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Verifica preliminare. Allungamento dei termini di conservazione delle immagini registrate da sistemi di videosorveglianza - 7 aprile 2016 [5063704]

[doc. web n. 5063704]

Verifica preliminare. Allungamento dei termini di conservazione delle immagini registrate da sistemi di videosorveglianza - 7 aprile 2016

Registro dei provvedimenti
n. 159 del 7 aprile 2016

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Operbingo Italia s.p.a., Codere Italia s.p.a. e Codere Network s.p.a. ai sensi dell´art. 17 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito Codice);
Visti gli atti d´ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1. L´istanza delle società.

In data 7 agosto 2015, Operbingo Italia s.p.a., Codere Italia s.p.a. e Codere Network s.p.a., tutte con sede in Roma, via Cornelia 498, in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, hanno presentato una richiesta di verifica preliminare (art. 17 del Codice) avente ad oggetto l´allungamento, sino a 15 giorni, dei termini di conservazione delle immagini registrate dai sistemi di videosorveglianza installati presso 17 sale da gioco gestite dalle predette società ed ubicate in Piemonte, in Lombardia, nel Lazio, in Campania, in Puglia, in Emilia-Romagna, dove vi svolgono "attività di raccolta di gioco a mezzo di apparecchiature videoterminali (VLT) e, contestualmente, di raccolta di denaro per conto dello Stato e/o del Concessionario della rete telematica dell´Amministrazione Autonoma dei Monopoli di Stato".

Più esattamente, le società hanno giustificato tale scelta con la necessità di salvaguardare il patrimonio aziendale da possibili atti illeciti e di facilitare il compito delle Autorità di polizia nelle indagini tese all´identificazione dei relativi responsabili. A tale riguardo, è stato dichiarato che alcune sale gioco hanno subito numerose azioni criminose, sottolineando che l´accertamento di alcuni illeciti (segnatamente, la contestazione di eventuali ammanchi di denaro) sarebbe possibile solo all´esito di complesse attività di controllo, articolate in diverse fasi, mirate in particolare al conteggio del denaro raccolto ed effettuate tenendo conto sia di esigenze di economicità di gestione sia dei tempi tecnici necessari per l´eventuale esame delle registrazioni. Da ciò deriverebbe la necessità di disporre di un periodo di conservazione delle immagini superiore alla settimana prevista dal citato provvedimento generale del 2010.

A corredo della propria istanza, le società istanti hanno fatto pervenire:

a) l´elenco delle sale da gioco di loro proprietà, con l´indicazione della loro ubicazione;

b) copia del contratto di appalto stipulato con l´impresa FI Investigazioni e Vigilanza per il servizio di gestione di un´apposita control room;

c) copia dell´atto di nomina di FP Investigazioni e Vigilanza a responsabile esterno del trattamento dei dati personali;

d) le schede tecniche degli impianti;

e) copia dell´informativa ai sensi dell´art. 13 del Codice:

f) copia dei cartelli segnaletici riferiti agli impianti in questione;

g) copia dell´atto di nomina del responsabile interno del trattamento dei dati personali;

h) l´indicazione degli accordi sindacali e delle autorizzazioni delle direzioni territoriali del lavoro competenti per ciascuna sala gioco;

i) copia di alcune comunicazioni e richieste di informazioni intercorse con le Forze di Polizia in relazione all´accertamento di fatti criminosi avvenuti presso le "sale bingo" gestite dalle società istanti.

2. Le modalità di funzionamento del sistema.

I sistemi di videosorveglianza si compongono di 17 impianti installati presso ciascuna sala da gioco (bingo e altri giochi pubblici) gestite dalle società istanti (alcune gestite in esclusiva da Operbingo e di cui la stessa è esclusivo titolare del trattamento e altre, con sede in Roma, gestite in co-titolarità da Codere Italia, Operbingo e Codere Network).

Gli impianti di videosorveglianza ubicati presso ciascuna sala bingo, dotati di telecamere interne ed esterne, sono stati installati in aderenza a quanto previsto dal decreto 22 gennaio 2010 del Direttore dell´Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato che, all´art. 9, comma 4, nell´indicare le caratteristiche degli ambienti dedicati al gioco, precisa che "le sale devono essere dotate di sistemi di videosorveglianza a circuito chiuso". Ciò, tenendo altresì conto delle speciali prescrizioni impartite "dalla Questura (in occasione del rilascio delle licenze di P.S.) ai sensi dell´art. 9 del T.U.L.P.S.".

Le esigenze di tutela e sicurezza sono logicamente connesse all´attività svolta nelle sale in questione che comporta presso le stesse una circolazione media giornaliera di 33.000 euro, necessaria al funzionamento delle macchine da gioco, che naturalmente le espone al rischio di furti e rapine, nonché all´utilizzo più volte riscontrato di "banconote false ed alterate". In aggiunta, l´accertamento di alcuni illeciti "può avvenire solo alla conclusione di verifiche di routine sul contante e sull´integrità delle apparecchiature" tenendo conto dei tempi e delle modalità di lavoro degli addetti al servizio portavalori e di quelli operanti presso le "sale conta".

Relativamente all´informativa le società richiedenti hanno dichiarato di aver affisso apposita segnaletica breve in conformità al provvedimento generale in materia di videosorveglianza del Garante integrata da un´informativa in forma più estesa affissa all´interno dei locali.

Per quanto concerne le misure di sicurezza, le società hanno dichiarato che:

- la visualizzazione in tempo reale delle immagini tramite i monitor installati presso la control room è consentito alla guardia particolare giurata costantemente in servizio presso la stessa;

- l´accesso alla control room avviene tramite lettore di prossimità codificato;

- l´accesso alle immagini richiede credenziali individuali composte di userid e password a 8 caratteri alfa-numerici;

- le immagini sono registrate su DVR protetto in un armadio la cui chiave è custodita in un apposito distributore blindato con accesso tramite password di 8 caratteri;

- l´accesso alle immagini registrate è consentito solo al Responsabile del trattamento e al manutentore nominato incaricato del trattamento

- la cancellazione delle immagini avviene in via automatica allo scadere del periodo di conservazione prestabilito (al momento al massimo 7 giorni) con sovrascrittura delle nuove immagini sulle precedenti.

Sono stati inoltre nominati conformemente agli artt. 29 e 30 del Codice i soggetti responsabili e incaricati del trattamento.

Le società istanti hanno, infine, dichiarato di aver siglato accordi al riguardo con le rappresentanze sindacali aziendali e, in mancanza hanno ottenuto una specifica autorizzazione per l´installazione delle telecamere ad opera delle direzioni del lavoro territorialmente competenti.   

Per quanto concerne le finalità del trattamento, la tipologia e le modalità di utilizzo del sistema di videosorveglianza adottato dalle società istanti, va sottolineato che la richiesta avanzata dalle predette società (come dalle stesse messo in luce) è del tutto assimilabile ad altra già esaminata da questa Autorità con provvedimento del 18 dicembre 2013 (verifica preliminare richiesta da Riviera Giochi s.r.l., doc. web n. 2914191). In tale occasione il Garante ha autorizzato la conservazione delle immagini fino a 15 giorni in ragione della riferita necessità di Riviera Giochi s.r.l. di rispettare dei tempi tecnici minimi (non inferiori a 10/15 giorni) per eseguire i dovuti controlli sul denaro e sulle apparecchiature presenti nelle sale gioco, nonché per visionare le immagini registrate dalle varie telecamere che compongono i singoli sistemi. A fondamento di tale decisione sono state anche citate le frequenti richieste di messa a disposizione delle immagini avanzate dalle Forze di Polizia in relazione alle indagini per la rilevazione di illeciti verificatisi presso le sedi delle sale gioco.

Unica differenza rispetto alla fattispecie già esaminata dal Garante è costituita dalla previsione di un servizio di sala controllo ("control room"), commissionato da Codere Italia s.p.a. ad un´azienda esterna specializzata nel settore della sicurezza e sorveglianza anche remota (F.I. Investigazioni e Vigilanza), nominata dalla società capogruppo responsabile del trattamento dei dati. In tale control room confluirebbero tutte le immagini registrate presso le singole sale gioco.

3. Liceità del trattamento.

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini formulata dalle società istanti sia conforme ai principi di non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall´art. 11, comma 1, lett. d) ed e) del Codice in materia di protezione dei dati personali

Ciò anche in considerazione del fatto che, eccetto la previsione di una sala controllo centralizzata per la visione delle immagini, la fattispecie descritta dalle società richiedenti è assimilabile a quella già esaminata dal Garante con il citato provvedimento di verifica preliminare in relazione alla stessa categoria di titolari (gestori di sale da gioco).

Inoltre, la riferita attività di control room affidata ad una società esterna, peraltro nominata responsabile del trattamento dei dati personali, costituisce un ulteriore presidio di sicurezza e non presenta, alla luce delle misure di sicurezza adottate, profili particolari di rischio.

Anche nell´ipotesi oggetto della richiesta in esame, infatti, l´avvenuta installazione dei sistemi di videosorveglianza e la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate presso le sale da gioco trovano la loro giustificazione in obiettive esigenze di tutela del patrimonio aziendale e nel legittimo interesse del titolare volto a prevenire o a far perseguire possibili illeciti posti in essere a danno dell´azienda, dei suoi dipendenti o dei suoi clienti.

Inoltre, la riferita necessità di rispettare dei tempi tecnici minimi (stimati in 10/15 giorni) per eseguire i dovuti controlli sul denaro e sulle apparecchiature presenti in sala, nonché per visionare le immagini registrate dalle varie telecamere che compongono i singoli sistemi, le frequenti richieste di messa a disposizione delle immagini avanzate dalle Forze di Polizia interessate alle indagini per l´individuazione di possibili responsabili di illeciti, oltre alla circostanza che sulle società istanti grava, per legge, l´obbligo di procedere al pagamento del Prelievo Erariale Unico indipendentemente dall´avvenuta sopportazione di danni economici derivanti dalla consumazione di  reati a proprio danno, valgono a ritenere che la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione fino a 15 giorni delle immagini registrate sia conforme ai principi di non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall´art. 11, comma 1, lett. d) ed e) del Codice per la protezione dei dati personali.

Alla luce di quanto sopra, si deve ritenere che la richiesta di verifica preliminare avanzata da Operbingo Italia s.p.a., Codere Italia s.p.a. e Codere Network s.p.a., possa essere accolta, dovendosi escludere, sulla base delle stesse ragioni esposte da questa Autorità con il provvedimento del 18 dicembre 2013, in conformità ai principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), che dalla conservazione delle immagini oltre il tempo previsto per legge possano conseguire significative lesioni alla riservatezza dei soggetti interessati alla loro rilevazione.

Alla luce della soprariportata descrizione del sistema di videosorveglianza andrà poi integrata l´informativa fornita agli interessati inserendo il riferimento al trattamento dati svolto presso la c.d. control room e alla correlativa individuazione di un apposito responsabile esterno del trattamento, almeno nel testo dell´informativa completa resa disponibile presso le sale gioco o all´interno del sito internet delle società titolari del trattamento.

Resta inteso che eventuali modifiche ai sistemi di videosorveglianza dovranno essere apportate nel rispetto di quanto previsto dall´art. 4 della legge n. 300/1970.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE,

ai sensi dell´art. 17 del Codice, autorizza Operbingo Italia s.p.a., Codere Italia s.p.a. e Codere Network s.p.a., a conservare sino a 15 giorni le immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza in uso presso le 17 sale giochi ubicate in Piemonte, in Lombardia, nel Lazio, in Campania, in Puglia, in Emilia-Romagna alle quali è riferita la richiesta, integrando la relativa informativa nei termini di cui in motivazione.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 7 aprile 2016

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia