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Compiti del Garante - Nuovi diritti dei cittadini in tema di elenchi telefonici - 23 maggio 2002 [1032397]

[doc. web n. 1032397]

Compiti del Garante - Nuovi diritti dei cittadini in tema di elenchi telefonici

Con il provvedimento adottato all´esito di una procedura di collaborazione con l´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni, il Garante ha segnalato agli operatori del settore le garanzie da adottare per raccogliere e trattare i dati personali necessari ai fini della prevista formazione e tenuta di uno o più elenchi telefonici generali, nonché per la prestazione dei servizi di informazione all´utenza.

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Vista la deliberazione 6 febbraio 2002 n. 36/02/Cons. dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni e rilevata la necessità di segnalare ai titolari e ai responsabili dei trattamenti di dati personali utilizzati per la tenuta degli elenchi telefonici, anche in cooperazione con la predetta Autorità, alcune modificazioni occorrenti al fine di rendere i medesimi trattamenti conformi alle disposizioni vigenti, con particolare riferimento alla prevista realizzazione di un elenco telefonico generale contenente i dati degli abbonati a servizi offerti dai diversi operatori di telecomunicazioni;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Stefano Rodotà;

PREMESSO:


Nuove disposizioni in materia di elenchi telefonici

Il d.P.R. 11 gennaio 2001, n. 77 ha introdotto nell’ordinamento alcune disposizioni in materia di elenchi telefonici in attuazione delle direttive comunitarie nn. 97/51/CE e 98/10/CE, da applicarsi nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e della vita privata nel settore delle telecomunicazioni.

Il Garante ha constatato con precedenti atti che tale regolamento è stato adottato senza la necessaria consultazione di questa Autorità ai sensi dell’art. 31, comma 2, della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e non è adeguatamente coordinato con la disciplina vigente in materia anche per la mancanza di disposizioni transitorie.

Il Garante ha interessato varie amministrazioni e, in particolare, l’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni alla quale l’art. 20 del citato d.P.R. attribuisce compiti in materia di formazione degli elenchi telefonici, rappresentando la necessità di prevedere comunque idonee garanzie per gli interessati.

Si è così avviata una procedura di cooperazione con tale Autorità anche ai sensi dell’art. 31, commi 5 e 6, della citata legge, dalla quale è emersa una piena convergenza di vedute sui profili esaminati.

In questo quadro il Garante deve segnalare agli operatori le garanzie necessarie per raccogliere e trattare i dati personali necessari ai fini della prevista formazione di uno o più elenchi telefonici generali e per la prestazione dei servizi di informazione all’utenza.

La presente segnalazione riguarda anche la disciplina transitoria per la prima formazione di tali elenchi, nonché le modalità per fornire agli utenti informazioni sulla base di particolari ricerche (ad esempio sul nominativo di un abbonato di cui l’utente che chiede informazioni conosca il solo numero telefonico).

Al termine della prima fase di consultazioni che si è svolta tra gli uffici del Garante e dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni, la presente segnalazione viene inoltrata anche a quest’ultima in relazione agli ulteriori atti che essa deve adottare circa le regole e le modalità organizzative in tema di realizzazione e di offerta del servizio di elenco telefonico generale (art. 5 della citata deliberazione n. 36/02/Cons. dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni in data 6 febbraio 2002, pubblicata in G.U. 26 marzo 2002, n. 72).

Le garanzie e i presupposti del trattamento dei dati, che verranno riassunti nell’Allegato alla presente deliberazione, sono richiamati, in particolare, in attuazione della legge n. 675/1996, del d.lg. 13 maggio 1998, n. 171 e del d.P.R. 19 settembre 1997, n. 318, nonché della direttiva n. 97/66/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, la quale sarà a breve sostituita da una nuova direttiva comunitaria (v. la posizione comune n. 26/2002 definita il 28 gennaio 2002, pubblicata sulla Gazzetta ufficiale delle Comunità europee C 113 del 14 maggio 2002).


Novità in materia di elenchi telefonici

In relazione ai tempi tecnici previsti per la formazione dell’elenco telefonico generale va segnalata l’opportunità di tener conto di alcune novità che verranno introdotte a breve dalla nuova direttiva.

Se si procedesse diversamente, ovvero applicando per un breve periodo solo le disposizioni del d.lg. n. 171/1998, si alimenterebbero successivamente disagi e incertezze per gli interessati, nonché aggravi e costi per gli operatori telefonici, qualora, in tempi assai ravvicinati dalla pubblicazione del primo elenco telefonico generale ipotizzata per il prossimo anno, dovessero mutare a fondo le procedure e le modalità che devono essere oggi previste riguardo ai diritti degli interessati in materia di elenchi telefonici.

Le tematiche oggetto della presente segnalazione

Il presente provvedimento riguarda unicamente la formazione e la tenuta degli elenchi.

I dati in essi contenuti dovranno essere successivamente raccolti ed utilizzati nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali, anche in tema di chiamate e di corrispondenza indesiderate, tenendo conto del tipo di utilizzazione, delle finalità perseguite e del mezzo prescelto (chiamate ordinarie; uso di fac-simile; chiamate automatizzate senza intervento di operatore; utilizzo della base di dati per invio di corrispondenza a domicilio; ecc.).

Va inoltre riservata ad altro contesto l’analisi dei profili connessi all’accesso alle basi di dati relative all’elenco generale per finalità di polizia e di giustizia.

Pertanto la presente segnalazione riguarda, in particolare:

  • i soggetti ai quali si riferiscono i dati personali inclusi negli elenchi ("interessati");
  • i dati necessari per identificare i soggetti medesimi;
  • le modalità per includere, aggiornare, rettificare e cancellare i dati riportati negli elenchi o relativi ad interessati che non figurino al loro interno;
  • il contenuto della specifica informativa da fornire agli interessati;
  • le modalità per esprimere e revocare le manifestazioni di volontà;
  • i principi cui deve ispirarsi la disciplina transitoria per formare per la prima volta un elenco telefonico generale.

I punti oggetto della presente segnalazione riguardano poi il previsto elenco telefonico generale (che potrebbe essere misto per la telefonia vocale e per quella mobile e personale, come pure suddiviso), ma vanno tenuti presenti anche per eventuali altri elenchi riguardanti i soli abbonati ai servizi di un singolo operatore.

Preliminarmente all’indicazione di tali punti nell’Allegato alla presente segnalazione, è peraltro necessario formulare alcune ulteriori osservazioni di carattere generale.


Un unico elenco di tipo "fisico"

Per quanto riguarda l’elenco telefonico generale che conterrà i dati degli abbonati ai servizi di più operatori, il Garante ha esaminato le diverse opzioni disponibili rispetto alla creazione di un elenco unico di tipo "fisico" (derivante dalla riunione, mediante duplicazione delle informazioni, delle basi di dati relative agli elenchi dei singoli operatori), oppure "logico" (basato sulla sola interconnessione telematica delle medesime basi di dati).

Questa Autorità ritiene essenziale che gli accordi da stipulare in materia prevedano idonee misure per prevenire incertezze applicative sull’individuazione dei titolari del trattamento e per evitare gravi effetti in termini di possibile duplicazione dei dati, oppure disomogeneità delle basi di dati, ritardi nel loro aggiornamento o dubbi sulle responsabilità connesse.

Se, come parrebbe ipotizzabile allo stato della procedura, si realizzerà un collegamento telematico che permetterà di far interagire tra loro gli elenchi di abbonati ai singoli operatori, le soluzioni hardware e software prescelte devono assicurare che ciascun operatore possa essere considerato esclusivo titolare del trattamento dei dati personali conferiti dalla clientela, e risponda della loro qualità e conformità alle manifestazioni di volontà -anche di revoca- degli interessati.

L’interessato dovrebbe potersi quindi rivolgere esclusivamente al proprio operatore, al quale dovrebbero essere riservati gli interventi sui dati (in particolare, di modifica e di aggiornamento), da operare con contestuale effetto, sulla base di idonee soluzioni telematiche, sia sul singolo elenco dell’operatore, sia sull’elenco generale.

L’organismo o il soggetto che curerà la tenuta dell’elenco generale in cui saranno riportati i dati provenienti dai singoli elenchi non dovrebbe avere la possibilità di intervenire autonomamente sui dati, e risulterebbe pertanto titolare di un trattamento autonomo e correlato dei dati, solo per quanto riguarda profili tecnici di interoperabilità degli elenchi e di rispetto delle disposizioni in tema di sicurezza dei dati personali e dei sistemi (in conformità all’art. 15, comma 1, della legge n. 675/1996, nonché, per quanto riguarda le c.d. "misure minime" di sicurezza, al d.P.R. n. 318/1999).

Tutto ciò permetterebbe di eliminare incertezze nelle eventuali controversie e di rendere più semplice l’esercizio dei diritti da parte dell’interessato, il quale dovrebbe potersi a tal fine rivolgere ad un solo soggetto, ovvero al proprio operatore.

Per questo aspetto, e per altri profili di seguito indicati, il Garante ritiene necessario che gli schemi di accordo-quadro tra gli operatori previsti dalla citata deliberazione dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni siano sottoposti preventivamente al proprio esame, per una valutazione che questa Autorità concluderà nei venti giorni dalla data della loro ricezione.

In tale sede si potranno anche esaminare alcuni dettagli che conseguiranno alla scelta di istituire un solo elenco generale della telefonia vocale da un lato e mobile e personale dall’altro, oppure due elenchi per ciascuno dei due settori.


Inclusione dei numeri di telefonia fissa e mobile e di dati supplementari

L’elenco telefonico generale potrebbe essere predisposto formando un unico elenco comprensivo sia della numerazione del servizio di telefonia vocale (già oggetto di disciplina), sia di quella concernente la telefonia mobile e personale (che diverrà invece solo ora oggetto dell’inclusione in elenchi consultabili da chiunque, a seguito delle recenti novità introdotte dalle direttive comunitarie nn. 97/51/CE e 98/10/CE richiamate in premessa). Verrebbero quindi in considerazione anche i numeri di fac-simile e i numeri telefonici personali.

In tale elenco generale potrebbero essere inseriti anche ulteriori dati personali a richiesta degli abbonati, supplementari rispetto a quelli necessari per identificare questi ultimi.


Dati relativi a schede pre-pagate

Il citato art. 20 del d.P.R. n. 77/2001, nel considerare il diritto di essere inseriti negli elenchi telefonici, si riferisce agli "abbonati", ponendo il dubbio se gli elenchi possano comprendere anche gli acquirenti del traffico pre-pagato della telefonia mobile (che in base all’art. 17, comma 3, del d.P.R. n. 318/1997 devono essere identificati da parte degli organismi di telecomunicazione).

Anche alla luce delle previsioni della nuova direttiva in materia di trattamento dei dati personali e di tutela della vita privata nel settore delle telecomunicazioni (che nel disciplinare le relazioni contrattuali tra abbonati ed operatori impone di considerare, alla stregua di un contratto, anche i rapporti relativi alle schede prepagate: cfr. il relativo considerando n. 13), non si ravvisano profili ostativi alla soluzione prefigurata dall’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni, volta a riconoscere il diritto di essere inseriti negli elenchi (e di esercitare quindi gli altri diritti in materia di protezione dei dati personali), anche ai titolari di carte pre-pagate della telefonia mobile.


Ulteriori aspetti

Gli ulteriori profili sopraindicati e le specifiche garanzie e modalità da osservare anche in tema di pertinenza e non eccedenza dei dati personali, sono illustrati nel richiamato Allegato che forma parte integrante della presente segnalazione.

Per le ragioni suesposte va in conclusione disposta la trasmissione di copia della presente deliberazione, che è diretta a tutti gli operatori in materia di servizi di telecomunicazione interessati, all’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni. Ulteriore trasmissione verrà effettuata nei riguardi delle associazioni di consumatori ed utenti interessate.

 

TUTTO CIÓ PREMESSO IL GARANTE:

a) ai sensi dell’art. 31, comma 1, lettera c), della legge 31 dicembre 1996, n. 675, segnala ai titolari e ai responsabili dei trattamenti di dati personali necessari per la formazione degli elenchi telefonici e per il servizio di elenco telefonico generale le modificazioni da apportare ai medesimi trattamenti in conformità all’Allegato I della presente deliberazione;

b) dispone la trasmissione di copia della presente segnalazione all’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni, ai sensi dell’art. 31, commi 5 e 6, della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in relazione a quanto previsto dall’art. 5 della deliberazione della predetta Autorità n. 36/02/Cons. del 6 febbraio 2002, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale 26 marzo 2002, n. 72.

