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Informazioni all'interessato - Modelli di informativa e di richiesta del consenso predisposti dall'Autogerma SpA - 8 settembre 1997

[doc. web n. 1055101]

Informazioni all´interessato - Modelli di informativa e di richiesta del consenso predisposti dall´Autogerma SpA - 8 settembre 1997

Nei primi mesi della propria attività, il Garante ha espresso il parere su alcuni modelli di informativa e di prestazione del consenso predisposti per la clientela di talune società al fine di rendere più semplice la comprensione e l´applicazione dei princípi sanciti dalla legge n. 675/96.


Roma, 8 settembre 1997


Alla Autogerma SpA
Via Gumpert, 1
37137 - Verona


OGGETTO: Modelli di informativa e di richiesta del consenso predisposti dall´Autogerma SpA.

Con nota n. 308 del 26 giugno 1997, codesta società ha inviato la documentazione richiesta con la comunicazione n. 123 dell´11 giugno scorso, allegando un nuovo schema di modello di informativa e di richiesta di consenso, riformulato alla luce dei chiarimenti espressi in una recente decisione di questa Autorità.

Il Garante, nel constatare che il nuovo schema reca modifiche significative, ha osservato che alcuni punti non risultano ancora conformi alle disposizioni della legge n. 675/96.

Ai sensi dell´art. 31, comma 1, lett. c), si segnala pertanto la necessità di un perfezionamento dello schema, tenendo conto delle seguenti osservazioni:

a) occorre precisare nella prima parte dello stampato che i dati sono raccolti presso l´interessato anziché presso terzi, ai sensi dell´art. 10, comma 1, della legge n. 675/96;

b) l´inciso relativo alle modalità del trattamento (art. 10, comma 1, lett. a)) risulta generico, essendo necessario specificare la logica su cui si basa il trattamento, individuando, in particolare, i principali criteri e le metodologie di elaborazione dei dati (cfr. l´ultimo periodo del punto 1, lett. b), della segnalazione BNL);

c) la parte relativa alla descrizione delle conseguenze di un eventuale rifiuto di fornire i dati presenta ancora una formulazione non chiara, in quanto lascia intendere che il diniego del consenso potrebbe comportare la mancata esecuzione di prestazioni che, in verità, potrebbero essere eseguite comunque, anche in mancanza del consenso. Il chiarimento potrebbe essere fornito apportando, ad esempio, le seguenti modificazioni:

  • nel quinto paragrafo, terzo rigo, le parole "si riferiscono" potrebbero essere sostituite con "sono necessari" , eliminando al sesto rigo le parole "D´altra parte" e sostituendo nel rigo successivo la parola "solo" con "invece" ;
  • nel sesto paragrafo, le parole "ovvero di prestare il consenso al loro trattamento come sopra descritto" potrebbero essere eliminate, sostituendo la parola "potranno" con "può" ed eliminando le parole "e consenso" (sesto rigo) e "solo" (ultimo rigo);

d) in alcuni punti lo schema elenca genericamente o in via esemplificativa i soggetti destinatari dei dati dell´interessato e le finalità da essi perseguite (vedi, ad es., il riferimento agli "organi associativi del settore automobilistico" ). Inoltre, lo schema non chiarisce se il consenso si riferisca soltanto al trattamento in atto presso il singolo concessionario e alle sole operazioni di comunicazione dei dati all´Autogerma SpA e alla Fingerma SpA, sia richiesto anche per rendere legittimi gli ulteriori trattamenti effettuati stabilmente da tali soggetti o da terzi. Tale distinzione è essenziale al fine di permettere all´interessato di comprendere pienamente l´ambito e le finalità della raccolta e delle successive operazioni correlate al trattamento dei dati che si accinge a conferire; inoltre, pone in condizione l´interessato di esprimere liberamente, ed in forma specifica, il proprio "consenso informato" .

Si ricorda tra l´altro che qualora si intenda richiedere il consenso anche per ciò che riguarda la successiva attività a regime dei terzi destinatari della comunicazione, questi soggetti e i relativi trattamenti devono essere individuati in modo preciso nell´informativa (cfr. il punto 2 b) della decisione BNL).

Occorre pertanto riformulare lo schema, distinguendo nella parte relativa all´informativa, da un lato, i casi concernenti i titolari e i trattamenti successivi a quello originario (per i quali codesta società intende acquisire, ove necessario, il consenso dell´interessato) e, dall´altro, le fattispecie relative ai soggetti e alle categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati (e che provvederebbero a richiedere autonomamente il consenso qualora intendano procedere stabilmente al trattamento dei dati);

e) la parte finale relativa alla manifestazione del consenso risente della confusione di fondo circa la distinzione tra i trattamenti (e i relativi titolari) e le comunicazioni (e i relativi destinatari), e deve essere riformulata in considerazione delle osservazioni sopra esposte.

In particolare, nella formula relativa alla richiesta di consenso vanno distinti i casi:

  • di consenso richiesto per legittimare sia il trattamento da parte del concessionario sia la comunicazione all´Autogerma SpA e alla Fingerma SpA (ovvero di consenso necessario per comunicare i dati a terzi in attuazione di un obbligo contrattuale di acquisto, finanziamento o fornitura di servizi di assistenza);
  • di consenso "facoltativo" finalizzato ad indagini di mercato, iniziative di marketing, ecc. Attraverso tale distinzione, si permetterà all´interessato di esercitare eventuali opzioni in ordine all´ampiezza del consenso. Nel caso in cui il consenso sia richiesto anche per i trattamenti effettuati stabilmente da altri soggetti (in particolare, Autogerma SpA e Fingerma SpA), si fa presente che questi ultimi dovranno essere indicati precisamente e nominativamente, in sintonia con quanto si è osservato a proposito dell´informativa.

Occorre inoltre prevedere una formula iniziale di manifestazione del consenso che si riferisca a quanto evidenziato nell´informativa all´interessato in ordine al trattamento e alla comunicazione dei dati personali, apparendo insufficiente la semplice previsione di uno "spazio per eventuali dichiarazioni del Cliente e limitazioni del consenso" e di una "firma leggibile del Cliente per espresso consenso e firma di quanto precede" .

Contestualmente alla presente segnalazione si invita codesta Società, ai sensi dell´art. 32, comma 1, della legge n. 675/96, a trasmettere copia dello schema riformulato entro quindici giorni dal ricevimento della presente, e a fornire assicurazioni, entro la medesima data, che, nelle more della predisposizione del nuovo modello, non saranno tratte conseguenze sfavorevoli per gli interessati in caso di mancata prestazione del consenso con il precedente modello.

IL PRESIDENTE