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Avviso pubblico di avvio della consultazione sul “termine di conservazione dei metadati generati e raccolti automaticamente dai protocolli di trasmissione e smistamento della posta elettronica”
(Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 64 del 16 marzo 2024)

Il Garante per la protezione dei dati personali, con provvedimento del 22 febbraio 2024, n. 127, pubblicato sul sito web istituzionale (www.garanteprivacy.it), ha deliberato l'avvio di una procedura di consultazione pubblica sul termine di conservazione dei metadati generati e raccolti automaticamente dai protocolli di trasmissione e smistamento della posta elettronica.

Obiettivo della consultazione è quello di acquisire osservazioni e proposte riguardo alla congruità, in relazione alle finalità perseguite dai datori di lavori pubblici e privati, del termine di conservazione dei metadati generati e raccolti automaticamente dai protocolli di trasmissione e smistamento della posta elettronica e relativi alle operazioni di invio, ricezione e smistamento dei messaggi di posta elettronica (che possono comprendere gli indirizzi email del mittente e del destinatario, gli indirizzi IP dei server o dei computer coinvolti nell’instradamento del messaggio, gli orari di invio, di ritrasmissione e di ricezione, la dimensione del messaggio, la presenza e la dimensione degli eventuali allegati, in certi casi anche l’oggetto del messaggio spedito o ricevuto) e, più in generale alle forme e modalità di utilizzo di tali metadati che ne renderebbero necessaria una conservazione superiore a quella ipotizzata nel documento di indirizzo “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” (provv. del Garante del 21 dicembre 2023, n. 642, doc. web n. 9978728).

I contributi, così individuati, dovranno pervenire, entro 30 giorni dalla pubblicazione del presente avviso sulla Gazzetta Ufficiale, all’indirizzo del Garante di Piazza Venezia n. 11, 00187 – Roma, ovvero all'indirizzo di posta elettronica protocollo@gpdp.it oppure protocollo@pec.gpdp.it indicando nell'oggetto “Consultazione sul termine di conservazione dei metadati generati e raccolti automaticamente dai protocolli di trasmissione e smistamento della posta elettronica”.

I contributi inviati dai partecipanti alla consultazione non precostituiscono alcun titolo, condizione o vincolo rispetto ad eventuali successive determinazioni del Garante.

INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
(art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679)

I dati personali eventualmente forniti facoltativamente partecipando alla consultazione pubblica saranno utilizzati dall’Autorità nei modi e nei limiti necessari per svolgere i compiti di interesse pubblico di cui al d.lgs  30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal d.lgs. 10 agosto 2018 n. 101 e, in particolare, per le valutazioni di competenza e per adottare eventuali ulteriori determinazioni, con procedure prevalentemente informatizzate e a cura delle sole unità di personale od organi interni autorizzati e competenti al riguardo.

Tali dati saranno conservati per il tempo stabilito dalle norme vigenti a fini amministrativi.

Titolare del trattamento è il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia 11, IT-00187, Roma (Email: garante@gpdp.it, PEC: protocollo@pec.gpdp.it, centralino +39 06.696771).

Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) è raggiungibile al seguente indirizzo: Garante per la protezione dei personali - Responsabile della Protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, IT-00187, Roma, email: rpd@gpdp.it.

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dal Garante, l'accesso ai propri dati personali, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento o di opporsi al medesimo trattamento, nei casi in cui ne ricorrano i presupposti (artt. 15 e ss. del Regolamento). L'apposita istanza è presentata al Responsabile della protezione dei dati presso il Garante.

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall'art. 77 del Regolamento (UE) 2016/679, o di proporre un ricorso giurisdizionale (art. 79 del Regolamento citato).