 

Roma, 23 maggio 2002

 


ALLEGATO I

Garanzie e limiti da osservare nella formazione e tenuta di elenchi telefonici
(oltre a quanto indicato nella parte motiva della segnalazione cui è unito il presente Allegato)


Soggetti interessati

I diritti richiamati nella presente segnalazione devono essere riconosciuti a tutti gli abbonati ed acquirenti del traffico pre-pagato della telefonia mobile e personale (di seguito: "interessati"), siano essi persone fisiche, persone giuridiche, enti o associazioni.

Per il traffico pre-pagato, negli elenchi è indicato il sottoscrittore. Nel caso in cui l’utenza sia utilizzata stabilmente da altro soggetto, quest’ultimo può, con atto sottoscritto sotto la propria responsabilità, dichiarare di essere l’utilizzatore effettivo e stabile dell’utenza che, previa informativa al sottoscrittore, può quindi essere indicato negli elenchi e al quale devono essere riconosciuti i diritti in materia.


Informativa agli interessati

Oltre a quanto previsto dall’art. 10 della legge n. 675/1996 (che implica anche informazioni sui titolari dei trattamenti e sulle modalità di esercizio dei diritti), l’operatore deve informare preventivamente gli interessati, in modo agevolmente comprensibile e sulla base di un’eventuale informativa-tipo prevista dagli accordi sottorichiamati:

a) sulle finalità degli elenchi realizzati in qualunque forma (elenchi cartacei o su supporti magnetici od ottici, consultabili off-line o on-line; ottenibili attraverso servizi che forniscono informazioni sugli elenchi);

b) in merito ad ogni ulteriore possibilità di utilizzo basato su funzioni di ricerca incorporate nelle versioni elettroniche degli elenchi e sui risultati conseguibili;

c) sulla facoltà di esprimere un consenso libero, differenziato e revocabile, nonché di formulare alcune richieste, nei termini di seguito indicati;

d) sulla possibilità che gli elenchi consultabili da chiunque possano essere oggetto di cessione a terzi, in conformità alla legge e per usi non incompatibili con le finalità per le quali i dati sono stati raccolti.


Diritto di essere inseriti negli elenchi

Gli interessati hanno il diritto di decidere se i dati personali che li riguardano debbano essere riportati negli elenchi conoscibili da chiunque.

Il consenso all’inserimento di tali dati deve essere espresso liberamente, in forma specifica e documentata per iscritto, sulla base di un’idonea informativa ai sensi dell’art. 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e delle prescrizioni di seguito indicate.

Il predetto diritto va riconosciuto sia in riferimento ad elenchi formati da singoli operatori, sia in relazione ad elenchi unici messi a disposizione di chiunque ai sensi dell’art. 20 del d.P.R. n. 77/2001, a prescindere dalla forma con cui sono realizzati.


Dati da inserire negli elenchi

I dati personali riportati negli elenchi conoscibili da chiunque sono limitati agli elementi necessari per identificare un determinato interessato (nome, cognome, indirizzo postale e numeri di telefono fisso e -nel caso di elenco misto per la telefonia vocale/mobile e personale- mobile).

Nel caso di eventuali elenchi riferiti alla sola telefonia mobile è omesso, salvo che l’interessato vi acconsenta, l’indirizzo postale. L’interessato può però chiedere che sia indicato il comune di residenza o di domicilio.

L´interessato può chiedere che l’indirizzo postale sia omesso in parte. Ove sia possibile dal punto di vista linguistico, può altresì richiedere di non essere contraddistinto da un riferimento che ne riveli il sesso, mediante abbreviazione del nome.

L´interessato può esprimere, nei modi suindicati, un ulteriore consenso:

a) all’inserimento di altri dati personali che lo riguardano, ove pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità dell’elenco dichiarate dall’operatore o, per un elenco generale, unitariamente dagli operatori. Deve essere possibile esprimere tale consenso in modo differenziato in relazione a singoli dati (titolo di studio o di specializzazione; professione; ulteriori indirizzi o recapiti, ivi compreso l’indirizzo di posta elettronica; numero di telefonia mobile nel caso di elenco riservato alla sola telefonia fissa);

b) all’utilizzazione dell’elenco consultabile da chiunque per finalità diverse dalla ricerca di dati su persone sulla base del loro nome (e, ove necessario, di un numero minimo di altri elementi di identificazione), in particolare per quanto riguarda:

1. l’inclusione dei dati personali che riguardano il medesimo interessato nell’ambito di quelli ottenibili attraverso servizi di c.d. ricerca derivata o a criteri multipli che permettano a chiunque di risalire, nei casi in cui è stato espresso il consenso, alle generalità di uno o più interessati disponendo del solo numero telefonico o di un altro dato non identificativo;

2. l’utilizzazione dei dati personali che riguardano il medesimo interessato (sia attraverso chiamate, sia per inoltri a domicilio), a fini di informazione commerciale o di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta, ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale interattiva. A tal fine gli accordi di cui all’art. 2, par. 2 e 3, della deliberazione n. 36/02/Cons. del 6 febbraio 2002 dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni devono prevedere una procedura uniforme che tutti gli operatori sono tenuti ad utilizzare per esplicitare la manifestazione di consenso attraverso un simbolo unico da apporre a fianco dei singoli nominativi negli elenchi consultabili da chiunque, in qualunque forma realizzati.

L’interessato può modificare in ogni tempo le manifestazioni del consenso e le proprie richieste, che devono essere documentate per iscritto e non devono comportare oneri per l’abbonato.

L’operatore deve indicare a disposizione del pubblico almeno un indirizzo postale, un numero di telefax, un indirizzo di posta elettronica e un ufficio cui gli interessati possono rivolgersi agevolmente. Va altresì indicato un recapito telefonico presso il quale ottenere informazioni con chiamata gratuita.


Diritti rispetto a dati non inseriti in elenchi consultabili da chiunque

I diritti di cui all’art. 13 della legge n. 675/1996 e di cui alla presente segnalazione sono esercitabili gratuitamente, ricorrendone i presupposti, anche nei riguardi dei dati non riportati in elenchi consultabili da parte di chiunque.


Conformazione tecnica dell’elenco generale e degli elenchi dei singoli operatori

I menzionati accordi devono prevedere idonee misure affinché l’elenco generale e gli elenchi dei singoli operatori:

a) siano progettati per consentire la visualizzazione di un numero limitato di risultati per pagina in caso di utilizzazione dei c.d. servizi di ricerca derivata o a criteri multipli;

b) prevedano idonee procedure per l’aggiornamento immediato degli elenchi disponibili on-line o ottenibili attraverso servizi che forniscono informazioni sugli elenchi, nonché per l’aggiornamento periodico, entro un congruo termine non superiore all’anno, di quelli cartacei o su supporti magnetici od ottici consultabili off-line, i quali devono indicare la data di ultimo aggiornamento.


Disciplina transitoria

Gli accordi devono prevedere una procedura per immettere nella prima versione degli elenchi consultabili da chiunque, istituiti in applicazione della citata deliberazione dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni:

a) i nominativi degli interessati compresi negli elenchi di telefonia vocale già pubblicati, decorso un periodo non inferiore a sessanta giorni dalla ricezione di un’informativa scritta avente le caratteristiche suindicate, inviata da ciascun operatore anche unitamente alla corrispondenza commerciale, rispettando le manifestazioni di volontà espresse in passato in applicazione dell’art. 9 del d.lg. n. 171/1998;

b) i nominativi degli interessati, in relazione a servizi di telefonia personale e mobile, i quali abbiano espresso il proprio consenso nei termini suindicati, sulla base di un’informativa scritta inviata al domicilio del sottoscrittore;

c) i nominativi di eventuali acquirenti del traffico pre-pagato della telefonia personale e mobile che, sulla base del modulo scritto di informativa e di consenso avente le caratteristiche suindicate, posto a disposizione dagli operatori anche per via telematica, abbiano spontaneamente manifestato il proprio consenso all’inclusione negli elenchi, alle condizioni sopra precisate.