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Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza installati presso un deposito aziendale - 16 aprile 2014 [4003132]

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[doc. web n. 4003132]

Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza installati presso un deposito aziendale - 16 aprile 2014

Registro dei provvedimenti
n. 226 del 16 aprile 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Mondadori Libri s.p.a. ai sensi dell´art. 17 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali; di seguito "Codice");

Visti gli atti d´ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

Con istanza proposta inizialmente il 31 ottobre 2014, Arnoldo Mondadori Editore s.p.a., rappresentata e difesa dagli avv.ti Antonello Martinez e Alberto Merlo, in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha presentato una richiesta di verifica preliminare (art. 17 del Codice) avente ad oggetto l´allungamento, sino a 30 giorni, dei termini di conservazione delle immagini registrate dai sistemi di videosorveglianza installati nel deposito (magazzino centrale editoriale) sito in Verona, via Montelungo 1.

Successivamente, Arnoldo Mondadori Editore s.p.a. ha conferito a Mondadori Libri s.p.a. (interamente posseduta da Arnoldo Mondadori Editore s.p.a.) il ramo d´azienda costituito dalle attività editoriali e di distribuzione esercitate nell´ambito dell´area libri del Gruppo (che comprende anche le società Giulio Einaudi s.p.a., Piemme s.p.a. e Sperling & Kupfer Editori s.p.a.), con conseguente subentro di Mondadori Libri s.p.a. in tutti i rapporti giuridici attivi e passivi inerenti il ramo d´azienda ceduto.

Con nota del 18 marzo 2015, Mondadori Libri s.p.a. (che aveva già integrato l´istanza in data 23 gennaio 2015), ha esplicitato la propria adesione alla richiesta di verifica preliminare proposta da Arnoldo Mondadori Editore s.p.a. riproponendo le premesse in fatto e le argomentazioni formulate da quest´ultima.

2. L´attività del magazzino centrale editoriale

La richiesta posta a base della verifica preliminare è stata giustificata dalla necessità di salvaguardare il patrimonio aziendale da possibili atti illeciti e di facilitare il compito delle Autorità di P.S. nelle indagini tese all´identificazione dei relativi responsabili, anche in considerazione dei tempi connessi alle procedure di verifica delle giacenze.

A tale riguardo, è stato documentato che nel 2013 si è verificata la sottrazione di 45.048 libri (corrispondenti ad un valore di 961.676,60 euro) dal magazzino centrale editoriale di Verona (all´epoca in possesso di Arnoldo Mondadori s.p.a.) con evidente danno economico per l´azienda; poiché l´accertamento di alcuni illeciti (in particolare, eventuali ammanchi di copie di libri) sarebbe possibile solo all´esito della conclusione dei necessari tempi di verifica delle giacenze, la società ha palesato la necessità di poter disporre delle immagini registrate per un periodo di almeno 30 giorni, tenuto conto che, per ragioni tecniche e di economicità di gestione, il conteggio fisico delle copie dei libri non sempre riuscirebbe a concludersi nell´arco di soli sette giorni. Peraltro, la quantità di bancali presenti e l´entità delle movimentazioni medie giornaliere renderebbe "assai facile sottrarre uno o due bancali senza che ciò venga rilevato dagli addetti e responsabili del magazzino".

A corredo della propria istanza, Mondadori Libri s.p.a. ha fatto pervenire:

a) la piantina planimetrica del magazzino centrale editoriale di Verona con l´indicazione dei sistemi di videoregistrazione ivi presenti;

b) copia delle lettere di designazione degli incaricati del trattamento;

c) copia dell´accordo stipulato il 7 maggio 2014 tra Arnoldo Mondadori Editore s.p.a. e le Rappresentanze Sindacali Unitarie relativo alla necessità di dotare la sede di Verona di un impianto di videosorveglianza;

d) copia dell´accordo tra le Rappresentanze Sindacali Unitarie, la direzione di Arnoldo Mondadori Editore s.p.a. e di Mondadori Libri s.p.a. e le organizzazioni sindacali territoriali relativo al trasferimento dei dipendenti, di cui alla cessione di ramo d´azienda, da Arnoldo Mondadori Editore s.p.a. a Mondadori Libri s.p.a.;

e) copia delle denuncia-querela presentata innanzi alla Procura della Repubblica presso il Tribunale di Verona in relazione agli illeciti subiti dalla società nell´anno 2013;

f) copia di 3 elenchi contenenti il valore di copertina di quanto depositato nel mese di settembre 2014 all´interno del deposito;

g) copia del cartello informativo dell´impianto di videosorveglianza utilizzato dalla Arnoldo Mondadori Editori s.p.a. e, dal 22 dicembre 2014, dalla Mondadori Libri s.p.a..  

3. Le modalità di funzionamento del sistema

I sistemi di videosorveglianza (già installati e concordati con le Rappresentanze Sindacali Unitarie), si compongono di 16 telecamere e di una centrale di controllo; 4 telecamere sono interne e provvedono in postazione fissa alla tutela delle zone dove sono custoditi i prodotti di maggior valore, le altre sono esterne, in postazione fissa e rivolte alla tutela dei soli spazi perimetrali dello stabilimento.
Per quanto riguarda l´informativa, dalla copia della segnaletica fornita dalla società risulta che i cartelli informativi, posti prima del raggio di azione delle telecamere, recano l´indicazione delle finalità del trattamento e del relativo titolare.

Per quanto concerne le misure di sicurezza, la società ha dichiarato che il server dove sono archiviate le immagini è custodito nella "Sala CED", ubicata nel seminterrato dello stabile; l´accesso a tale sala è consentito tramite badge al solo personale autorizzato e la visualizzazione delle immagini è garantita da specifiche password.

Gli incaricati del trattamento sono stati designati secondo disposizioni di legge.

4. Presupposti di liceità del trattamento.

Il sistema che Mondadori Libri s.p.a. ha adottato deve essere valutato alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, derivante da speciali esigenze, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".
Ciò premesso, in primo luogo si rileva che il magazzino centrale editoriale ospita il principale magazzino utilizzato in Italia dalle società del Gruppo Mondadori, dove vengono raccolti, dopo la produzione, la maggior parte dei libri editi dalle società del Gruppo per la successiva distribuzione.

In data 7 maggio 2014, Arnoldo Mondadori Editore s.p.a., ha concluso un accordo con le RSU vertente sulla necessità di dotare la sede di Verona di un impianto di videosorveglianza in grado di proteggere, da rischi per la sicurezza, i beni aziendali ivi presenti. Ciò in ragione della grandezza del magazzino, del valore dei beni custoditi, nonchè degli episodi di effrazione, furto e danneggiamento di prodotti già avvenuti a danno della società.

Infatti, nella sede di Verona sono custoditi oltre al consueto materiale editoriale (libri) anche rilevanti quantità di ebook modello Kobo i quali hanno un elevato valore unitario (circa 100 euro ciascuno).

A ciò si aggiunga che, dato che giornalmente vengono movimentati circa 500 bancali, l´eventuale sottrazione di uno o due pallets, costituendo una quantità molto esigua, difficilmente sarebbe rilevabile con immediatezza dai responsabili del magazzino.

A tal proposito, stando ai dati acquisiti con l´inventario fisico annuale del magazzino per l´anno 2013, è stata rilevata una differenza negativa di diverse migliaia di copie di libri rispetto alle risultanze contabili.

Pertanto, data la facilità di sottrarre alcuni bancali dal magazzino e dati i necessari tempi di verifica delle giacenze corrispondenti ad un lasso temporale sicuramente maggiore di 7 giorni - al fine di verificare, in concreto, le modalità con le quali è avvenuta la movimentazione del materiale depositato e le persone che vi hanno provveduto - Mondadori Libri s.p.a. ha ritenuto opportuno chiedere a questa Autorità l´autorizzazione all´allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dalle telecamere sino a 30 giorni.      

Tale richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate trova la propria giustificazione in obiettive esigenze di tutela del patrimonio aziendale.

In proposito, i documentati atti criminosi che hanno interessato la sede di Verona, favoriti anche dalla presenza al loro interno di beni di particolare valore e dalla facile possibilità di sottrazione degli stessi nonché la riferita difficoltà a contrastare in altro modo tali eventi, spesso accertabili solo a distanza di diversi giorni dal loro compimento, sono circostanze che dimostrano un´esigenza di sicurezza non perseguibile attraverso sistemi alternativi alla videosorveglianza.

Per quanto concerne, poi, la specifica richiesta di estensione della conservazione delle immagini per 30 giorni, all´esito dell´istruttoria sono stati acquisiti elementi per ritenere che tale durata non sia eccessiva.

Infatti, l´estensione della durata di conservazione risulta giustificata dalla riferita necessità di rispettare dei tempi tecnici di verifica delle giacenze (maggiori di 7 giorni) necessari per verificare in concreto le modalità di movimentazione del materiale depositato nel magazzino

Infine, sul piano della sicurezza dei dati, risulta predefinita una procedura di accesso che consente di prendere visione delle registrazioni soltanto al personale autorizzato e tramite password.

Pertanto, ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini formulata dalla società sia conforme ai principi di non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall´art. 11, comma 1, lett. d) ed e) del Codice e che dalla stessa non conseguano significative lesioni alla riservatezza dei soggetti interessati.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE,

ai sensi dell´art. 17 del Codice, autorizza Mondadori Libri s.p.a.  a conservare sino a 30 giorni le immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza installati presso il magazzino centrale editoriale sito in Verona, via Montelungo 1.

Roma, 16 aprile 2015

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia