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Provvedimento del 2 novembre 2017 [7339374]

[doc. web n. 7339374]

Provvedimento del 2 novembre 2017

Registro dei provvedimenti
n. 455 del 2 novembre 2017

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso presentato al Garante in data 19 giugno 2017 da XX nei confronti di Pozzi–Ginori S.p.A., con il quale la ricorrente – ex dipendente di quest´ultima – ribadendo le istanze già avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice") con interpello preventivo del 18 maggio 2017, ha chiesto:

a) di ottenere copia della documentazione riguardante:

1. le comunicazioni aziendali e gli accordi sindacali relativi alle procedure di cassa integrazione guadagni straordinaria (di seguito, "Cigs") e di licenziamento collettivo adottati all´interno della società;

2. la propria posizione in "organigramma (…) a decorrere dal 2 settembre 2013 ed eventuali variazioni avvenute sino alla risoluzione del rapporto";

3. il proprio "rapporto di lavoro", quale, a titolo esemplificativo, il contratto, l´inquadramento e la qualifica professionale dall´assunzione alla cessazione, la retribuzione annua lorda con indicazione dei relativi premi, le ferie ed i permessi goduti dall´inizio del rapporto di lavoro, le assenze per malattia ed infortunio, nonché eventuali procedimenti disciplinari attivati nei suoi confronti;

4. "il regolare trattamento dei propri dati", nonché la prova del consenso prestato dalla medesima "con particolare riferimento al trasferimento dei propri dati dalla Pozzi-Ginori S.p.A. alla società Geberit Marketing e Distribuzione S.p.A.";

b) di conoscere gli estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento, nonché, con riguardo ai dati contenuti nella documentazione sopra indicata, l´origine degli stessi, le finalità, le modalità e la logica applicata al trattamento, nonché i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possano essere o siano stati comunicati o che possano venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati;

c) di avere accesso, ai sensi dell´art. 7, commi 1 e 2, del Codice, ai propri dati personali detenuti dal titolare del trattamento;

d) la liquidazione in  proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;

CONSIDERATO che la ricorrente ha, in particolare;

lamentato di essere stata collocata in Cigs dal 2 settembre 2013, rappresentando di aver attivato in ordine ad essa un´azione giudiziale diretta ad accertarne l´illegittimità;

precisato di essere stata destinataria, nelle more, di un provvedimento di licenziamento avvenuto in forma collettiva nel marzo 2017, in relazione al quale si rende necessaria l´acquisizione della documentazione utile ai fini della relativa impugnativa;

rilevato che i diritti rivendicati non possono essere soddisfatti tramite la mera visione del fascicolo personale, pur proposta dalla resistente, ma solo tramite la ricezione degli "specifici documenti richiesti";

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 26 giugno 2017 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la nota del 22 settembre 2017 con la quale è stata disposta, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, la proroga del termine per la decisione sul ricorso; 

VISTA la nota del 12 luglio 2017 con la quale la resistente ha rappresentato:

che la richiesta di consegna di copia di documentazione – relativa alla procedura di Cigs e di licenziamento collettivo, alla posizione occupata dalla ricorrente all´interno dell´organigramma aziendale a partire dal 2 settembre 2013, ivi comprese le eventuali variazioni intervenute sino al momento della risoluzione del rapporto di lavoro, nonché in generale all´instaurazione ed allo svolgimento di quest´ultimo – non può formare oggetto di istanza ai sensi dell´art. 7 del Codice, trattandosi peraltro, con riguardo al primo aspetto, di domanda diretta a conoscere "mere notizie di carattere contrattuale o professionale (…) che non sono in alcun modo riferibili a persone identificate o identificabili", già peraltro sicuramente note alla ricorrente in quanto depositate nell´ambito del giudizio attivato dalla medesima ai fini dell´accertamento dell´illegittimità della Cigs;

che le notizie relative al trattamento sono contenute nell´informativa già comunicata all´interessata ed allegata al riscontro, precisando che "gli unici dati trasmessi (per tutti i dipendenti) [alla Geberit, in qualità di capogruppo] sono il nome ed il cognome, l´indirizzo e la retribuzione annuale lorda" ed inviando, per completezza, "le lettere di incarico al personale dell´ufficio di amministrazione ed il documento programmatico sulla sicurezza delle informazioni";

di aver manifestato più volte alla ricorrente la disponibilità a consentire l´accesso al proprio fascicolo personale fissando a tale scopo degli incontri in date specifiche, disattesi però dalla medesima senza alcun preavviso;

VISTE le note del 13 luglio e del 25 ottobre 2017 con le quali la ricorrente, ritenendo inidoneo il riscontro ottenuto, ha ribadito la richiesta di ottenere copia della documentazione indicata nell´atto di ricorso, rilevando in particolare:

che gli estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento non sarebbero stati comunicati;

che le informazioni date con riguardo agli specifici trattamenti individuati dalla medesima sono da ritenersi lacunose, tenuto conto del fatto che l´informativa inviata in allegato dalla resistente sarebbe obsoleta così come il documento programmatico sulla sicurezza delle informazioni, peraltro ormai "superato dalla normativa vigente";

che non sarebbe stato dato puntuale riscontro all´istanza di accesso ai propri dati personali, nonché alla richiesta diretta ad ottenere la prova del consenso al trattamento dei propri dati in occasione del passaggio alla Geberit che, contrariamente a quanto affermato dalla resistente, avrebbe conoscenza anche di dati di natura sensibile, quale quello dell´iscrizione sindacale utilizzato ai fini della relativa trattenuta effettuata in busta paga;

VISTA la nota del 9 ottobre 2017 con la quale la resistente, nel richiamare quanto già dedotto in precedenza, ha rilevato:

che, tenuto conto della mole di dati potenzialmente interessata dalla richiesta di accesso avanzata dalla ricorrente, la presa visione da parte di quest´ultima del proprio fascicolo personale con eventuale estrazione di copia dei documenti ritenuti necessari, costituisce, in aderenza a quanto previsto dall´art. 10 del Codice, la modalità più adeguata di riscontro alla stessa (la ricorrente è stata infatti dipendente della Pozzi-Ginori S.p.A. dal 1° marzo 2000 ad aprile 2017);

di aver indicato il titolare del trattamento attraverso il richiamo all´informativa già a suo tempo resa alla ricorrente, da individuare nella società resistente, nonché il responsabile del trattamento coincidente con il direttore dell´ufficio del personale;

l´appartenenza della Pozzi Ginori al gruppo Geberit "non ha in alcun modo modificato la modalità di tenuta dei dati personali dei dipendenti", in quanto la prima "è una Legal Entity autonoma (…) controllata da Geberit International" alla quale non è stato "trasmesso alcun dato (tantomeno sensibile)" della ricorrente, ad eccezione di quelli già indicati (ovvero nome, cognome, indirizzo e retribuzione annua lorda);

CONSIDERATO che:

i diritti di cui all´art. 7 del Codice possono essere esercitati solo con riguardo a dati personali riferibili all´interessato che vanno estratti dai supporti nei quali gli stessi siano eventualmente contenuti secondo le modalità individuate dall´art. 10 del medesimo Codice;

nel caso in esame, parte delle istanze contenute nell´interpello preventivo e ribadite poi nell´atto di ricorso hanno ad oggetto l´esplicita richiesta diretta ad ottenere copia della documentazione ivi indicata e detenuta dal titolare del trattamento, tra cui atti, quali quelli attinenti la procedura di Cigs e di licenziamento collettivo, contenenti disposizioni di carattere generale non riferibili a persone identificate o identificabili;

RILEVATO che le predette richieste, indicate in premessa alla lett. a), per le modalità con le quali sono state formulate, non appaiono riconducibili all´ambito di applicazione della normativa in materia di protezione dei dati personali e devono pertanto essere dichiarate inammissibili ai sensi dell´art. 148, comma 1, lett. b), del Codice;

RILEVATO altresì che, con riguardo alle richieste indicate in premessa alla lett. b), la resistente ha provveduto a fornire, attraverso il richiamo all´informativa già a suo tempo trasmessa all´interessata ed allegata nuovamente nel corso del procedimento, un riscontro da reputarsi sufficiente con riguardo alle istanze dirette ad ottenere notizie generali sul trattamento e ritenuto pertanto, in ordine a tale profilo, di dover dichiarare, ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice, non luogo a provvedere sul ricorso;

RILEVATO poi che:

con riguardo alle informazioni oggetto di richiesta ex art. 7 del Codice indicate alla lett. c) in premessa, la resistente ha rappresentato, tenuto conto della mole delle stesse, di aver più volte manifestato alla ricorrente – da ultimo con nota del 30 maggio 2017 trasmessa in riscontro all´interpello preventivo – la disponibilità a consentire di prendere visione del proprio fascicolo personale, con eventuale estrazione di copia dei dati di interesse;

l´interessata non ha ritenuto di partecipare all´incontro, né ha fornito motivazioni in senso contrario allo svolgimento dello stesso se non nell´ambito dell´atto di ricorso, nel quale ha affermato l´inidoneità del riscontro proposto reputando di poter soddisfare il proprio interesse solo mediante la consegna degli specifici documenti richiesti;

l´istanza di accesso avanzata dalla ricorrente può dunque essere adeguatamente evasa a fronte della significativa mole delle informazioni richieste, mediante una delle modalità previste dall´art. 10, comma 4, del Codice, ivi inclusa l´esibizione degli atti e dei documenti contenenti i dati oggetto di richiesta, modalità più volte proposta dalla resistente già prima della presentazione del ricorso;

RITENUTO, alla luce di quanto sopra esposto, di dover dichiarare ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice, non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alla richiesta della ricorrente di accedere ai dati personali contenuti nel proprio fascicolo individuale, considerata la disponibilità manifestata dalla resistente;

RITENUTO che sussistano giusti motivi per compensare fra le parti le spese del procedimento, in ragione della parziale inammissibilità del ricorso, nonché della specificità della vicenda;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la prof.ssa Licia Califano;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alla richiesta volta ad ottenere informazioni generali sul trattamento, nonché l´accesso ai dati personali detenuti dal titolare del trattamento;

b) dichiara il ricorso inammissibile in ordine ai restanti profili nei termini precisati in motivazione;

c) dichiara compensate fra le parti le spese del procedimento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. 1° settembre 2011, n. 150 avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 2 novembre 2017

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia