Diritti interna

Doveri interna

Search Form Portlet

ricerca avanzata

g-docweb-display Portlet

Conservazione delle immagini registrate dalle videocamere di sorveglianza presso un'azienda. Verifica preliminare richiesta da Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. - 21 marzo 2013 [2448362]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
2448362
Data:
21/03/13
Argomenti:
Videosorveglianza , Conservazione di dati , Videosorveglianza aziende
Tipologia:
Verifica preliminare

[doc. web n. 2448362]

Conservazione delle immagini registrate dalle videocamere di sorveglianza presso un´azienda. Verifica preliminare richiesta da Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. - 21 marzo 2013

Registro dei provvedimenti
n. 142 del 21 marzo 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali – di seguito "Codice");

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

In data 19 marzo 2012, Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. ha presentato una richiesta di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di prolungare, fino a 30 giorni, la conservazione delle immagini registrate dalle videocamere di sorveglianza presenti nei propri magazzini e nelle proprie filiali, ubicati in varie città e utilizzati in funzione dell´espletamento del proprio servizio di "corriere aereo internazionale".

Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A., ha dichiarato di far parte del Gruppo Dhl – Deutsche Post, leader mondiale nel settore della logistica e dei servizi postali, di essere composta dalle due Business Unit "Global Forwarding" e "Freight" e di operare nell´ambito delle spedizioni aeree, marittime e terrestri, fornendo ai propri clienti un "servizio dedicato, soprattutto, alle spedizioni di grandi dimensioni o di grandi quantitativi, anche di alto valore", attraverso trasporti multimodali.

In particolare, la società ha riferito di operare in qualità di "Agente regolamentato" (così come definito dal Reg. CE n. 300/2008), con conseguente assunzione dell´obbligo di garantire, attraverso l´adozione di adeguate misure di sicurezza, che ogni spedizione sia protetta da qualunque interferenza illecita "anche nelle fasi di inserimento in magazzino, di deposito e di prelievo" (cfr. nota del 19 marzo 2012); inoltre, la società ha dichiarato di avere conseguito –previa dimostrazione all´Agenzia delle Dogane del possesso degli specifici requisiti richiesti dai Regolamenti (CE) n° 648/2005 e n° 1875/2006- lo status di "Operatore economico autorizzato", ottenendo un´apposita certificazione comunitaria attestante la sua affidabilità non solo dal punto di vista doganale, contabile e della solvibilità finanziaria, ma anche dal punto di vista della sicurezza.

Sul piano logistico, la società ha precisato che i locali oggetto di videosorveglianza sono complessivamente 12 e si trovano, rispettivamente, nelle seguenti città: Bologna, Casoria, Civitanova Marche, Fiumicino, Gatteo, Grandate, Lonate Pozzolo, Pozzuolo Martesana, Sesto Fiorentino, Settimo Torinese, Verona (2 filiali).

Ciò premesso, Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. ha sostenuto che la ragione dell´odierna richiesta risiederebbe non solo nell´esigenza di "ridurre i rischi da accesso non autorizzato" e di tutela della merce e del patrimonio aziendale, ma anche in quella di "osservare" uno standard di sicurezza più elevato, tale da risultare in linea con quanto previsto dal sistema di certificazione volontaria sulla qualità e sicurezza dei servizi di trasporto merci gestito dall´associazione internazionale "Transported asset protection association" (TAPA), ritenuta nel settore parametro di riferimento per gli adempimenti finalizzati a "garantire la sicurezza del trasporto, dei magazzini e dei centri logistici" (cfr. nota del 19 marzo 2012).

Nel corso dell´istruttoria, la società ha dichiarato, sotto la propria responsabilità (art. 168 del Codice), che in ognuna delle unità operative oggetto della presente istanza, in ossequio a quanto previsto dall´art. 4 della legge n. 300/1970 relativamente al divieto di controllo a distanza dei lavoratori, sono intervenuti appositi accordi sindacali, e, nelle realtà prive di rappresentanze sindacali, apposite autorizzazioni da parte delle Direzioni provinciali del lavoro (cfr. nota del 19 marzo 2012).

2. Il funzionamento del sistema

Gli impianti di videosorveglianza di cui la società già si avvale si trovano presso le suddette filiali e fanno parte di un più ampio apparato di sicurezza già implementato a protezione degli ambienti utilizzati, provvisto di un sistema di controllo degli accessi e di allarmi anti-intrusione (cfr. nota del 18 ottobre 2012).

Le telecamere, in numero variabile a seconda dell´ampiezza di ciascun sito, hanno la "funzione primaria di monitorizzare la filiera di sicurezza delle spedizioni" (cfr. nota del 19 marzo 2012) e, in parte, sono dislocate lungo il perimetro dei magazzini e delle filiali; altre, invece, sono posizionate all´interno ed hanno un angolo di ripresa orientato su "nastri portanti, aree di stoccaggio, corridoi" e zone di carico e scarico degli automezzi.

Inoltre, è risultato che alcune telecamere sono dotate di un "sensore di movimento" per ridurre lo spazio di registrazione "nei vari dischi dei computer" (cfr. nota del 18 ottobre 2012).

Le immagini, conservate per 30 giorni, con successiva loro cancellazione automatica, vengono registrate su videoregistratori digitali collocati in una "control room" protetta da un lettore badge di prossimità, a sua volta collegato al sistema di controllo degli accessi. La stanza di controllo è "presidiata h24, 7 giorni su 7 da Istituti di Vigilanza certificati" (nota del 19 marzo 2012).

L´accesso alle immagini registrate, normalmente, è riservato alla sola Autorità giudiziaria, allorché si verifichino eventi illeciti e/o dannosi; tuttavia, al fine dell´accertamento di illeciti, le stesse registrazioni sono anche accessibili "al personale della ‘sicurezza aziendale´ insieme al rappresentante sindacale dell´Azienda"; più esattamente, la procedura prevede la visione delle immagini attraverso l´utilizzo di una "log-in […] di comune conoscenza tra Security e Sindacati" e di una password di accesso al software, "costituita dall´insieme di due codici diversi" in possesso, rispettivamente, delle suddette parti, al fine di garantire che "nessuno possa, individualmente, accedere alle immagini". Al termine della visione delle stesse, viene compilato un apposito verbale attestante le ragioni e l´esito del controllo, firmato e sottoscritto da entrambe le parti aziendali (cfr. nota del 19 marzo 2012).

Quanto alla nomina dei responsabili e degli incaricati del trattamento, Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A., titolare del trattamento, ha dichiarato che presso ognuna delle sue sedi sono stati ritualmente designati sia i responsabili che gli incaricati del trattamento.

Infine, per quanto riguarda l´obbligo di rendere l´informativa, la società ha specificato che "l´accesso alla zona videosorvegliata è correttamente segnalato da appositi cartelli", collocati "a distanza dalla zona stessa e tali da poter essere letti prima di entrarvi" (cfr. nota del 19 marzo 2012).

3. Presupposti di liceità del trattamento

Per una corretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dalla peculiarità dell´attività commerciale svolta da Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. che, pur essendo per lo più esercitata presso i magazzini e le filiali dei centri di lavorazione delle spedizioni, è, comunque, soggetta alle stringenti norme europee ed internazionali volte al rafforzamento della sicurezza delle persone e delle merci lungo "la catena di approvvigionamento" del commercio internazionale (cfr. Comunicazione della Commissione al Parlamento Europeo ed al Consiglio – com.(2010) 386 definitivo -"La politica antiterrorismo dell´UE: principali risultati e sfide future", pag. 7).

Al riguardo, vale rilevare che l´Unione europea è fortemente impegnata a dare attuazione al quadro normativo deliberato dall´Organizzazione mondiale delle dogane, denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Global trade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005), teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire la sicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a facilitare il commercio.
Proprio in ragione di tale obiettivo, la Commissione europea ha apportato modifiche, in materia di sicurezza, al vigente "codice doganale comunitario" (reg. (CE) n. 648/2005 e reg. (CE) n. 1875/2006), introducendo obblighi in materia di informazioni preliminari sulle merci e di gestione degli eventuali rischi, prevedendo la costituzione della figura dell´Operatore economico autorizzato (già promosso all´interno del programma SAFE).

Con particolare riferimento, poi, al settore dell´aviazione civile, giova rammentare che il Regolamento (CE) n. 300/2008 ha fissato norme comuni per proteggere l´aviazione civile da atti di interferenza illecita che ne mettano in pericolo la sicurezza (art. 1), alla cui osservanza sono soggetti oltre agli operatori e i vettori aerei, che forniscono servizi negli aeroporti, anche tutti coloro che, operando in locali situati all´interno o all´esterno del sedime aeroportuale, forniscono beni e/o prestano servizi nell´ambito di aeroporti situati nel territorio di uno Stato membro (purché non siano utilizzati esclusivamente per scopi militari). Inoltre, detto Regolamento, dopo aver definito la figura di "agente regolamentato" (come nel caso specifico è Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A.), intendendo per tale il "vettore aereo, agente, spedizioniere o qualunque altro soggetto che garantisce l´effettuazione di controlli di sicurezza sulle merci o sulla posta", ha imposto ad ogni operatore aeroportuale la redazione, l´attuazione e il mantenimento di un programma per la sicurezza, che dev´essere presentato all´autorità competente "che, se del caso, può adottare ulteriori misure" (cfr. art. 12 Regolamento (CE) n. 300/2008).

Con specifico riferimento al trasporto delle merci e della posta, infine, l´Allegato a detto Regolamento ha stabilito che le stesse "devono essere sottoposte a controlli di sicurezza prima di essere caricate a bordo di un aeromobile" al fine di prevenire l´introduzione illecita, nelle stive degli aeromobili, di armi non autorizzate, di ordigni esplosivi e di ogni altro oggetto in grado di causare "turbativa al normale svolgimento del traffico aereo" (cfr. scheda n. 3, emendamento n. 6 della delibera del Comitato Interministeriale per la Sicurezza dei trasporti aerei e degli aeroporti del 12 novembre 2007, concernente i "Controlli di sicurezza merce, posta, catering, provviste e materiale di bordo").

Una volta espletati tali controlli, le merci e la posta "devono essere protette da interferenze non autorizzate" fino al loro carico sull´aeromobile con il quale "devono essere trasportate" e, in caso contrario, devono essere sottoposte a screening. In particolare, l´agente regolamentato, oltre all´esecuzione dei controlli, deve quindi garantire che i locali dove vengono depositati i "colli" prima del loro invio in aeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire interferenze illecite, fino alla loro consegna ad altro agente regolamentato, vettore aereo o gestore aereoportuale (cfr. scheda n. 3, emendamento n. 6 della citata delibera).

Con successivo Regolamento (CE) n. 185/2010 sono state dettate norme particolareggiate per l´attuazione delle norme fondamentali comuni sulla sicurezza dell´aviazione civile al fine di armonizzare l´applicazione del Regolamento (CE) n. 300/2008 e dei relativi provvedimenti attuativi, ed è stato ribadito nuovamente che "l´agente regolamentato", dopo aver effettuato i controlli di sicurezza previsti, deve provvedere affinché l´accesso a tali spedizioni sia sorvegliato e che le stesse, corredate da apposita documentazione, siano protette da interferenze illecite fino alla loro consegna ad un altro "agente regolamentato" o ad un vettore aereo.

Il 29 aprile 2010, il Direttore generale dell´Ente Nazionale per l´Aviazione Civile (ENAC), al fine di garantire –nelle more dell´adeguamento del Programma Nazionale di Sicurezza- l´immediata applicazione delle misure di sicurezza poste dai suindicati Regolamenti, ha fissato una serie di regole, imponendo, tra l´altro, ad ogni "agente regolamentato" la presentazione di un proprio Programma di sicurezza per assicurare il rispetto delle stesse. In particolare, tra le precauzioni che un agente regolamentato è tenuto ad applicare vi è quella di garantire che i locali dove vengono depositati e custoditi gli effetti postali e le merci prima dell´invio in aeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire che persone non autorizzate possano manomettere o introdurre oggetti pericolosi nei colli ivi depositati e che, una volta terminati i controlli di sicurezza, l´accesso alle spedizioni sia sorvegliato/protetto da interferenze non autorizzate dal momento in cui sono state ricevute fino alla loro consegna ad altro "agente regolamentato" o vettore aereo o gestori aeroportuali (vedi scheda n. 3).

Pertanto, alla luce delle norme comunitarie e delle conseguenti regole disposte a livello nazionale, che danno ampio risalto al profilo della sicurezza, si deve ritenere che l´utilizzazione di impianti di videosorveglianza da parte di tutti gli operatori sia giustificata.

Ciò premesso, la richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate deve essere comunque valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità.

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell´istanza due distinte esigenze.

In primo luogo, Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. ha affermato che la necessità di conservare le immagini fino a 30 giorni deriverebbe dall´esigenza di osservare i parametri di sicurezza previsti per ottenere il rilascio dell´apposita certificazione da parte della Transported asset protection association (TAPA), i quali sono comunemente considerati nel settore come standard fondamentali per garantire al meglio la sicurezza dei magazzini, dei centri logistici e delle merci trasportate. Nel caso specifico, il Regolamento TAPA prevede espressamente, come livello massimo di sicurezza, che le immagini videoregistrate siano conservate almeno 30 giorni.

Per ciò che riguarda il valore legale degli standard TAPA (determinati dalla suddetta Associazione), si deve rilevare che essi non sono giuridicamente vincolanti, perché stabiliti da un ente privato. Però, al contempo non può non tenersi conto del fatto che detta associazione, composta da più di 600 membri tra produttori, fornitori di servizi logistici e corrieri espressi, coopera costantemente a stretto contatto con Forze di polizia e di sicurezza (law enforcement agencies - LEA) e con enti pubblici, perseguendo l´obiettivo comune di ridurre le perdite sofferte dalla catena di approvvigionamento internazionale attraverso la prevenzione di furti e danneggiamenti, legati, in alcuni casi, anche ad atti di terrorismo internazionale.

Anzi, proprio perché ritenuti tecnicamente validi e, al contempo, rivolti ad un settore di rilevante interesse pubblico, spesso sono le stesse autorità pubbliche a promuovere l´osservanza di tali standard o, addirittura, a fare diretto riferimento ad essi, come nel caso della Commissione europea-Direzione generale fiscalità e unione doganale, che, nel fissare gli "Orientamenti" per la concessione dello status di "Operatore economico autorizzato" (previsto dal Codice Doganale Comunitario, Reg. (CE) 1875/2006), nell´ambito dei "Riferimenti a norme riconosciute a livello internazionale" nel settore del "magazzinaggio delle merci" ha fatto espressa menzione del "Certificato TAPA" (vedi "Taxud/2006/1450").

Ne deriva che alle specifiche tecniche in esame, di fatto, può attribuirsi una valenza di gran lunga superiore rispetto a quella che dovrebbe loro spettare in ragione delle modalità di adozione, sicché gli standard di sicurezza da esse fissati possono ritenersi oramai–sia in sede nazionale, sia in sede internazionale- come un punto di riferimento importante nell´intero settore dell´approvvigionamento delle merci.

In secondo luogo, Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. ha sottolineato che, spesso, le spedizioni custodite nei propri magazzini debbono essere conservate per vari giorni a disposizione delle Autorità doganali e delle Forze dell´ordine "per controlli di natura fiscale, vigilanza contro il narco-traffico, la frode commerciale, la violazione di diritti di proprietà industriale, il furto, la manomissione ed il contrabbando"; a ciò si aggiunge il fatto che Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A., in virtù del suo status di "Operatore economico autorizzato", ha il dovere di segnalare alla Dogana "sospetti di reato relativi alle spedizioni trattate" e di tenere a disposizione della stessa Autorità le spedizioni su cui essa segnali di voler effettuare i controlli.

Ne consegue che le spedizioni possono essere trattenute in magazzino per parecchi giorni e che, in caso di "eventi dannosi da interferenze illecite" che si accertino solo al termine del trasporto, o anche vari giorni dopo l´arrivo a destinazione della merce, "la ricostruzione delle cause di tali eventi può doversi basare su registrazioni di svariati giorni prima", anche antecedenti la settimana (nota del 19 marzo 2012). E ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell´art. 1698 del codice civile, in caso di "perdita parziale" o "avaria non riconoscibili al momento della riconsegna", è riconosciuta all´interessato la possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione.

Ad ulteriore sostegno della richiesta, la società ha dichiarato, producendo copia di alcune denunce presentate presso le Forze dell´ordine per episodi di furto o di smarrimento, che molteplici sono stati gli episodi di reato che hanno interessato spedizioni effettuate presso i siti interessati, precisando che spesso tra la data della spedizione e quella di scoperta dell´evento sono intercorsi più di sette giorni con conseguente impossibilità, in mancanza di immagini videoregistrate, di supportare le indagini dell´Autorità giudiziaria.

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta della società possa essere ritenuta conforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

In particolare, la specifica attenzione posta non solo a livello internazionale ed europeo, ma anche a livello nazionale rispetto alla fissazione e alla comune osservanza di elevati standard di sicurezza nel settore del trasporto aereo delle merci, nonché l´acclarata difficoltà delle strutture della società di accertare, in tempi più contenuti, eventuali illeciti verificatisi in occasione delle spedizioni, valgono a giustificare la pretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistrate fino a 30 giorni, all´esclusivo fine dell´accertamento degli accadimenti e dell´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria competente, degli eventuali responsabili.

Resta inteso che, ad eccezione della visione da parte dell´Autorità giudiziaria, l´accesso alle immagini in questione potrà avvenire solo nel rispetto di quanto stabilito dagli accordi sindacali aziendali 0, in difetto, dalle Autorizzazioni rilasciate dalle Direzioni provinciali del lavoro competenti, con conseguente divieto di loro comunicazione a terzi (fatte salve le esigenze dell´Autorità giudiziaria) o di diffusione.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità la Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell´art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell´impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale, questa Autorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta.

L´accesso alle immagini registrate, ovviamente, potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Resta inteso che le modifiche al sistema di videosorveglianza dovranno essere apportate nel rispetto di quanto previsto dall´art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, prendendo atto del trattamento di dati personali effettuato da Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. attraverso gli impianti di videosorveglianza installati nei propri magazzini/proprie filiali ubicati/e a Bologna, Casoria, Civitanova Marche, Fiumicino, Gatteo, Grandate, Lonate Pozzolo, Pozzuolo Martesana, Sesto Fiorentino, Settimo Torinese, Verona, autorizza la conservazione delle immagini fino a trenta giorni al solo fine dell´accertamento di eventuali illeciti e dell´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili; tali modifiche al sistema di videosorveglianza dovranno essere apportate nel rispetto di quanto previsto dall´art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970.

L´accesso alle immagini registrate potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Roma, 21 marzo 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Bianchi Clerici

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia