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Trattamento dei dati completi e aggiornati tratti dai pubblici registri - 5 giugno 2008 [1535726]

[doc. web n. 1535726]

Trattamento dei dati completi e aggiornati tratti dai pubblici registri - 5 giugno 2008

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

ESAMINATE le segnalazioni di XY, ZW e XK, nonché i ricorsi riguardanti il trattamento da parte di Crif S.p.A. (di seguito, la società) di dati personali tratti da pubblici registri e relativi a pignoramenti e ipoteche nei cui confronti è intervenuta, nelle forme di legge, la cancellazione o altra annotazione e che risultano invece riportati nei report della società con la sola locuzione sintetica "atto colpito da annotamento";

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, le note del 17 aprile 2008 e del 7 maggio 2008 con le quali questa Autorità ha richiesto informazioni alla società;

VISTA la nota del 6 maggio 2008 con la quale la società ha dichiarato di acquisire i dati personali da pubblici registri attraverso propri fornitori di servizi e che si limita "a registrare tali dati riportando lo stesso contenuto con il quale sono riportati nella fonte pubblica di provenienza"; eventuali variazioni o rettifiche successive all´iscrizione sono evidenziate con la dicitura "atto colpito da annotamento"; i dati sarebbero pertanto "esatti, in quanto ripropongono le stesse informazioni registrate nei pubblici registri o elenchi [...] e in secondo luogo completi, fornendo le informazioni inerenti agli atti registrati e alle loro variazioni" (cfr. nota del 6 maggio 2008);

VISTA la successiva nota del 12 maggio 2008 con la quale la società ha chiarito che i dati raccolti dai fornitori (a titolo esemplificativo, relativi a "domande giudiziali, ipoteche legali e giudiziali, pignoramenti immobiliari") vengono registrati nei propri archivi "sia nel formato inviato dal fornitore (tabelle di log dell´informazione) [...] che disaggregando i dati per contenuto (anagrafiche, dettaglio atti, collegamento anagrafiche-atti, beni catastali, dati di residenza e/o sede legale delle anagrafiche, dettaglio annotamenti, etc.": cfr. nota del 12 maggio 2008);

RILEVATO che, nella stessa nota del 12 maggio 2008, con riferimento alla modalità prescelta per segnalare eventuali aggiornamenti dei dati tratti dai pubblici registri, la società ha dichiarato che, "non essendo stato possibile fino ad ora per ragioni tecniche un inserimento "completo" del contenuto dell´atto di annotamento, viene inserita, in relazione al dato originario la nota "atto colpito da annotamento"" e che solo "se il cliente ha interesse ad approfondire, dando quindi rilevanza all´informazione [oggetto specifico del segnalato annotamento], viene fornito dei dettagli relativi all´annotamento segnalato";

RILEVATO che, non diversamente, anche nei confronti dell´interessato che eserciti il diritto d´accesso previsto dall´art. 7 del Codice, la società non indica, nel dettaglio, le informazioni complete relative all´annotamento, limitandosi a comunicare la dicitura "atto colpito da annotamento" e a precisare che i dati "riproducono esattamente quanto risultante presso gli uffici dei registri immobiliari" (cfr. nota Crif del 27 settembre 2007 indirizzata a XK; v. pure documentazione in atti relativa ai ricorsi esaminati in relazione al profilo in esame);

RILEVATO che la società non ha chiarito quali siano le "ragioni tecniche" che ostacolerebbero una rappresentazione integrale delle informazioni in suo possesso tratte dagli archivi pubblici, né ha precisato con quali modalità viene fornita all´utente l´informazione di dettaglio relativa all´annotamento;
RILEVATO che la società, pur avendo dichiarato che i dati sarebbero completi ed esatti (cfr. nota 6 maggio 2008), ha precisato (nella comunicazione del 12 maggio 2008) che sarebbe stato "pianificato già da tempo il passaggio in produzione, che dovrebbe avvenire nel mese di maggio 2008, di una modifica al sistema, che prevede, per gli atti colpiti da annotamento la restituzione immediata e contestuale anche dell´intero dettaglio dell´annotamento stesso e non più solo la nota attuale";

RITENUTO che il trattamento dei dati tratti da pubblici registri, con espresso riferimento alla locuzione sintetica "atto colpito da annotamento", al momento effettuato nei termini sopra illustrati, non risulta allo stato conforme ai princìpi di esattezza e completezza dei dati personali (art. 11, comma 1, lett. c) e d), del Codice), atteso che la menzionata locuzione, di contenuto generico (e dai riflessi negativi, tenuto conto del termine "colpito" dalla medesima utilizzato), non riproduce le informazioni presenti nei pubblici registri (è anzi frutto di elaborazione propria della società) e non fornisce fedelmente e immediatamente l´esatta rappresentazione di quanto in essi contenuto;

RITENUTO che la valenza informativa della predetta locuzione è altresì suscettibile di determinare una falsa rappresentazione del profilo degli interessati, lesiva del loro diritto all´identità personale (art. 2 del Codice; v. pure Preambolo, punto 1 del Codice di deontologia e di buona condotta per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti), in ragione della rilevata carenza di una fedele e completa rappresentazione di tutte le informazioni disponibili agli stessi riferite, con possibili conseguenze pregiudizievoli sui loro diritti personali e patrimoniali (artt. 15 del Codice e 2050 cod. civ.);

RITENUTO che la prassi seguita dalla società, sia nei casi oggetto di segnalazione sia, più in generale, nella predisposizione dei propri riscontri agli interessati, non risulta allo stato conforme al precetto contenuto nell´art. 10, comma 3, del Codice secondo il quale "il riscontro all´interessato comprende tutti i dati personali" in qualsiasi modo trattati dal titolare del trattamento (rilievo già formulato dal Garante nel provvedimento adottato nei confronti della medesima società in relazione al trattamento dei dati da parte dei sistemi di informazione creditizia: Provv. 4 maggio 2006, punto 7, in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1302311);

RITENUTO che la società, disponendo di informazioni di dettaglio riguardanti le vicende relative all´"atto colpito da annotamento", deve comunicarle nella loro completezza –anche al fine di improntare le operazioni di trattamento al principio di correttezza (art. 11, comma 1, lett. a) del Codice), che risulta anch´esso violato nel caso di specie– sia nei riscontri forniti agli interessati, in caso di esercizio del diritto di accesso ai sensi dell´art. 7 del Codice, sia in sede di prestazione dei propri servizi;

RITENUTO, di dover  pertanto ordinare alla società di adottare senza ritardo le necessarie modifiche tecnico-organizzative atte a sostituire la dizione sintetica "atto colpito da annotamento" con informazioni il cui contenuto sia completo e aggiornato rispetto a quello desumibile dai pubblici registri; ritenuto di dover ordinare alla società di dare conferma a questa Autorità dell´avvenuto adempimento entro il termine che si ritiene congruo fissare al 1° luglio 2008 tenuto anche conto che, in base alle dichiarazioni rese, la società avrebbe programmato già da tempo di modificare le modalità di presentazione dei dati personali in esame;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. c) del Codice, prescrive a Crif S.p.A. di adottare senza ritardo le necessarie modifiche tecnico-organizzative volte a fornire a utenti e interessati informazioni complete e aggiornate rispetto a quanto desumibile dai pubblici registri, in luogo della locuzione sintetica "atto colpito da annotamento" allo stato utilizzata, dandone comunicazione a questa Autorità entro il 1° luglio 2008.

Roma, 5 giugno 2008

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli