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Diritto di accesso - Le relazioni sul dipendente e gli atti del suo fascicolo contengono dati personali - 27 dicembre 2001 [40987]

 [doc web n. 40987]

Diritto di accesso - Le relazioni sul dipendente e gli atti del suo fascicolo contengono dati personali - 27 dicembre 2001

Nella nozione di dato personale rientrano anche i dati contenuti nel fascicolo personale del dipendente e nelle relazioni predisposte dal datore di lavoro, purché contenenti notizie, informazioni o elementi idonei a fornire un contributo aggiuntivo di conoscenza sul lavoratore.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato dal Sig. Gabriele Ceroni

nei confronti di

Rolo Banca 1473 S.p.a.;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dottor Mauro Paissan;

PREMESSO:

Il ricorrente, dipendente di Rolo Banca 1473 S.p.a., lamenta di non avere ricevuto un riscontro positivo alla richiesta di accesso al complesso dei dati personali che lo riguardano, rivolta ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675. Ciò con riferimento anche a dati personali riportati nell´ambito di "giudizi, valutazioni, provvedimenti inerenti" il proprio comportamento personale e professionale, nonché per quanto concerne "l´assegnazione a incarichi, uffici, servizi, sedi…".

Con il ricorso proposto ai sensi dell´art. 29 della legge n. 675/1996 l´interessato chiede che il Garante ordini al titolare del trattamento "di consegnare la copia fotostatica del fascicolo personale e gli stampati contenenti i dati personali su supporto informatico, ovvero la trasposizione, completa ed inequivoca, dei dati su differenti supporti cartacei".

All´invito ad aderire spontaneamente alle richieste del ricorrente, formulato da questa Autorità con nota n. 13614 del 6 dicembre 2001, il titolare del trattamento ha risposto con nota anticipata via fax il 12 dicembre 2001 con la quale ha sostenuto di ritenere non dovuta la consegna all´interessato della documentazione richiesta, manifestando peraltro la disponibilità a permetterne la visione.

Con ulteriore nota, parimenti in data 12 dicembre 2001, la resistente ha precisato di aver già consentito all´interessato, in altre occasioni, di prendere visione della documentazione personale richiesta, concernente anche "l´intero materiale valutativo", nonché "l´integrale fascicolo personale". In tali occasioni, alla presenza anche di un rappresentante sindacale, l´interessato avrebbe provveduto "a leggere ad alta voce, attivando un registratore portatile, i passi ritenuti" di particolare interesse. La banca, però, ha confermato di ritenere non dovuta la consegna in copia della documentazione richiesta.

Con nota in data 14 dicembre 2001 il ricorrente ha infine ribadito le proprie richieste, manifestando perplessità sulle modalità di adempimento seguite dal titolare del trattamento.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso, che verte sull´accesso al complesso dei dati personali detenuti dal datore di lavoro e riferiti all´intera carriera professionale di un dipendente, deve essere accolto in ragione del riscontro non idoneo fornito dal titolare del trattamento.

La nozione di dato personale, adottata dalla direttiva comunitaria n. 95/46/CE e dall´art. 1, comma 2, lettera c), della legge n. 675/1996, riguarda espressamente "qualunque informazione" relativa all´interessato anche se contenuta all´interno di documenti valutativi, riportati in supporti di vario tipo (sia cartaceo, sia automatizzato) e conservati o meno in archivi.

I dati personali oggetto della richiesta di accesso in questione rientrano in tale categoria ed è pertanto legittima la richiesta dell´interessato di venirne a conoscenza ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675.

Il citato art. 13 e l´art. 17 del d.P.R. n 501/1998 non prevedono il necessario rilascio di copie di atti ed obbligano, più precisamente, il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti i dati personali detenuti su supporto cartaceo o informatico che riguardano il richiedente, e a riferirli a quest´ultimo con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili. L´accesso, quindi, non obbliga ad esibire o copiare interamente ogni singolo atto, ma rende necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni di carattere personale relative al solo interessato (cfr. provvedimento del Garante del 23 giugno 1998, in Bollettino del Garante n. 5, pag. 20).

Solo quando l´estrazione di tali dati risulti particolarmente difficoltosa, l´adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (vedi il provvedimento dell´11 gennaio 2001, in Bollettino del Garante n. 16, pag. 23).

Nel caso di specie, i dati personali sono riportati all´interno di documenti cartacei. Il titolare del trattamento (il quale sembra non aver provveduto ad estrapolare i dati richiesti riportandoli su supporto cartaceo o informatico, attesa la presumibile ampiezza degli stessi), di fronte all´esplicita richiesta dell´interessato, deve permettere allo stesso di acquisire copia di tutti i dati personali che lo riguardano anche mediante la suindicata modalità dell´esibizione e/o consegna dei documenti che li contengono, limitandosi ad oscurare i dati eventualmente riferiti a terzi.

Rolo Banca 1473 S.p.A. dovrà quindi integrare i riscontri fino ad ora forniti consentendo all´interessato, entro un termine che appare congruo fissare al 15 febbraio 2002, di acquisire copia dei dati personali allo stesso riferiti conservati nel fascicolo personale o comunque disponibili negli archivi aziendali, secondo le modalità suindicate.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

accoglie il ricorso e ordina a Rolo Banca 1473 S.p.A. di corrispondere entro il 15 febbraio 2002, nei termini di cui in motivazione, alla richiesta dell´interessato, dando conferma di tale adempimento entro la stessa data all´Ufficio del Garante.

Roma, 27 dicembre 2001

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli