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[doc. web n. 1877929]

Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate da un impianto di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da Autostrada dei Fiori S.p.A. - 17 novembre 2011

Registro dei provvedimenti
n. 435 del 17 novembre 2011

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Autostrada dei Fiori S.p.A. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visti gli atti d´ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;

PREMESSO

1. L´istanza della società.
In data 20 gennaio 2011, la società Autostrada dei Fiori S.p.A., concessionaria dell´Anas per la costruzione e gestione dell´Autostrada A/10 Savona – Ventimiglia, nonché per la riscossione dei relativi pedaggi, in ossequio a quanto prescritto al punto 3.2 del provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha presentato una richiesta di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poter conservare per venti giorni alcune immagini acquisite attraverso il sistema di videosorveglianza in uso presso le stazioni autostradali del tratto in concessione.

In particolare, la società ha dichiarato di avere necessità di controllare sia il versamento, da parte del personale, delle buste contenenti l´incasso in contante proveniente dall´esazione del pedaggio, sia le operazioni di prelievo effettuate settimanalmente dalla società appaltatrice incaricata di prelevare, trasportare e contare il denaro presso  la propria sede.

La società ha giustificato la richiesta di conservare per venti giorni i dati personali acquisiti a mezzo del sistema di videosorveglianza -attualmente memorizzati per sole 24 ore- non solo con la necessità "di garantire la certezza del denaro riscosso, versato dal personale presso la cassaforte e giunto alla società incaricata delle operazioni di contazione", ma anche con l´esigenza "di tutelare l´interesse dei lavoratori della società, che solo così possono avere garanzia della corrispondenza tra il proprio versamento e gli importi rendicontati".

In proposito, la società ha fatto presente che, allo stato attuale, tra il momento del versamento del denaro da parte del personale di esazione o del cliente presso le casse self-service ed il successivo suo prelievo possono intercorrere anche dieci giorni, cui poi va aggiunto un ulteriore lasso temporale – che anch´esso può arrivare fino a 10 giorni – necessario per il conteggio degli incassi e la successiva trasmissione dei dati finali ad Autostrada dei Fiori s.p.a.. Pertanto, ove si verificassero dei furti, delle rapine o delle contestazioni dovute a discrepanze tra le somme dichiarate e quelle conteggiate, risulterebbe assai importante poter consultare la registrazione filmata dei singoli accadimenti.
Ciò premesso, traendo spunto proprio dalla sparizione di una busta di denaro contenente un intero incasso del centro servizi di Albenga (vedi nota della sezione di Polizia stradale di Imperia dell´11 gennaio 2011, allegata in atti), la società ha sostenuto la necessità di conservare le immagini videoregistrate per almeno venti giorni, ritenuti sufficienti per accertare l´effettivo svolgimento dei fatti nel caso in cui fosse accertata un´irregolarità nelle operazioni di versamento e/o di prelievo del denaro.

2 Le modalità di funzionamento del sistema
La società ha riferito che il sistema di videosorveglianza attualmente si avvale di 30 telecamere di rete, ad ottica fissa e senza possibilità di brandeggio, così distribuite: 15, deputate al controllo del versamento delle buste di denaro da parte del personale di esazione, sono posizionate presso ciascun casello in prossimità della cassaforte; altre 15 sono adibite al controllo degli accessi esterni ai locali casseforti, di cui 4 posizionate all´interno dei locali cassaforte e 11 disposte sotto la pensilina, all´esterno dei locali cassaforte. Inoltre, per il 2011 è previsto un loro incremento, "per un totale di 56 telecamere", in ragione della "estensione del monitoraggio (…) anche all´interno delle cabine contenenti le casseforti delle piste self-service", dedicate alla riscossione automatica del denaro contante.

Le telecamere sono distribuite nel numero di 2 per ciascuna stazione; una riprende l´operazione di versamento e l´altra di prelievo, poiché le attività vengono effettuate su due diversi lati della cassaforte, fisicamente divisi da una parete e con accessi separati. Le telecamere riprendono le sole operazioni di versamento e prelievo, e l´angolo di visuale è limitato "alle sole zone interessate che nella fattispecie sono: l´area antistante la porta delle casseforti di stazione lato interno per il versamento e lato esterno per il recupero, l´area apertura cassaforte all´interno delle cabine delle piste cash, l´area manipolazione denaro all´interno delle cabine delle piste cash".

La società ha anche prodotto la copia di un accordo sottoscritto il 13 dicembre 2010 con le rappresentanze dei lavoratori, con il quale è stato condiviso un apposito "regolamento per la disciplina della videosorveglianza attiva in società Autostrada dei Fiori".

Tale regolamento, che prevede che il sistema di videosorveglianza sia volto solo alla tutela del patrimonio aziendale, al monitoraggio del traffico e a garantire la sicurezza dei dipendenti e dei clienti della società, contiene un elenco -aggiornato al dicembre 2010- delle postazioni delle telecamere ubicate presso l´Autostrada dei Fiori e, per ciascuna di esse, rende noto il luogo di installazione e le finalità e modalità di trattamento, ivi compresa, ove prevista, la conservazione delle immagini.

Inoltre, è espressamente stabilito che, nel rispetto del principio di pertinenza e non eccedenza, le telecamere possano riprendere "solo le immagini indispensabili, limitando l´angolo di visuale delle riprese in funzione delle sole finalità perseguite, evitando (…) immagini dettagliate, ingrandite o dettagli non rilevanti" (cfr. pag 5 del regolamento); per quanto riguarda l´informativa, la società ha dichiarato che, nei locali dove sono presenti le casseforti, "si è proceduto ad installare idonea informativa" e che la stessa è stata recepita anche all´interno dell´accordo sindacale del 13 dicembre 2010.

I dati sono registrati secondo due modalità: quanto alle immagini riprese dalle telecamere installate presso le casseforti dei caselli, è attivo un sistema di registrazione centralizzato in un sistema server ubicato presso il centro Direzionale di Imperia; invece, riguardo a quelle riprese dalle telecamere installate all´interno delle cabine delle piste cash, dato il loro numero elevato è prevista una loro registrazione all´interno di un video server ubicato presso ogni casello. In entrambi i casi l´accesso alla sala server è regolato da apposite procedure interne ed è consentito, sulla base di un´apposita procedura, solo al personale autorizzato. Il programma di accesso ai dati, poi, prevede due distinti livelli di autenticazione mediante l´uso di credenziali: il primo, per l´accesso alla postazione collegata sulla rete locale (da effettuarsi attraverso l´inserimento di username/password); il secondo, per l´effettiva consultazione dei dati. Inoltre, le utenze attive per la consultazione sono abilitate alla visione soltanto del sottoinsieme di telecamere di riferimento.

La società ha, inoltre, dichiarato di aver provveduto ad identificare e a nominare in forma scritta i responsabili e gli incaricati per il trattamento dei dati, sicché "la visione delle registrazioni è consentita solo al personale autorizzato e alle forze di polizia su richiesta" (cfr. nota Autostrada dei Fiori del 17 gennaio 2011, pag. 2). Circa "le persone autorizzate alla visione di tali immagini, nel caso se ne ravvisi la necessità, [esse] sono: il personale con qualifica di Direttore, il Capo Uffici Pedaggi, il Capo Ufficio Legale e Servizi Generali, il Capo Ufficio Mobilità, Esercizio ed Ambiente e il Capo Ufficio Sistemi Informatici" (cfr. pag. 9 del citato regolamento).

Infine, la società ha dichiarato che i sistemi di registrazione saranno impostati per provvedere alla cancellazione automatica dei dati allo scadere dei venti giorni.

3. Presupposti di liceità del trattamento.
In primo luogo è necessario sottolineare che la presente richiesta di verifica preliminare ha ad oggetto l´allungamento dei tempi di conservazione delle immagini riprese "esclusivamente all´interno dei caseggiati di stazione e all´interno delle cabine/casseforti dove sono custoditi gli incassi in denaro contante delle apparecchiature automatiche" (vedi pag. 2 della Relazione datata 9 giugno 2011), relative al versamento, da parte dei dipendenti, degli incassi effettuati presso le barriere autostradali, alla riscossione automatica degli stessi presso le "piste self-service" ed al successivo prelevamento del denaro da parte della società incaricata di procedere al suo trasporto ed alla successiva "contazione" e "rendicontazione". Pertanto, esulano dal presente procedimento ulteriori ipotesi di trattamento di immagini effettuate in attuazione di quanto previsto dal regolamento datato 13 dicembre 2010, oggetto di specifico accordo sindacale (es.: telecamere per l´informativa all´utenza sul traffico).

Ciò premesso, le modalità di trattamento che Autostrada dei Fiori S.p.A. ha intenzione di adottare debbono essere valutate alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento, l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Con specifico riferimento al caso in questione, in primo luogo non può non tenersi conto delle peculiarità che, sia sul piano tecnico, sia sul piano logistico, contraddistinguono l´attività di incasso –tramite operatore o in via automatizzata- dei pedaggi autostradali da parte della società concessionaria.

Infatti, la circostanza che tale attività, per forza di cose, venga svolta in un contesto di permanente contatto con il traffico veicolare degli utenti e con il personale addetto al servizio di mobilità ed esazione, rende di per sé ardua l´adozione di forme di controllo e di vigilanza in grado di prescindere dalla conservazione delle immagini acquisite tramite il sistema di videosorveglianza.

Quindi, la società ha sostenuto l´inadeguatezza dell´attuale termine di conservazione delle immagini per sole 24 ore in ragione non solo della programmazione logistico/temporale dei prelievi presso le stazioni autostradali (che, in alcuni casi, fa sì che dal momento del versamento del denaro da parte del personale di esazione o del cliente presso le casse self-service trascorrano anche dieci giorni), ma soprattutto della tempistica necessaria alla società che, per conto di Autostrada dei Fiori S.p.a., una volta prelevato l´incasso, effettua il servizio di conteggio e rendicontazione del denaro.

Con riferimento al primo profilo, la società ha chiarito che, per ridurre i tempi di riscossione degli incassi, bisognerebbe necessariamente aumentare il numero delle "levate" presso le stazioni e presso le "piste self-service", con conseguente aumento dei pericoli già esistenti a carico di Autostrada dei Fiori S.p.a., dei suoi dipendenti e della sua clientela; in particolare, stante la chiara riconoscibilità di ogni singola operazione di prelievo per chiunque abbia a transitare sul tracciato autostradale, non solo si determinerebbe un aumento del rischio di rapine e di furti ma, poiché ogni prelievo di denaro presso ciascuna "pista self-service" ne comporta necessariamente la temporanea chiusura, con conseguente limitazione del complessivo servizio di esazione, si verificherebbe un aumento nella formazione delle code di veicoli, in grado di provocare disagi alla mobilità e, di conseguenza, un incremento del rischio di incidentalità, soprattutto ove si tenga conto del fatto che il contesto geofisico ligure costringe le stazioni in piazzali assai ridotti rispetto a quelli di altre realtà autostradali.

Inoltre, riguardo al secondo profilo, la società ha riferito che, all´esito di un´attenta analisi di mercato e, soprattutto, a seguito di un lavoro di benchmarking effettuato da diverse concessionarie di comparto, è stato possibile accertare che i tempi tecnici impiegati dalla società che attualmente svolge il servizio di prelievo, conteggio e rendicontazione del denaro incassato presso le stazioni, sono in linea con le reali esigenze di lavorazione, sicché non è possibile ipotizzarne una concreta riduzione.

A ciò si aggiunga che la società ha dichiarato di aver recentemente verificato, presso il Centro Servizi di Albenga, la sparizione di una busta contenente il denaro incassato e che, a seguito delle indagini condotte dalle Forze di polizia, il Ministero dell´Interno-Dipartimento della Pubblica Sicurezza-Compartimento della Polizia Stradale Liguria, con nota dell´11 gennaio 2011, nell´evidenziare che la società è solita venire "a conoscenza dell´eventuale ammanco delle buste dei versamenti dopo circa un mese dalla data del deposito", ha fatto presente che l´attuale "tempo di conservazione dei filmati delle telecamere non consente la visione delle riprese", sollecitando Autostrada dei Fiori S.p.a. a "valutare la possibilità di conservare i filmati per un tempo congruo ad un´eventuale visione a seguito di eventuali irregolarità nelle operazioni di versamento e/o prelievo delle buste di denaro".

Infine, le stesse rappresentanze sindacali, in occasione della sottoscrizione dell´accordo aziendale del 13 dicembre 2010, allo scopo di assicurare l´integrità degli incassi e, contemporaneamente, di garantire l´interesse dei dipendenti che hanno il maneggio del denaro alla piena corrispondenza tra quanto versato da ciascuno di essi e gli importi successivamente rendicontati, hanno espressamente convenuto con Autostrada dei Fiori S.p.a. "la registrazione di ogni operazione di versamento/prelievo del denaro per e da tutte le casseforti predisposte nei caseggiati e nelle cabine di esazione automatica" (cfr. Relazione Autostrada dei Fiori del 17 febbraio 2011, pag. 1).

Ad avviso di quest´Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini formulata dalla società sia conforme ai principi di non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall´art. 11, comma 1, lett. d) ed e) del Codice per la protezione dei dati personali.

Infatti, può ritenersi che l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati sino a venti giorni sia effettivamente giustificato da esigenze obiettive, legate alle modalità con cui Autostrada dei Fiori S.p.a. svolge la propria attività di gestione del tratto autostradale, soprattutto in vista dell´espletamento di indagini giudiziarie che dovessero rendersi necessarie in caso di illeciti accertati dopo le 24 ore dall´esazione dei pedaggi.

In particolare, si deve tenere conto del fatto che, sovente, i tempi tecnici che intercorrono  prima che vengano effettuati i prelievi seriali presso le casseforti delle stazioni autostradali possono arrivare anche a dieci giorni e che un lasso temporale pressoché identico è solito trascorrere prima che la società appositamente incaricata, una volta prelevato il denaro, abbia concluso le attività di conteggio e rendicontazione; inoltre, la società ha sottolineato che il problema non potrebbe essere ovviato con un semplice incremento della frequenza delle "levate", stante il conseguente aumento del rischio di incidenti stradali, che risulterebbero favoriti dalla frequente chiusura delle "piste self-service" cui si accompagnerebbe un sensibile incremento di code di veicoli sostanti in spazi non particolarmente agevoli (soprattutto se rapportati a quelli solitamente usufruibili dagli utenti in altre realtà autostradali).

Riguardo alla veridicità di tali circostanze, che in parte si assumono basate anche su uno studio di settore, Autostrada dei Fiori S.p.a. ha assunto ogni responsabilità, anche a livello penale.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese dalla società e degli ulteriori elementi acquisiti, si deve ritenere che la richiesta di verifica preliminare avanzata da Autostrada dei Fiori S.p.A. possa essere accolta.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a conclusione dell´istruttoria svolta, accoglie la richiesta di verifica preliminare relativa all´allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dall´impianto di videosorveglianza di Autostrada dei Fiori S.p.A., già in uso presso le stazioni del tratto autostradale A/10 Savona–Ventimiglia e, per l´effetto, ai sensi dell´art. 17 del Codice, ammette la conservazione delle immagini registrate per un periodo massimo di venti giorni, da effettuarsi nel rispetto delle modalità indicate nelle note del 20 gennaio, 9 giugno e 31 ottobre 2011 prodotte da Autostrada dei Fiori S.p.a..

Roma, 17 novembre 2011

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
De Paoli

Scheda

Doc-Web
1877929
Data
17/11/11

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