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Informazioni all'interessato - Modificazioni da apportare ai modelli per l'informativa e il consenso dei dipendenti dell'ENEL - 16 ottobre 1997

[doc. web n. 1055120]

Informazioni all´interessato - Modificazioni da apportare ai modelli per l´informativa e il consenso dei dipendenti dell´ENEL - 16 ottobre 1997

A seguito di alcune segnalazioni sottoscritte da dipendenti dell´ENEL, il Garante ha indicato a tale società le modificazioni da apportare ai modelli per l´informativa e per la prestazione del consenso già inviati al personale dipendente.

Roma, 16 ottobre 1997

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Visti gli atti trasmessi da dipendenti dell´ENEL SpA e dall´organizzazione sindacale Cobas Energia, concernenti i modelli di informativa, di richiesta del consenso e di designazione degli incaricati del trattamento, distribuiti dall´ anzidetta società dopo l´entrata in vigore della legge n. 675/96;

Viste, in particolare, le lettere inviate a questa Autorità dal Cobas Energia il 5 giugno 1997, da un gruppo di dipendenti ENEL il 5 giugno 1997, dalla Sig.a Bruna Gazzelloni il 14 giugno, 21 luglio e 25 agosto 1997, dalla Sig.a Viviana Tizi il 6 giugno e 21 luglio 1997 e dalla Sig.a Maria Rita Muzi il 13 giugno e 25 agosto 1997;

Esaminata la documentazione trasmessa dall´ENEL SpA, la quale, nel termine concesso, ha predisposto un nuovo modello, composto da "un comunicato al personale" (recante "informazioni sul trattamento dei dati personali" ai sensi dell´art. 10, legge n. 675/96) e da una lettera allegata (contenente la dichiarazione del consenso dell´interessato);

Esaminata la versione definitiva di tale modello, depositata il 26 settembre scorso;

Ritenuto che tale modello soddisfa in buona parte i requisiti previsti dalle disposizioni della legge n. 675/96;

Ritenuto opportuno che l´ ENEL SpA proceda senza ritardo a riformulare il modello di designazione degli incaricati del trattamento, specificando a quali categorie di dati abbia accesso ciascun dipendente;

Rilevato che diversi dipendenti hanno manifestato già, sulla base del vecchio modello, il consenso al trattamento dei propri dati personali da parte dell´ENEL SpA, e che altri dipendenti non hanno invece prestato ancora il consenso o si sono rifiutati di prestarlo;

Rilevato, inoltre, che le Sig.e Gazzelloni, Tizi e Muzi hanno esercitato i diritti previsti dall´art. 13 della legge n. 675/96, chiedendo di conoscere i dati personali che le riguardano in possesso dell´ENEL SpA;

Ritenuto che le lettere inviate dalla Sig.e Gazzelloni e Tizi il 21 luglio scorso e dalla Sig.a Muzi il 25 agosto u.s. vanno qualificate, per la forma e per il contenuto, come reclami ai sensi dell´art. 31, comma 1, lett. d), della legge n. 675/96, anziché come ricorsi ai sensi dell´art. 29 della medesima legge;

Constatato che il modello di consenso è riferito, per i dati diversi da quelli sensibili, alle sole ipotesi di comunicazione e diffusione (art. 20 legge n. 675/96) e non riguarda i casi in cui non è necessario richiedere il consenso ai sensi dell´ art. 12 della legge n. 675/96;

Visto l´art. 31 della legge 31 dicembre 1996, n. 675;

SEGNALA

all´ENEL SpA le seguenti modificazioni da apportare al trattamento dei dati:

1) il modello di informativa, che va inviato agli interessati senza ritardo e capillarmente, dovrà essere così integrato:

a) nella prima pagina, occorre precisare se l´informativa è resa in riferimento a dati raccolti presso terzi o presso l´interessato, ovvero da entrambi (art. 10, commi 1 e 3, legge n. 675/96). Inoltre, qualora le persone fisiche indicate in fondo a tale pagina svolgano tutte, come sembra, la funzione di "responsabili" del trattamento (art. 8 legge n. 675/96), è necessario apportare al testo una precisazione formale; si rende superfluo così, indicare alla quinta pagina gli estremi identificativi dei medesimi responsabili. Laddove, invece, le persone indicate a pag. 1 rivestano non la qualità di responsabili ma quella di legali rappresentanti dell´ENEL SpA, le indicazioni ad esse relative sarebbero superflue;

b) nella terza pagina, l´inciso relativo alle modalità del trattamento deve essere completato da un riferimento alla logica su cui si basa il trattamento, individuando, in particolare, i principali criteri e le metodologie di elaborazione dei dati;

2) così riformulato, il nuovo modello di informativa ("comunicato al personale" ) deve essere inviato nuovamente ai dipendenti che hanno manifestato già il proprio consenso o che si sono rifiutati di prestarlo;

3) di provvedere senza ritardo e non oltre il 30 novembre p.v. a riformulare le formali designazioni degli incaricati del trattamento (artt. 8, comma 5, e 19 legge n. 675/96), precisando puntualmente a quali trattamenti i medesimi incaricati possono prendere parte, attenendosi anche alle direttive ed alle istruzioni impartite dalla società e dai responsabili del trattamento. A tale riguardo, si precisa che la mera assegnazione del dipendente ad una struttura interna non soddisfa, di per sé, ai requisiti previsti dalla legge, dovendo risultare chiaro a quali categorie di dati gli incaricati abbiano accesso (al limite, anche integrando il mansionario di ciascuna struttura con un riferimento alle operazioni di trattamento ammesse presso tale struttura, in modo tale che la formale preposizione ad essa presupponga, univocamente, l´ incarico di compiere le operazioni medesime);

4) di fornire riscontro senza ritardo alle richieste avanzate dalle Sig.e Bruna Gazzelloni, Viviana Tizi e Maria Rita Muzi ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/96, comunicando loro i dati personali trattati dalla società.

L´Ufficio del Garante provvederà a comunicare la presente pronuncia ai soggetti interessati.

IL PRESIDENTE