 4, par. 1, RGPD).

Occorre inoltre avere presente che nelle valutazioni da effettuare in ordine alla possibile ostensione di dati personali (o documenti che li contengono), tramite l’istituto dell’accesso civico, deve essere tenuto in considerazione che – a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241 del 7/8/1990 – i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013). Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità dell’accesso civico che va valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti controinteressati, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai dati, informazioni o documenti richiesti.

È poi necessario rispettare, in ogni caso, i principi del RGPD di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati», in base ai quali i dati personali devono essere «raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (art. 5, par. 1, lett. b e c).

Ciò anche tenendo conto delle ragionevoli aspettative di confidenzialità degli interessati e della non prevedibilità delle conseguenze derivanti a questi ultimi dalla conoscibilità da parte di chiunque dei dati richiesti (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

4. Sul regime di conoscibilità delle delibere del COCER

In ordine al regime di pubblicità dei lavori del COCER, si evidenzia che la disciplina di settore prevede una limitata conoscibilità delle sole deliberazioni (e relative risposte dell’autorità militare), che avviene tramite affissione nelle bacheche appositamente riservate o «consultazione [da parte di] tutti quei militari che ne facciano esplicita richiesta al rispettivo consiglio di rappresentanza» (art. 924 TUOM).

Tenuto conto del predetto regime di conoscibilità (per quanto limitato all’ambiente militare), dagli atti non emergono elementi ostativi all’ostensione al soggetto istante delle delibere del COCER, compresa la lettera di trasmissione della delibera, il comunicato stampa e l’ordine del giorno. Considerando che la documentazione richiesta è riferita a quasi quattro anni di attività e che questa Autorità ha potuto esaminare solo un estratto contenente una sola delibera oggetto di accesso, spetta all’amministrazione valutare la presenza di eventuali ulteriori limiti all’accesso civico generalizzato previsti dalla disciplina di settore (art. 5-bis, commi 1-3, del d. lgs. n. 33/2013, compreso il limite derivante dall’eventuale pregiudizio «alla difesa» e «questioni militari») che potrebbero impedire l’ostensione al di fuori del contesto militare delle citate delibere del COCER-sezione Aeronautica.

5. Sull’ostensione degli altri documenti e dati personali

Quanto alla restante documentazione – riguardante gli statini dei singoli delegati (n. 8), le comunicazioni di assenza di singoli delegati con indicazione dei motivi, il foglio di presenza dei delegati e i verbali delle singole riunioni del COCER – si rappresenta quanto segue.

5a. Statini con orari di servizio, comunicazioni di assenza e fogli di presenza dei delegati

Oggetto di accesso civico sono, oltre le delibere di cui si è detto, anche tutti i verbali delle riunioni del COCER a partire dal 2020. Nel caso in esame, ai verbali delle riunioni del COCER sono stati allegati gli statini dei singoli delegati con indicazione specifica degli orari di servizio (inizio e fine attività COCER; attività informativa e permessi) divisa per singoli giorni; le comunicazioni di assenza di singoli delegati con indicazione dei motivi; il foglio di presenza dei delegati (ossia i giorni di presenza e assenza di ciascun delegato per le singole riunioni).

Si tratta di informazioni di carattere personale che nulla aggiungono rispetto al contenuto informativo delle deliberazioni e dei verbali richiesti, che, per motivi individuali del militare dipendente, non sempre si desidera portare a conoscenza di soggetti estranei e la cui ostensione appare eccedente e contraria al principio di minimizzazione dei dati (art. 5, par. 1, lett. c, RGPD) rispetto all’istanza di accesso civico presentata (che peraltro a essi non fa riferimento).

In ogni caso, considerato che tali informazioni sono riferite ai singoli 8 delegati (dipendenti del Ministero della difesa-sezione Aereonautica) e riguardano le operazioni da essi effettuati «per motivi di servizio» anche se nell’ambito della specifica attività di rappresentanza all’interno del COCER (art. 882, comma 1, del TUOM) – conformemente ai precedenti orientamenti del Garante in materia di accesso civico ai dati riguardanti le presenze dei lavoratori (cfr., fra gli altri, i pareri contenuti nei seguenti provvedimenti: n. 152 del 17/8/2020, in www.gpdp.it, doc. web n. 9477809; n. 61 del 14/3/2019, ivi, doc. web n. 9113854; n. 60 del 14/3/2019, ivi, doc. web n. 9102014; n. 516 del 19/12/2018, ivi, doc. web n. 9075337; n. 190 del 10/4/2017, ivi, doc. web n. 6383028; n. 369 del 13/9/2017, ivi, doc. web n. 7155944) – si ritiene che l’ostensione dei documenti richiesti – considerando la descritta tipologia e natura dei dati e delle informazioni personali ivi contenuti, nonché il particolare regime di pubblicità dei dati e documenti oggetti di accesso civico – è suscettibile di determinare, a seconda delle ipotesi e del contesto in cui possono essere utilizzati da terzi, proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013, causando inoltre un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà dei militari dipendenti (art. 5-bis, comma 2, lett. a, del d. lgs. n. 33/2013). Ciò anche considerando le ragionevoli aspettative di confidenzialità dei controinteressati rappresentanti delle diverse categorie di militari in relazione al trattamento dei propri dati personali al momento in cui questi sono stati raccolti dalla p.a., nonché la non prevedibilità, al momento della raccolta dei dati, delle conseguenze derivanti a quest’ultimi dalla eventuale conoscibilità da parte di chiunque dei dati richiesti tramite l’accesso civico e dall’eventuale trattamento da parte di terzi non autorizzati per finalità non conosciute o conoscibili dai soggetti interessati (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

5.b. Verbali delle riunioni

Quanto ai verbali delle riunioni della sezione Aeronautica del COCER, ai fini istruttori il Ministero ha reso in visione a questa Autorità solo un estratto contenente il verbale riguardante una singola delibera, che risulta articolato in singole giornate con l’esposizione delle attività svolte dai delegati e dall’organo di rappresentanza. Nell’estratto ricevuto (che riguarda le riunioni di 5 giornate) risultano descritte, fra l’altro, le fasi di lavoro (mattina, pomeriggio), l’autorizzazione ai delegati a svolgere attività informativa, gli incontri con il Capo di Stato Maggiore dell’Aeronautica, la visita del Ministro della Difesa, gli interventi dei delegati, ecc.

Al riguardo, si ricorda che – come rappresentato anche in sede di opposizione all’accesso civico – l’«attività consiliare e il mandato rappresentativo sono svolti scevri da ogni eventuale condizionamento, liberi di poter esprimere le proprie opinioni, nelle forme ritenute opportune, nell’esclusivo interesse delle persone militari rappresentate». Ciò anche considerando che ai componenti degli organismi militari di rappresentanza, come già ricordato, «deve comunque essere garantita libertà di opinione nell’espletamento dei compiti connessi con lo specifico incarico» (art. 782, comma 6, del TUOM).

Pertanto, per i profili di competenza – ferma restando ogni autonoma valutazione in ordine alla ricorrenza di eventuali ulteriori limiti all’accesso civico generalizzato previsti dalla disciplina di settore (art. 5-bis, commi 1-3, del d. lgs. n. 33/2013, compreso il limite derivante dall’eventuale pregiudizio «alla difesa» e «questioni militari») che potrebbero comunque impedire l’ostensione – si ritiene che l’accoglimento di un eventuale accesso civico generalizzato dei predetti verbali in un contesto diverso da quello militare e dai soggetti che sono rappresentati dai singoli delegati – considerando la tipologia di attività descritta e il particolare regime di pubblicità dei dati e documenti oggetti di accesso civico – produce un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà dei militari delegati (art. 5-bis, comma 2, lett. a, del d. lgs. n. 33/2013) e delle ragionevoli aspettative di confidenzialità dei rappresentanti delle diverse categorie di militari i quali potrebbero peraltro vedere compromessa la relativa «libertà di opinione nell’espletamento dei compiti connessi con lo specifico incarico».

6. Osservazioni sulla soluzione adottata dal Ministero per accogliere l’accesso civico e sull’opposizione dei soggetti controinteressati

Nel contesto descritto, l’amministrazione ha ritenuto in ogni caso di poter accogliere parzialmente (art. 5-bis, comma 4, del d. lgs. n. 33/2013) l’istanza di accesso civico generalizzato a tutti i documenti (delibere e verbali delle riunioni del COCER-sezione Aereonautica, compresi gli allegati con gli statini e le comunicazioni di assenza di singoli delegati, nonché il foglio di presenza dei delegati a partire dal 2020), previa però – al fine di salvaguardare le esigenze di riservatezza dei delegati – anonimizzazione degli stessi tramite oscuramento dei dati personali e, secondo quanto dichiarato, «di qualsiasi altro dato che, anche indirettamente, possa consentire di risalire al singolo delegato ed allo svolgimento della sua attività».

Ciò nonostante alcuni delegati controinteressati si sono opposti all’accoglimento dell’accesso anche nei termini prospettati dal Ministero, evidenziando, fra l’altro, la sussistenza di dati che in ogni caso «anche indirettamente, poss[o]no consentire di risalire al singolo delegato ed allo svolgimento della sua attività».

Dagli atti risulta, quindi, che sussiste un contrasto fra quanto rappresentato dall’amministrazione e dai soggetti controinteressati sul concetto di dato anonimo e sulle informazioni oggetto di possibile ostensione. In particolare, si solleva il dubbio che, anche a seguito del procedimento di oscuramento dei dati personali effettuato dal Ministero sui documenti che l’amministrazione avrebbe intenzione di rendere ostensibili, i soggetti controinteressati risulterebbero in ogni caso identificabili e tale circostanza non consentirebbe di ritenere i documenti come correttamente anonimizzati.

7. Precisazioni sul concetto di dato anonimo

Per identificazione «non si intende solo la possibilità di recuperare il nome e/o l’indirizzo di una persona, ma anche la potenziale identificabilità mediante individuazione, correlabilità e deduzione» (Gruppo art. 29-WP29, Opinion 05/2014 on Anonymisation techniques, del 10/4/2014, in https://ec.europa.eu/justice/article-29/documentation/opinion-recommendation/files/2014/wp216_en.pdf).

Come sancito dal RGPD, le informazioni anonime sono le «informazioni che non si riferiscono a una persona fisica identificata o identificabile o [i] dati personali resi sufficientemente anonimi da impedire o da non consentire più l’identificazione dell’interessato» (cons. n. 26).

Anonimizzare un documento o un database significa, quindi, effettuare un trattamento successivo di dati personali in modo tale che gli stessi non possano più essere attribuiti “a una persona specifica”.

L’anonimizzazione è, infatti, il risultato del trattamento di dati personali volto a impedire irreversibilmente l’identificazione dei soggetti interessati (Gruppo art. 29-WP29, Opinion 05/2014 on Anonymisation techniques, cit.). Nel mettere in atto tale procedimento, il titolare del trattamento deve tener conto di diversi elementi e prendere in considerazione tutti i mezzi che “possono ragionevolmente” essere utilizzati per l’identificazione dei soggetti interessati anche a posteriori (ivi).

Esistono, al riguardo, diverse pratiche e tecniche di anonimizzazione (es.: la randomizzazione e la generalizzazione, l’aggiunta del rumore statistico, le permutazioni, la privacy differenziale, l’aggregazione, il k-anonimato, la l-diversità, la t-vicinanza, ecc.), che presentano gradi variabili di affidabilità, con differenti punti di forza e debolezza. Tali tecniche offrono garanzie di protezione della sfera privata efficaci soltanto se la loro applicazione viene progettata in maniera adeguata, con decisione caso per caso, utilizzando – se possibile – anche combinazione di tecniche diverse (ivi). Ciò anche ricordando che un insieme di dati resi anonimi può comunque presentare rischi residui per le persone interessate (ivi).

Il rischio di re-identificazione dell’interessato va, infatti, accuratamente valutato tenendo conto di «tutti i mezzi, [...], di cui il titolare del trattamento o un terzo può ragionevolmente avvalersi per identificare detta persona fisica direttamente o indirettamente. Per accertare la ragionevole probabilità di utilizzo dei mezzi per identificare la persona fisica, si dovrebbe prendere in considerazione l’insieme dei fattori obiettivi, tra cui i costi e il tempo necessario per l’identificazione, tenendo conto sia delle tecnologie disponibili al momento del trattamento, sia degli sviluppi tecnologici» (cfr. considerando n. 26 del Regolamento e WP29 Opinion 05/2014 on Anonymisation techniques, adottato il 10 aprile 2014).

Un processo di anonimizzazione non può definirsi effettivamente tale qualora non risulti idoneo a impedire che chiunque utilizzi tali dati, in combinazione con i mezzi “ragionevolmente disponibili”, possa:

1. isolare una persona in un gruppo (single-out);

2. collegare un dato anonimizzato a dati riferibili a una persona presenti in un distinto insieme di dati (linkability);

3. dedurre nuove informazioni riferibili a una persona da un dato anonimizzato (inference).

Pertanto, è necessario valutare adeguatamente il rischio di re-identificazione, prevenendo «casi di singolarità all’interno di un campione[, in quanto] possono, infatti, verificarsi di frequente situazioni, variabili in ragione del contesto, nelle quali la disponibilità di una informazione ausiliaria da parte di un soggetto terzo (cd attaccante) può consentire la re-identificazione di un interessato presente in un campione sottoposto a preventive tecniche di aggregazione» (cfr. par. 7, provv. n. 87 del 19/5/2020, in www.gpdp.it, doc. web n. 9370217).

8. Osservazioni sull’efficacia della tecnica di anonimizzazione effettuata dall’amministrazione tramite oscuramento dei dati

In sede di richiesta di parere il RPCT del Ministero ha provveduto a trasmettere al Garante un estratto dei documenti oggetto di accesso civico che si ha intenzione di rilasciare al soggetto istante. Nello specifico, sono stati trasmessi: una delibera identificata in atti, la lettera di trasmissione della delibera, il comunicato stampa e l’ordine del giorno, compresa l’attività svolta nelle singole riunioni che hanno portato all’adozione della citata delibera come gli statini dei singoli delegati (nel numero complessivo di 8 rappresentati le varie categorie) con indicazione specifica degli orari di servizio (inizio e fine attività COCER; attività informativa e permessi) divisa per singoli giorni di riunione, 2 comunicazioni di assenza di singoli delegati con indicazione dei motivi, il foglio di presenza dei delegati, verbali delle singole riunioni del COCER.

Per tali documenti sono stati previamente oscurati i nominativi dei soggetti menzionati e qualche altra informazione (es.: e-mail o note degli statini dei delegati).

Sul punto bisogna però ricordare che – come evidenziato anche a livello europeo – per identificazione «non si intende solo la possibilità di recuperare il nome e/o l’indirizzo di una persona, ma anche la potenziale identificabilità mediante individuazione, correlabilità e deduzione» (Gruppo di Lavoro Art. 29, Parere 05/2014 sulle tecniche di anonimizzazione, adottato il 10/4/2014WP216; cfr. anche provv. n. 65 del 2/3/2023, in www.gpdp.it, doc. web n. 9874480; provv. n. 68 del 25/2/2021, ivi, doc. web n. 9567429; provv. 2/7/2020, n. 119, ivi, doc. web n. 9440042; provv.  n. 118 del 2/7/2020, ivi, doc. web n. 9440025).

Ciò considerato, si ritiene che la tecnica di oscuramento utilizzata dal Ministero della Difesa – tenendo conto del limitato numero dei delegati facenti parte della sezione Aeronautica del COCER (n. 8) e la circostanza che i documenti che si vuole rilasciare, anche se privati dei nominativi, rimangono in ogni caso riferiti ai singoli delegati – non consente di considerare i citati documenti come correttamente anonimizzati secondo le regole prima riportate (cfr. supra par. 7). Ciò in quanto è in ogni caso possibile isolare le informazioni riguardanti un singolo delegato all’interno del gruppo/organo di rappresentanza (single-out) aumentando il rischio che possa essere re-identificato sia all’interno che all’esterno del contesto lavorativo.

Tale rischio vale ad esempio per gli statini dove sono riportati per ogni singolo delegato gli orari di entrata e di uscita per i singoli giorni e attività svolte (presenza riunione COCER, attività informativa esterna, permesso); per la comunicazione di assenza del delegato dove in un caso è stato lasciato in chiaro l’intestazione della comunicazione dell’ufficio di comando mittente; per i verbali dove, per l’unicità dell’incarico, sono chiaramente identificabili il presidente e il segretario, i soggetti a vario titolo citati o incontrati (es.: Capo di Stato Maggiore, sottocapo di Stato Maggiore, Direttore della DIPMA, Capo del I° reparto, Ministro della Difesa, ecc.), nonché coloro che possono aver fatto singole dichiarazioni.

Tenuto conto dell’esame di un campione ridotto dei documenti oggetto di accesso trasmesso al Garante ai fini dell’istruttoria, si invita il Ministero della difesa – sul quale, in base al principio di accountability/«responsabilizzazione» del titolare del trattamento ricade la valutazione, in concreto, del rischio di re-identificazione dei soggetti interessati (art. 5, par. 2, e 24 del RGPD) – a rivedere la tecnica di oscuramento/anonimizzazione utilizzata su tutti i verbali del COCER-Sezione Aeronautica oggetto di accesso civico, analizzando l’effettiva possibilità – come dichiarato nel riscontro all’istanza di accesso civico dell’amministrazione – di oscurare qualsiasi informazione che, anche indirettamente, possa consentire di risalire al singolo delegato o ai soggetti menzionati nei verbali; in tale caso potrà essere accolta l’istanza di accesso civico senza la possibilità di invocare esigenze di riservatezza.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

esprime parere nei termini suesposti in merito alla richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Ministero della Difesa, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013.

Roma, 24 gennaio 2024

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Stanzione

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei