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Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da Fedrigoni S.p.A. - 7 marzo 2013 [2340448]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
2340448
Data:
07/03/13
Argomenti:
Videosorveglianza , Conservazione di dati , Videosorveglianza aziende

[doc. web n. 2340448]

Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da Fedrigoni S.p.A. - 7 marzo 2013

Registro dei provvedimenti
n. 104 del 7 marzo 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della dott.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Fedrigoni  S.p.A. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali - di seguito "Codice");

Visti gli atti d´ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;
Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

In data 7 giugno 2010, Cartiere Miliani Fabriano S.p.A., produttrice di carta moneta per la realizzazione di banconote euro, ha chiesto a questa Autorità delucidazioni riguardo l´apparente contrasto esistente tra le norme di sicurezza minima fissate dalla Banca Centrale Europea (di seguito, BCE) e le regole vigenti in Italia in materia di trattamento dei dati personali nell´esercizio dell´attività di videosorveglianza.

In particolare, la società ha riferito che la BCE, quale titolare esclusivo del potere di autorizzare l´emissione di banconote in euro all´interno della Comunità, stabilisce anche "le norme di sicurezza minima per la produzione, l´elaborazione, la custodia e il trasporto delle banconote in euro, delle loro componenti nonché dei relativi altri materiali e informazioni che necessitano di protezione", la cui osservanza risulta fondamentale affinché ad un "fabbricante" di carta moneta possa essere concesso lo "accreditamento di sicurezza" richiesto dalla decisione BCE del 15 maggio 2008 (in G.U.U.E. 2008 L 140, p. 26); nell´ambito di dette norme, la società ha fatto presente che vi sarebbe anche una disposizione che impone ai produttori di banconote euro "accreditati" di conservare, per almeno dodici mesi, le immagini registrate dai sistemi di sorveglianza installati presso i siti produttivi: ciò, in contrasto con quanto previsto dal provvedimento generale sulla videosorveglianza emanato dal Garante in data 8 aprile 2010, che, al punto 3.4, stabilisce che la conservazione delle immagini, che normalmente "deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattrore successive alla rilevazione", anche qualora giustificata da "peculiari esigenze tecniche" o dalla "particolare rischiosità dell´attività svolta dal titolare del trattamento", non può "comunque superare la settimana".

All´esito di tale richiesta, l´Ufficio, nel valutare la peculiarità dell´attività produttiva svolta, ha rappresentato a Cartiere Miliani S.p.A. la possibilità, a fronte della dimostrazione dell´esistenza di una specifica esigenza di sicurezza, di chiedere ai sensi dell´art. 17 del Codice l´autorizzazione a "un allungamento dei tempi di conservazione per un periodo superiore alla settimana", invitando la società -ove lo avesse reputato opportuno- a presentare l´apposita istanza.

Successivamente, con richiesta del 7 novembre 2011, Fedrigoni S.p.A., premettendo di aver incorporato nel dicembre 2010 Cartiere Miliani S.p.A. (unitamente ad altre società), con conseguente subentro in ogni posizione giuridica in capo all´incorporata, ha presentato specifica istanza per essere autorizzata a conservare per dodici mesi le immagini rilevate dai sistemi di sorveglianza installati presso le proprie sedi di Fabriano (AN) e di Ospiate di Bollate (MI).

La società ha basato tale richiesta sull´esistenza di "ragioni ascrivibili alla specificità delle attività di produzione, di lavorazione e di immagazzinamento della carta moneta e valori", nonché sull´esigenza di rendere possibili "eventuali verifiche da parte dell´autorità giudiziaria a fini investigativi" nel caso si verificassero illeciti penali.

In proposito, Fedrigoni S.p.A., nel riportarsi a quanto già illustrato da Cartiere Miliani S.p.A. riguardo alla soglia di sicurezza minima fissata da BCE, ha evidenziato che l´art 10, comma 4 delle "Security rules and procedures for manufacturers of euro secure items", in vigore dal 2 giugno 2008 (concernenti le regole di sicurezza minime nella filiera della produzione della carta per banconote euro), ha stabilito un tempo di conservazione minimo di almeno dodici mesi per le immagini rilevate dalle telecamere a circuito chiuso installate presso i siti produttivi delle aziende accreditate.

Ciò premesso, Fedrigoni S.p.A., assumendo di essere l´unica realtà produttiva in Italia accreditata alla fabbricazione di carta moneta per banconote euro, ha insistito per ottenere l´autorizzazione a conservare le immagini in questione per un periodo di dodici mesi, sia per ragioni di sicurezza e di tutela del patrimonio aziendale, sia perché richiesto dalle specifiche regole europee di settore per poter essere annoverati tra i soggetti accreditati a siffatta produzione.

2. Le modalità di funzionamento del sistema

Gli impianti di videosorveglianza già installati da Fedrigoni S.p.A. presso i siti produttivi di Fabriano e di Ospiate di Bollate non prevedono l´impiego di sistemi c.d. "intelligenti", [...]; le telecamere, a detta della società, in ossequio ai principi di pertinenza e di non eccedenza, sono "volte a riprendere le aree esterne agli edifici destinati alla produzione di carte moneta e valori" e "sono installate con modalità tali da limitare l´angolo visuale all´area effettivamente da proteggere" (cfr. nota Fedrigoni S.p.A. del 12 ottobre 2011, pag. 2).

Per quanto riguarda l´informativa agli interessati, la società ha dichiarato che nelle immediate vicinanze delle telecamere e, comunque, prima del loro raggio d´azione sono collocati i supporti informativi, indicanti il titolare del trattamento e la finalità perseguita; inoltre, essi recano una simbologia dell´attività di videosorveglianza di immediata comprensione e, per formato e posizionamento, sono chiaramente visibili in ogni condizione di illuminazione ambientale. Nelle bacheche e nei locali di lavoro, inoltre, è disponibile per tutti gli interessati un testo completo di informativa contenente tutti gli elementi di cui all´art. 13, comma 1 del d.lg. 196/2003 (cfr. nota Fedrigoni del 12 ottobre 2011, pag. 3).

La società ha anche dichiarato di aver nominato sia un responsabile "interno" per il trattamento dei dati inerenti la "security" (il quale, a sua volta, ha nominato come incaricati per il trattamento alcuni dipendenti dello "ufficio security" e del "reparto manutenzione", sia un responsabile "esterno", nella figura della XY S.p.A. (cfr. note della Fedrigoni s.p.a. del 12 ottobre 2011, pag. 4 e nota del 3 aprile 2012, all. 1).

Relativamente alle misure di sicurezza, la società ha riferito che i dati sono protetti mediante un criterio di assegnazione di credenziali di accesso.

[...]

L´accesso al sistema per la visione delle immagini registrate e per gli  interventi di manutenzione è sottoposto in entrambi i siti ad un doppio controllo, basato sulla digitazione simultanea di doppie password, [...]. La visione di dette immagini, invece, è preclusa ad XY S.p.A., responsabile "esterno".

Infine, i sistemi di registrazione sono programmati per provvedere alla cancellazione automatica dei dati allo scadere del termine previsto, anche mediante sovra-registrazione e, comunque, con modalità tali da non rendere più riutilizzabili i dati cancellati (cfr. nota Fedrigoni s.p.a. del 12 ottobre 2011, pag. 5).

Nel corso dell´istruttoria, la società ha anche prodotto copia degli accordi sottoscritti con le rappresentanze sindacali dei lavoratori di Ospiate di Bollate (il 28 maggio 2010 e il 19 luglio 2011) e di Fabriano (il 31 maggio 2010), da quali emerge che le parti, nel ribadire il doveroso rispetto delle prescrizioni di cui all´art. 4 della legge n. 300/1970, hanno comunque condiviso la necessità di conservare le immagini acquisite dai sistemi di videosorveglianza per almeno dodici mesi (cfr. nota del 12 ottobre 2011, all. 1 e 2), proprio in ragione di quanto previsto dall´art. 10 del "disciplinare" della BCE.

3. Presupposti di liceità del trattamento.

Le nuove modalità di trattamento che Fedrigoni S.p.A. ha intenzione di adottare debbono essere valutate alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento, l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Ciò premesso, va rilevato che lo specifico settore in cui opera la società istante si contraddistingue per importanza e delicatezza, tanto da essere in larga parte disciplinato direttamente dalla BCE, la quale, in forza dell´art. 132 del Trattato sul funzionamento dell´Unione Europea, risulta dotata di un potere normativo effettivo, che si esprime attraverso l´adozione sia di atti vincolanti (regolamenti e decisioni), sia di atti non vincolanti (raccomandazioni e pareri).

Le decisioni, in particolare, sono produttive di effetti giuridici obbligatori per tutti i destinatari da essa designati e, per costante interpretazione, munite del requisito dell´efficacia.

Con la decisione del 15 maggio 2008, concernente le "procedure di accreditamento di sicurezza per i fabbricanti degli elementi di sicurezza dell´euro per le banconote in euro", la BCE ha considerato "incluso" nel suo diritto esclusivo di autorizzare l´emissione di banconote in euro all´interno della Comunità europea anche "la competenza nell´adottare misure atte a proteggere l´integrità delle banconote in euro quali mezzi di pagamento" (v. 1° considerando); quindi, "al fine di preservare la fiducia del pubblico nelle banconote in euro quali mezzi di pagamento", la BCE ha ritenuto "necessario specificare le norme di sicurezza minima per la produzione, elaborazione, custodia e trasporto delle banconote in euro e delle loro componenti e dei relativi altri materiali e informazioni che necessitano di protezione, la cui perdita, furto o divulgazione potrebbe danneggiare l´integrità delle banconote in euro o concorrere alla produzione contraffatta di banconote in euro o delle loro componenti", regole che "tutti i soggetti coinvolti in tali attività sono tenuti a rispettare" (v. 2° considerando). In tale ottica, la stessa BCE ha ritenuto necessario stabilire una procedura di accreditamento di sicurezza per verificare il rispetto, da parte dei "fabbricanti", delle norme minime di sicurezza, da intendersi come "norme sostanziali relative all´acquisizione degli elementi di sicurezza dell´euro e di qualsiasi altra attività di sicurezza dell´euro, come stabilite periodicamente dalla BCE con distinte norme" (v. art. 1, lett. d) della decisione).

Da quanto sopra deriva che anche Fedrigoni S.p.A, che produce carta per la realizzazione di banconote euro, è soggetta sia alla disciplina posta dalla decisione del 15 maggio 2008, sia a tutte le ulteriori regole periodicamente emanate dalla BCE, tra le quali quelle di sicurezza minime appositamente emanate nei confronti delle aziende in possesso di accreditamento di sicurezza per la produzione di banconote euro (c.d. "Security rules and procedures for manufacturers of euro secure items", in vigore dal 2 giugno 2008), che, tra l´altro, impongono che le immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza installati presso i siti produttivi vengano conservate "per almeno 12 mesi" (vedi art. 10, comma 4).

Ad avviso di quest´Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini formulata dalla società sia conforme ai principi stabiliti dall´art. 11, comma 1 del Codice.

Infatti, l´acclarata esistenza di un complesso di regole di sicurezza minima, direttamente fissate dalla BCE nell´esercizio del suo autonomo potere normativo, costituisce un valido presupposto di liceità delle nuove modalità di trattamento, della cui indispensabile osservanza, nel caso in questione, sono pienamente consapevoli anche le stesse organizzazioni sindacali aziendali, le quali hanno spontaneamente riconosciuto la necessità di aggiornare il contenuto degli originari accordi stipulati ai sensi dell´art. 4 della legge n. 300/1970 con il pieno recepimento dell´obbligo di conservazione delle immagini per almeno dodici mesi, fissato dalla BCE con le "Security rules and procedures for manufacturers of euro secure items" (art. 10, comma 4).

Inoltre, l´estensione a dodici mesi del termine di conservazione delle immagini deve reputarsi conforme anche ai principi di pertinenza e di non eccedenza e di proporzionalità, alla luce del peculiare settore produttivo in cui opera Fedrigoni S.p.A. e delle obiettive esigenze di sicurezza del patrimonio aziendale e del prodotto finito, nonché della circostanza che la visione delle registrazioni potrà essere effettuata soltanto ove vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti e si renda necessario procedere all´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili.

Ciò premesso, alla luce delle dichiarazioni rese dalla società e degli ulteriori elementi acquisiti, si deve ritenere che la richiesta di verifica preliminare avanzata dalla Fedrigoni s.p.a. possa essere accolta.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a conclusione dell´istruttoria svolta, accoglie la richiesta di verifica preliminare relativa all´allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza di Fedrigoni S.p.A., installati presso le sedi di Fabriano (AN) e di Ospiate di Bollate (MI) e, per l´effetto, ai sensi dell´art. 17 del Codice, ammette la conservazione delle immagini registrate per un periodo massimo di dodici mesi, da effettuarsi nel rispetto delle modalità indicate nelle note del 12 ottobre 2011 e 3 aprile 2012 prodotte dalla richiedente, ed illustrate nei termini di cui in premessa, della cui veridicità l´istante ne risponde penalmente ai sensi dell´art. 168 del Codice.

L´accesso alle immagini registrate potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 7 marzo 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia