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Trattamento di dati personali attraverso un impianto di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da Beta-Trans s.p.a.- 7 febbraio 2013 [2305006]

Beta-Trans s.p.a., in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010, ha formulato un'istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poter conservare per 30 giorni le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianza istallato presso il proprio magazzino

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
2305006
Data:
07/02/13
Argomenti:
Videosorveglianza aziende
Tipologia:
Verifica preliminare

[doc. web n. 2305006]

Trattamento di dati personali attraverso un impianto di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da Beta-Trans s.p.a.- 7 febbraio 2013

Registro dei provvedimenti
n. 51 del 7 febbraio 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano. e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Beta-Trans S.p.A. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

In data 23 settembre 2011, Beta-Trans s.p.a., in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha formulato un´istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poter conservare per 30 giorni le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianza istallato presso il proprio magazzino, ubicato nella zona industriale di Pioltello (Mi), in Via Grandi 10.

In particolare, Beta-Trans S.p.a. ha dichiarato di operare nel settore dei trasporti e della logistica, specificando di occuparsi di spedizioni nazionali ed internazionali, di autotrasporto e deposito per conto terzi e di tutte quelle attività che riguardano le importazioni ed esportazioni delle merci, compresi i servizi doganali (cfr. nota del 27 gennaio 2012), effettuate sia via mare, sia via aerea. Proprio in ragione di ciò, la Società ha riferito che l´area interna del magazzino di via Grandi è stata suddivisa, tramite reti metalliche, in due distinte zone, una dedicata alle spedizioni "via mare", l´altra a quelle "via aerea" (cfr. nota del 3 luglio 2012 – "Manuale della Sicurezza").

In particolare, la Società ha riferito di operare in qualità di "Agente regolamentato" (così come definito dal Reg. CE n. 300/2008), con conseguente assunzione dell´obbligo di controllare le merci presenti nel magazzino al fine di garantire la "tracciabilità delle spedizioni".

Inoltre, la società ha dichiarato di avere conseguito –previa dimostrazione all´Agenzia delle Dogane del possesso degli specifici requisiti richiesti dai Regolamenti (CE) n° 648/2005 e n° 1875/2006- lo status di "Operatore economico autorizzato" (AEO), ottenendo un´apposita certificazione comunitaria attestante la sua affidabilità nella c.d. "catena di approvvigionamento" non solo dal punto di vista doganale, contabile e della solvibilità finanziaria, ma anche dal punto di vista della sicurezza. Circa l´importanza di tale certificazione, la società ha sottolineato che essa, a decorrere dal luglio 2012, in ragione di uno specifico accordo di "mutuo riconoscimento" intercorso tra l´Unione europea e gli U.S.A. (da inquadrarsi nell´ambito di una vasta politica di "avvicinamento" dei sistemi di sicurezza delle dogane), è stata valutata positivamente anche negli Stati Uniti -ove, invece, trova applicazione il programma di sicurezza denominato C-TPAT (Custom Trade Partnership Against Terrorism)-, consentendo così a coloro che ne siano in possesso la possibilità di beneficiare di un trattamento analogo a quello riservato agli operatori locali (provvisti, come detto, di certificazione C-TPAT).

Ciò premesso, Beta-Trans S.p.a. ha sostenuto che la ragione dell´odierna richiesta di autorizzazione per conservare le immagini per 30 giorni risiederebbe non solo nell´esigenza di rafforzare il livello di tutela della merce stoccata nel proprio magazzino, ma anche in quella di raggiungere uno standard di sicurezza più elevato, tale da risultare in linea anche con quanto previsto dal sistema di certificazione volontaria sulla qualità e sicurezza dei servizi legati al trasporto della merce gestito dall´associazione internazionale "Transported asset protection association" (TAPA), ritenuta nel settore un parametro di riferimento per la diffusione e la condivisione delle "migliori metodologie per la protezione delle merci" (cfr. 27 gennaio 2012).

Nel corso dell´istruttoria, la società ha altresì dichiarato di aver osservato la procedura prevista dall´art. 4 comma 2 della legge 300/1970, producendo copia di un "protocollo d´intesa" sottoscritto il 22 gennaio 2013 con la Commissione interna di Beta Trans s.p.a., nonché copia di un ulteriore "accordo interno" datato 4 giugno 2010, dal quale risulta che anche la Commissione interna dei dipendenti della Cooperativa di facchinaggio operante all´interno del magazzino (CSI- Company Service International) si è espressa favorevolmente riguardo all´installazione del sistema di videosorveglianza.

2. Il funzionamento del sistema

L´impianto di videosorveglianza di cui la società già si avvale è parte di un più ampio apparato di sicurezza, richiesto a tutti coloro che operano in qualità di "Agente regolamentato", implementato a protezione del magazzino e costituito da una recinzione perimetrale, da un sistema di allarme e da un´apparecchiatura volta a controllare gli accessi e la merce custodita (x-ray e/o ETDS) (cfr. nota del 14 marzo 2012). Delle diciotto telecamere presenti, otto sono dislocate lungo il perimetro esterno ed hanno un angolo di visuale orientato ai "varchi di ingresso/uscita", mentre altre dieci sono posizionate prevalentemente "verso i varchi di entrata/uscita e verso l´area di stoccaggio della merce appetibile" (cfr. nota del 27 gennaio 2012).

Le immagini, attualmente conservate fino a 5 giorni, con successiva cancellazione automatica, vengono registrate su un server chiuso a chiave e collocato nel locale CED della Società, al quale possono accedere solo il "Responsabile della Sicurezza" e il "Responsabile Servizi EDI" ("Electronic Data Interchange"), che si occupa "della gestione informatica legata alle attività della Società ivi incluse la gestione degli allarmi e degli impianti di videoregistrazione".

L´accesso alle registrazioni richiede l´utilizzo di una doppia password, di cui una per accedere al server ed un´altra per avere accesso al software di visualizzazione delle immagini (cfr. nota del 27 gennaio 2012).

Infine, la Società ha riferito che i predetti responsabili, designati "incaricati del trattamento", possono accedere alle immagini "esclusivamente a fronte di un atto di interferenza illecita subito dalle merci" (cfr. nota dell´11 ottobre 2012.) e di aver assolto all´obbligo di rendere l´informativa apponendo idonei cartelli sia all´interno che all´esterno del magazzino (cfr. nota del 27 gennaio 2012).

3. Presupposti di liceità del trattamento

Per una corretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dalla peculiarità dell´attività commerciale svolta da Beta-Trans s.p.a. che, pur essendo per lo più esercitata presso il magazzino, è comunque soggetta alle stringenti norme europee ed internazionali volte al rafforzamento della sicurezza delle persone e delle merci lungo "la catena di approvvigionamento" del commercio internazionale (cfr. Comunicazione della Commissione al Parlamento Europeo ed al Consiglio – com.(2010) 386 definitivo -"La politica antiterrorismo dell´UE: principali risultati e sfide future", pag. 7).

Al riguardo, vale rilevare che l´Unione europea è fortemente impegnata a dare attuazione al quadro normativo deliberato dall´Organizzazione mondiale delle dogane, denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Global trade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005), teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire la sicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a  facilitare il commercio.
Proprio in ragione di tale obiettivo, la Commissione europea ha apportato modifiche, in materia di sicurezza, al vigente "codice doganale comunitario" (reg. (CE) n. 648/2005 e reg. (CE) n. 1875/2006), introducendo obblighi in materia di informazioni preliminari sulle merci e di gestione degli eventuali rischi, prevedendo la costituzione della figura dell´Operatore economico autorizzato (già promosso all´interno del programma SAFE).

Con particolare riferimento, poi, al settore dell´aviazione civile, giova rammentare che il Regolamento (CE) n. 300/2008 ha fissato norme comuni per proteggere l´aviazione civile da atti di interferenza illecita che ne mettano in pericolo la sicurezza (art. 1), alla cui osservanza sono soggetti oltre agli operatori e i vettori aerei, che forniscono servizi negli aeroporti, anche tutti coloro che, operando in locali situati all´interno o all´esterno del sedime aeroportuale, forniscono beni e/o prestano servizi nell´ambito di aeroporti situati nel territorio di uno Stato membro (purché non siano utilizzati esclusivamente per scopi militari). Inoltre, detto Regolamento, dopo aver definito la figura di "agente regolamentato" (come nel caso specifico è Beta-Trans s.p.a.) -intendendo per tale il "vettore aereo, agente, spedizioniere o qualunque altro soggetto che garantisce l´effettuazione di controlli di sicurezza sulle merci o sulla posta"- ha imposto non solo ad ogni operatore aeroportuale, ma anche ad "ogni altro soggetto" tenuto ad applicare norme per la sicurezza aerea (ai sensi dell´art. 10 Reg. CE n. 300/2008), la redazione, l´attuazione e il mantenimento di un programma per la sicurezza che può anche essere oggetto di integrazione da parte dell´autorità competente (cfr. per la fattispecie - art. 14 Regolamento (CE) n. 300/2008).

Con specifico riferimento al trasporto delle merci e della posta, infine, l´Allegato a detto Regolamento ha stabilito che le stesse "devono essere sottoposte a controlli di sicurezza prima di essere caricate a bordo di un aeromobile" al fine di prevenire l´introduzione illecita, nelle stive degli aeromobili, di armi non autorizzate, di ordigni esplosivi e di ogni altro oggetto in grado di causare "turbativa al normale svolgimento del traffico aereo" (cfr. scheda n. 3, emendamento n. 6 della delibera del Comitato Interministeriale per la Sicurezza dei trasporti aerei e degli aeroporti del 12 novembre 2007, concernente i "Controlli di sicurezza merce, posta, catering, provviste e materiale di bordo").

Una volta espletati tali controlli, le merci e la posta "devono essere protette da interferenze non autorizzate" fino al loro carico sull´aeromobile con il quale "devono essere trasportate" e, in caso contrario, devono essere sottoposte a screening. In particolare, "l´agente regolamentato", oltre all´esecuzione dei controlli, deve quindi garantire che i locali dove vengono depositati i "colli" prima del loro invio in aeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire interferenze illecite, fino alla loro consegna ad altro agente regolamentato, vettore aereo o gestore aereoportuale.

Con successivo Regolamento (CE) n. 185/2010, sono state dettate regole particolareggiate per l´attuazione delle norme fondamentali comuni sulla sicurezza dell´aviazione civile al fine di armonizzare l´applicazione del Regolamento (CE) n. 300/2008 e dei relativi provvedimenti attuativi, ed è stato ribadito nuovamente che "l´agente regolamentato", dopo aver effettuato i controlli di sicurezza previsti, deve provvedere affinché l´accesso a tali spedizioni sia sorvegliato e che le stesse, corredate da apposita documentazione, siano protette da interferenze illecite fino alla loro consegna ad un altro "agente regolamentato" o ad un vettore aereo.

Il 29 aprile 2010, il Direttore generale dell´Ente Nazionale per l´Aviazione Civile (ENAC), al fine di garantire –nelle more dell´adeguamento del Programma Nazionale di Sicurezza- l´immediata applicazione delle misure di sicurezza poste dai suindicati Regolamenti, ha fissato una serie di regole, imponendo, tra l´altro, ad ogni "agente regolamentato" la presentazione di un proprio Programma di sicurezza per assicurare il rispetto delle stesse. In particolare, tra le precauzioni che un agente regolamentato è tenuto ad applicare vi è quella di garantire che i locali dove vengono depositati e custoditi gli effetti postali e le merci prima dell´invio in aeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire che persone non autorizzate possano manomettere o introdurre oggetti pericolosi nei colli ivi depositati e che, una volta terminati i controlli di sicurezza, l´accesso alle spedizioni sia sorvegliato/protetto da interferenze non autorizzate dal momento in cui sono state ricevute fino alla loro consegna ad altro "agente regolamentato" o vettore aereo o gestori aeroportuali (vedi scheda n. 3).

Pertanto, alla luce delle norme comunitarie e delle conseguenti regole disposte a livello nazionale, che danno ampio risalto al profilo della sicurezza, si deve ritenere che l´utilizzazione di impianti di videosorveglianza da parte di tutti gli operatori (che svolgono il loro lavoro in ambito terrestre, marittimo e aeroportuale) sia giustificata.

Ciò premesso, la richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate deve essere comunque valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità.

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell´istanza due distinte esigenze.

In primo luogo, Beta-Trans s.p.a. ha affermato che la necessità di conservare le immagini fino a 30 giorni deriverebbe dall´esigenza di osservare i parametri di sicurezza previsti per ottenere il rilascio dell´apposita certificazione da parte della Transported asset protection association (TAPA), i quali sono comunemente considerati nel settore come standard fondamentali per garantire al meglio la sicurezza dei magazzini, dei centri logistici e delle merci trasportate. Nel caso specifico, il Regolamento TAPA prevede espressamente, come livello massimo di sicurezza, che le immagini videoregistrate siano conservate almeno 30 giorni.
Per ciò che riguarda il valore legale degli standard TAPA (determinati dalla suddetta Associazione), si deve rilevare che essi non sono giuridicamente vincolanti, perché stabiliti da un ente privato. Però, al contempo, non può non tenersi conto del fatto che detta associazione, composta da più di 600 membri tra produttori, fornitori di servizi logistici e corrieri espressi, coopera costantemente a stretto contatto con Forze di polizia e di sicurezza (law enforcement agencies - LEA) e con enti pubblici, perseguendo l´obiettivo comune di ridurre le perdite sofferte dalla catena di approvvigionamento internazionale attraverso la prevenzione di furti e danneggiamenti, legati, in alcuni casi, anche ad atti di terrorismo internazionale.

Anzi, proprio perché ritenuti tecnicamente validi e, al contempo, rivolti ad un settore di rilevante interesse pubblico, spesso sono le stesse autorità pubbliche a promuovere l´osservanza di tali standard o, addirittura, a fare diretto riferimento ad essi, come nel caso della Commissione europea-Direzione generale fiscalità e unione doganale, che, nel fissare gli "Orientamenti" per la concessione dello status di "Operatore economico autorizzato" (previsto dal Codice Doganale Comunitario, Reg. (CE) 1875/2006), nell´ambito dei "Riferimenti a norme riconosciute a livello internazionale" nel settore del "magazzinaggio delle merci" ha fatto espressa menzione del "Certificato TAPA" (vedi "Taxud/2006/1450").

Ne deriva che alle specifiche tecniche in esame, di fatto, può attribuirsi una valenza di gran lunga superiore rispetto a quella che dovrebbe loro spettare in ragione delle modalità di adozione, sicché gli standard di sicurezza da esse fissati possono ritenersi oramai–sia in sede nazionale, sia in sede internazionale- come un punto di riferimento importante nell´intero settore dell´approvvigionamento delle merci.

In secondo luogo, Beta-Trans s.p.a. ha sottolineato che le spedizioni custodite nei propri magazzini debbono essere conservate anche per vari giorni a disposizione delle Autorità doganali e delle Forze dell´ordine "per controlli di natura fiscale, vigilanza contro il narco-traffico, la frode commerciale, la violazione di diritti di proprietà industriale, il furto, la manomissione ed il contrabbando"; a ciò si aggiunge il fatto che Beta-Trans s.p.a., in virtù del suo status di "Operatore economico autorizzato", ha il dovere di comunicare alla Dogana sospetti di reato relativi alle spedizioni trattate e di tenere a disposizione della stessa Autorità le spedizioni su cui si ritenga di dover effettuare dei controlli.

Ne consegue che le spedizioni possono essere trattenute in magazzino per parecchi giorni e che, in caso di eventi dannosi da interferenze illecite che si accertino solo al termine del trasporto o anche vari giorni dopo l´arrivo a destinazione della merce, la ricostruzione delle cause di tali eventi può doversi basare su registrazioni effettuate diversi giorni prima, che nel caso di merce spedita "via mare" possono risalire anche a 30-35 giorni (cfr. nota del 14 marzo 2012). E ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell´art. 1698 del codice civile, in caso di "perdita parziale" o "avaria non riconoscibili al momento della riconsegna", è riconosciuta all´interessato la possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione.

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta della società possa essere ritenuta conforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

In particolare, la specifica attenzione posta non solo a livello internazionale ed europeo, ma anche a livello nazionale rispetto alla fissazione e alla comune osservanza di elevati standard di sicurezza nel settore del trasporto delle merci, nonché la difficoltà delle strutture della società di accertare, in tempi più contenuti, eventuali illeciti verificatisi in occasione delle spedizioni, (soprattutto nel caso di trasporti "via mare"), valgono a giustificare la pretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistrate fino a 30 giorni, all´esclusivo fine dell´accertamento degli accadimenti e dell´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria competente, degli eventuali responsabili.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità la Beta-Trans s.p.a. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell´art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell´impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale, questa Autorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta.

L´accesso alle immagini registrate, ovviamente, potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Resta inteso che le modifiche al sistema di videosorveglianza dovranno essere apportate nel rispetto di quanto previsto dall´art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, prendendo atto del trattamento di dati personali effettuato da Beta-Trans s.p.a. attraverso l´impianto di videosorveglianza installato presso il proprio sito, ubicato nella zona industriale di Pioltello, in Via Grandi 10, autorizza la conservazione delle immagini fino a trenta giorni al solo fine dell´accertamento di eventuali illeciti e dell´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili; tali modifiche al sistema di videosorveglianza dovranno essere apportate nel rispetto di quanto previsto dall´art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970. 

L´accesso alle immagini registrate potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Roma, 7 febbraio 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Bianchi Clerici

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia