[doc. web n. 4360913]

Allungamento del tempo di conservazione di immagini raccolte attraverso un sistema di videosorveglianza installato presso un´area dove si svolgono le manifestazioni fieristiche. Verifica preliminare - 17 settembre 2015

Registro dei provvedimenti
n. 476 del 17 settembre 2015

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice");

VISTO il provvedimento generale del Garante dell´8 aprile 2010, in materia di trattamento di dati personali effettuato tramite sistemi di videosorveglianza (G.U. n. 99 del 29 aprile 2010 e in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1712680);

ESAMINATA la richiesta di verifica preliminare presentata da Fiera di Vicenza S.p.A. ai sensi dell´art. 17 del Codice;

VISTI gli atti d´ufficio;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Antonello Soro;

PREMESSO

1. Fiera di Vicenza S.p.A. (di seguito, la società) ha presentato una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell´art. 17 del Codice, ricevuta l´8 maggio 2015, in relazione al prospettato allungamento a complessivi dieci giorni del tempo di conservazione delle immagini raccolte attraverso un sistema di videosorveglianza installato presso l´area ove si svolgono le manifestazioni fieristiche, nonché nelle aree adibite a parcheggio (compresi i relativi varchi e rampe di accesso). Allo stato, il sistema di registrazione delle immagini - già attivo - "prevede che esse siano memorizzate" in un unico server e "ogni 7 giorni si ha la cancellazione automatica delle registrazioni" (cfr. "Regolamento per la disciplina della videosorveglianza" adottato dalla società, All. 2, nota 28.7.2015).

Il sistema (che utilizza 85 telecamere), installato per finalità di sicurezza, prevede allo stato la registrazione delle immagini raccolte – "accessibil[i] mediante autenticazione con password complessa […] solo da parte del Responsabile del Trattamento […] e dagli incaricati autorizzati" – nei termini previsti dal provvedimento generale 8.4.2010 (cfr. nota 8.5.2015 cit., p. 1).

1.1. La società, nel precisare che "l´area fieristica, così come le zone circostanti di parcheggio, sono molto estese e spesso, soprattutto durante le manifestazioni fieristiche, il termine massimo di sette giorni previsto dalla normativa non è sufficiente ad individuare e rilevare eventuali danneggiamenti, atti vandalici e/o furti subiti" (cfr. nota cit., p. 2), ha allegato una nota – del 15.1.2015, in atti – con la quale il Questore di Vicenza ha rappresentato la necessità di conservare "per imprescindibili esigenze di sicurezza" le immagini relative alle "aree dei padiglioni ed i parcheggi utilizzati dai visitatori/espositori (all´interno ed all´esterno della Fiera) […] sino a 10 giorni dal termine degli eventi" in occasione delle manifestazioni organizzate presso gli spazi della Fiera (cfr. All. 4, nota cit.).

1.2. In relazione all´installazione dell´impianto di videosorveglianza risulta stipulato con le rappresentanze sindacali aziendali un accordo ai sensi dell´art. 4, l. 20.5.1970, n. 300 (cfr. All. 1, nota cit., verbale di accordo del 18.12.2013).

2. A seguito di una richiesta di chiarimenti formulata dall´Autorità, con nota pervenuta il 28.7.2015 la società ha precisato che:

a. con riferimento ai tempi di conservazione delle immagini ritenuti necessari in relazione alle esigenze di sicurezza così come evidenziate nella specifica richiesta della Questura di Vicenza, la "registrazione delle immagini è continuativa nell´arco dell´anno e il periodo di conservazione sarà limitato a complessivi 10 giorni con successiva sovra registrazione delle immagini antecedenti mediante cancellazione automatica da parte del software di registrazione" (cfr. nota cit., p. 1);

b. alcune misure di sicurezza, indicate nel Regolamento per la disciplina della videosorveglianza (aggiornato al marzo 2014), sono state predisposte in relazione al trattamento delle immagini registrate (in particolare è prevista la custodia delle immagini all´interno di un server collocato in un armadio chiuso a chiave in locale dedicato; il predetto locale è accessibile esclusivamente da parte di personale autorizzato; l´accesso alle immagini è consentito, attraverso l´utilizzo di apposito software, esclusivamente al Responsabile per la videosorveglianza, "previa autenticazione tramite credenziali di autenticazione riservate") (cfr. nota cit., p. 2);

c. all´esito della verifica preliminare presentata al Garante la società "procederà tempestivamente all´aggiornamento dell´accordo sindacale siglato in data 18.12.2013" (cfr. nota cit., p. 2).

3. Alla luce di quanto dichiarato ed esaminata la documentazione in atti, si ritengono sussistenti speciali esigenze di ulteriore conservazione delle immagini registrate (rispetto agli ordinari termini ritenuti congrui dall´Autorità) in relazione a specifiche finalità di sicurezza legittimamente perseguite dal titolare del trattamento (cfr. provv. 8.4.2010 cit., punti 3.2.1. e 3.4.).

Tale valutazione è resa in considerazione delle speciali esigenze di tutela di beni (nonché di sicurezza delle persone) collocati nei vasti spazi ove si allestiscono le manifestazioni fieristiche gestite dalla società, in occasione delle quali sono esposti in taluni casi anche oggetti di particolare valore. Considerata inoltre la frequenza degli eventi organizzati presso la Fiera (che comportano anche attività connesse di allestimento/smontaggio degli stands), nonché l´esigenza di tutelare i beni e le strutture fisse appartenenti alla società, alla luce di principi di economicità e semplificazione si ritiene congrua la conservazione per dieci giorni delle immagini registrate durante l´intero periodo dell´anno.

Il trattamento descritto, effettuato dunque per finalità di tutela di beni e di incremento della sicurezza con riferimento a dipendenti, utenti e visitatori, risulta pertanto conforme al principio di liceità (cfr. art. 11, comma 1, lett. a) ed e) del Codice), anche in relazione alla vigente disciplina in materia di controllo a distanza dell´attività dei lavoratori, considerato che la società ha sottoscritto un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali che verrà integrato in relazione al nuovo termine di conservazione (cfr. artt. 11, comma 1, lett. a), 114 del Codice e art. 4, l. 20.5.1970, n. 300).

Quanto alle modalità del trattamento, queste risultano – in base alla documentazione in atti – altresì conformi al principio di necessità e proporzionalità in relazione alla finalità perseguita (cfr. artt. 3 e 11, comma 1, lett. d) del Codice).

4. Infine, si rammenta che il titolare del trattamento, in base all´art. 29, comma 5 del Codice, è tenuto a vigilare sulla puntuale osservanza da parte del responsabile delle disposizioni vigenti in materia, nonché delle istruzioni impartite, e si ricorda altresì la necessità di osservare le disposizioni poste in materia di misure di sicurezza (v. artt. 31 e ss. del Codice e All. B del Codice, Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza).

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 17 del Codice, preso atto della richiesta di verifica preliminare presentata da Fiera di Vicenza S.p.A. in relazione al trattamento di immagini raccolte attraverso un impianto di videosorveglianza, ritiene ammissibile nei termini di cui in premessa la conservazione delle stesse fino a un termine massimo di dieci giorni.

Roma, 17 settembre 2015

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia